Assistent:In (W/M/D) Der Institutsleitung

AGES - Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit

Mödling

On-site

EUR 43,000 - 55,000

Full time

3 days ago

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Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Sinnstiftende Tätigkeit

Familienfreundlich

Gesundheit & Wohlbefinden

Klimafitte Arbeitgeberin

Gezielte Aus- & Weiterbildung

Job summary

AGES - Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit in Niederösterreich sucht eine:n Assistent:in der Institutsleitung. Sie managen das Office, unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und bereiten Unterlagen, Präsentationen sowie Statistiken vor.

Sie koordinieren Termine, Reisen, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, wirken in Projekten mit und sorgen für eine reibungslose interne sowie externe Kommunikation.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Veterinärmedizinischer/naturwissenschaftlicher Hintergrund von Vorteil
Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz-/Sekretariatsfunktion
Erfahrungen im Projektmanagement von Vorteil
Serviceorientierte, strukturierte Persönlichkeit mit Organisationstalent
Hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit
Ausgezeichnete EDV-Anwenderkenntnisse (Microsoft 365, KI-Tools, Teams, etc.)
Ausgezeichnetes Auftreten und Umgangsformen
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

Eigenständiges Officemanagement für die Institutsleitung
Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung im operativen Tagesgeschäft
Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Statistiken
Selbstständige Termin-, Besprechungs- und Sitzungskoordination einschließlich Vor- und Nachbereitung
Organisation und Nachverfolgung von Aufträgen, Fristen, Maßnahmen und Projekten
Mitarbeit in Projekten
Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation sowie Korrespondenz mit relevanten Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch/Englisch Kommunikation

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Naturwissenschaftlicher Hintergrund von Vorteil

Tools

Microsoft 365

KI-Tools

Teams

Job description

Als One Health-Organisation schützen wir Menschen, Tiere, Pflanzen und die Umwelt.
Wir analysieren, überwachen, bewerten, forschen und kommunizieren 365 Tage im Jahr.
Wir suchen für unser Team eine:n

Assistent:in (w/m/d) der Institutsleitung

Aufgaben

Eigenständiges Officemanagement für die Institutsleitung
Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung im operativen Tagesgeschäft
Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Statistiken
Selbstständige Termin-, Besprechungs- und Sitzungskoordination einschließlich Vor- und Nachbereitung
Organisation und Nachverfolgung von Aufträgen, Fristen, Maßnahmen und Projekten
Mitarbeit in Projekten
Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation sowie Korrespondenz mit relevanten Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch

Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Veterinärmedizinischer/naturwissenschaftlicher Hintergrund von Vorteil
Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz-/Sekretariatsfunktion
Erfahrungen im Projektmanagement von Vorteil
Serviceorientierte, strukturierte Persönlichkeit mit Organisationstalent
Hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit
Ausgezeichnete EDV-Anwenderkenntnisse (Microsoft 365, KI-Tools, Teams, etc.)
Ausgezeichnetes Auftreten und Umgangsformen
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Angebot

Verantwortungsvolle, sinnstiftende Tätigkeit mit Weiterbildungsmöglichkeiten
Dienstort in 2340 Mödling, Robert Koch-Gasse 17; Vollzeit (37,5 Std.); Anstellungsbeginn ab Jänner 2027

Die Einstufung erfolgt gemäß dem AGES Kollektivvertrag. Das kollektivvertragliche Bruttojahresgehalt liegt bei Vollzeit zwischen 43.071,00 Euro (F2/1) und 54.968,20 Euro (F3/12), mit der Möglichkeit zur Überzahlung. Die Zielstufe für diese Position ist F3.

Bei Fragen steht Dominik Österreicher, MBA gerne zur Verfügung. Wir setzen uns für Gleichstellung am Arbeitsplatz ein und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, Beeinträchtigung oder sexueller Orientierung.
Weitere Informationen auf unserer Website www.ages.at/ages/karriere

Mehr Benefits & Infos

Flexible Arbeitszeit