Organisationsassistent*in

Universität Wien; Wien; On-site; EUR 29,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Fortbildungsmöglichkeiten

Arbeitsplatz im Zentrum Wiens

Gute öffentliche Anbindung

Job summary

Universität Wien sucht eine Organisationsassistent*in für die Rechtswissenschaftliche Fakultät in Wien. Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, mit Aussicht auf Verlängerung in ein festes Dienstverhältnis. Die Tätigkeit umfasst Teamassistenz, Lehrveranstaltungskoordination, Reisemanagement und Budgetbetreuung.

Sie arbeiten im Team Europarecht von Prof. Jaeger, unterstützen administrative Belange des Universitätsbetriebs und arbeiten mit SAP, CMS-Systemen und Social Media.

Qualifications

• Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im universitären Kontext
• Allgemeine oder berufsbegleitende Ausbildung (Matura oder kaufmännischer Lehrabschluss)
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen (z. B. Typo3, i3v, SAP) und Social Media
• Organisatorische Fähigkeiten, selbstständige Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Allgemeine Teamassistenz: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Homepage-Betreuung, Reisemanagement, Datenpflege, Bestellwesen
• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Lehrveranstaltungskoordination und -betreuung, Organisation von Prüfungen, Mitorganisation von Tagungen und Veranstaltungen
• Budgetverwaltung: Verwaltung des Globalbudgets und der Berufungsmittel, Administrative Begleitung von Drittmittelbudgets, Kontrolle von Eingängen/Ausgängen, Veranlassung von Buchungen via SAP

Skills

Office-Management

Organisationstalent

MS Office

Teamwork

Kommunikation

Education

Matura oder kaufmännischer Lehrabschluss

Tools

SAP

Typo3

i3v

Social Media

Job description

Universität Wien – Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon ca. 3.000 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen.

Die Stelle ist der 34 Rechtswissenschaftliche Fakultät zugeordnet.

Beginndatum: 01.02.2027

Stundenausmaß: 30

Einstufung KV: 54 VwGr. IIIa Befristung bis: 31.01.2028

Das Team Europarecht der Rechtswissenschaftlichen Fakultät sucht ehestmöglich eine *n Organisationsassistent* in. Die Stelle ist zwar zunächst auf ein Jahr befristet, jedoch mit dem Wunsch, das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Befristung in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln. Das angegebene Gehalt entspricht den Mindestvorgaben des Kollektivvertrags und erhöht sich abhängig von anrechenbarer Berufserfahrung.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Sie unterstützen das Team Europarecht von Prof. Thomas Jaeger in allen administrativen Belangen des Universitätsbetriebs.

Das machen Sie konkret

• Allgemeine Teamassistenz: Korrespondenz – Termin- und Raumkoordination – Betreuung der Homepage – Reisemanagement – Datenpflege – Bestellwesen
• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Organisatorische Unterstützung, insbesondere bei der Lehrveranstaltungskoordination und -betreuung – Mithilfe bei der Organisation von Prüfungen – Mitorganisation von Tagungen und Veranstaltungen
• Budgetverwaltung: Verwaltung des Globalbudgets und der Berufungsmittel – Administrative Begleitung von Drittmittelbudgets – Kontrolle der Eingänge und Ausgänge – Veranlassung von Buchungen via SAP

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Berufserfahrung im Office-Management (Kenntnisse im universitären Kontext von Vorteil)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (vor allem ausgezeichnetes Deutsch und korrespondenzfähige Englischkenntnisse)
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z. B. Typo3, i3v, SAP – diese können aber durch interne Fortbildungen erworben werden) & Social Media
• Organisatorische Fähigkeiten und selbstständige Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein *e Teamplayer* in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance: Flexible und individuelle Arbeitszeitvereinbarung
• Inspirierendes Arbeitsklima: Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background in einer lockeren Arbeitsumgebung
• Gute öffentliche Anbindung: Arbeitsplatz im Zentrum Wiens, bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Interne Weiterbildung: Laufende Möglichkeit, Kompetenzen zu vertiefen; Auswahl aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.819,20 (auf Basis Vollzeit), erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrung
• Gleiche Chancen für alle

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

*Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.*

*Stellenanzeige automatisch mit KI zusammengefasst*