Mitarbeiter:in im Back Office (m/w/d)

Mental Health Group; Wien; Hybrid; EUR 26,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Home Office nach Einarbeitungsphase

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute Verkehrsanbindung

Job summary

AustriaTech GmbH sucht ab sofort eine*n Mitarbeiter*in für das Back Office/Assistenz. Die Stelle umfasst 20–25 Wochenstunden mit Aufgaben wie Korrespondenz, Terminkoordination und Travel-Management sowie die Organisation von Meetings und internen Veranstaltungen.

Sie arbeiten eng mit dem Management-Team zusammen, erstellen Präsentationen und bereiten Unterlagen vor. Die Position bietet flexible Arbeitszeitmodelle und gute Verkehrsanbindung in Wien.

Qualifications

• Matura oder gleichwertige Ausbildung abgeschlossen.
• Mindestens zwei Jahre Back Office/Assistenz-Erfahrung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gutes Englisch (B2).
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Proaktivität und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Allgemeine Bürotätigkeiten wie Post und Korrespondenz mit Stakeholdern.
• Management-Unterstützung bei Terminkoordination, Präsentationen und Unterlagen.
• Organisieren von Meetings, internen Veranstaltungen und Events.
• Buchung/Koordination nationaler und internationaler Reisen.
• Unterstützung organisatorischer Abläufe für Stabsstellen und Mitarbeiter.

Skills

MS Office

Deutsch C1

Englisch B2

Organisationstalent

Teamarbeit

Education

Matura oder gleichwertige Ausbildung

Tools

Reiseplanung

Job description

Das Serviceportal Schwarze Brett der
Österreichischen HochschülerInnenschaft

Online seit: 29.10.2026
Ablaufdatum: 10.12.2026

Beschreibung

Wir – die AustriaTech GmbH – sind eine junge Agentur des Bundes und Think Tank für die Gestaltung der Mobilität der Zukunft. Wir sind gemeinwirtschaftlich orientiert (NPO) und arbeiten in einer Vielfalt von EU-Projekten mit unterschiedlichsten europäischen Partner:innen zusammen.

Unsere zentrale Aufgabe ist es, Innovationen und digitale Transformation für klimaneutrale und leistbare Mobilität zu forcieren. Im Rahmen der Mobilitätswende begleiten wir beispielsweise Städte in allen Prozessen rund um CO2-Neutralität, Optimierung des Verkehrs sowie leistbare und nutzer:innenorientierte Mobilität für alle Bürger:innen.

Team Pitch
Unser Back Office unterstützt sämtliche Teams, die Stabsstellen sowie das Management in zahlreichen Belangen des Büroalltags und stellt so sicher, dass Prozesse und Abläufe in unserem Unternehmen möglichst reibungslos funktionieren. Zu den Aufgaben des Back Office gehören neben klassischen Administrations- und Assistenzagenden auch das Reisemanagement, das Berichts- und Protokollwesen sowie das Sicherstellen einer angenehmen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter:innen.

Zur Verstärkung unseres Back Office-Teams suchen wir ab sofort eine:n neue:n Mitarbeiter:in.

Deine Aufgaben

• Allgemeine Bürotätigkeiten wie die Post und schriftliche oder persönliche Korrespondenz mit Stakeholdern gehören zu deinen laufenden Aufgaben
• Du assistierst unserem Management-Team auf Anfrage, beispielsweise der Terminkoordination, beim Erstellen von Präsentationen und der Vor- bzw. Aufbereitung von Unterlagen
• Du organisierst selbstständig und/oder gemeinsam mit den zuständigen Teams Meetings, interne Veranstaltungen und Events und unterstützt gegebenenfalls bei der Durchführung
• Du buchst und koordinierst die (inter-)nationalen Reisen unserer Expert:innen
• Du kümmerst dich – auch gemeinsam mit anderen Kolleg:innen (z.B. IT und HR) – um die organisatorische und administrative Abwicklung allgemeiner Agenden für die Stabsstellen, Teams und einzelne Mitarbeiter:innen

Dein Profil

• Du hast die Matura oder eine gleichwertige Ausbildung abgeschlossen und kannst zumindest zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Back Office- oder Assistenzbereich vorweisen
• Deine Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel) sind sehr gut
• Du kannst dich sowohl schriftlich als auch mündlich sehr gut auf Deutsch (C1) und zumindest gut auf Englisch (B2) ausdrücken
• Du verfügst über eine selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise und bist gut im Organisieren
• Du bist proaktiv, hast ein freundliches Auftreten und arbeitest gern in einem kleinen Team und in einer Organisation, in der sich alle persönlich kennen

Unser Angebot

• Ein Beschäftigungsverhältnis von 20 bis 25 Wochenstunden mit abwechslungsreichen und vielseitigen Tätigkeiten in einer modernen und wachsenden Expert:innen-Organisation
• Arbeitszeit überwiegend vormittags zwischen 08:00 und 13:00 sowie Option zu einem Tag Home Office nach der Einarbeitungsphase
• Freiwillige Sozialleistungen, vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein attraktives Arbeitsumfeld in der Nähe des Augartens mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung
• Ein Einstiegsgehalt zwischen EUR 2.300,- und 2.800,- brutto (Vollzeitbasis 37,5h) je nach Qualifikation und Berufserfahrung

Kontakt:
Hilde Cernohous-Ghafour BA MA Leitung Personal und Organisationsentwicklung AustriaTech – Gesellschaft des Bundes für technologiepolitische Maßnahmen GmbH Raimundgasse 1/6, 1020 Wien | Telefon: [phone] | www.austriatech.at

Eckdaten

Vertragsart: Unbefristeter Dienstvertrag Stundenanzahl: 20 - 25 h/Woche Gehalt: 2300 - 2800 (Vollzeitbasis 37,5h) EUR pro Monat