Organisationsassistent*in

University of Vienna; Wien; On-site; EUR 29,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Inspirierendes Arbeitsklima

Gute öffentliche Anbindung

Interne Weiterbildung

Faires Gehalt

Job summary

Universität Wien sucht eine*n Organisationsassistent*in für die Rechtswissenschaftliche Fakultät. Die Stelle ist zunächst befristet, mit Aussicht auf Verlängerung; KV-Einstufung entsprechend den Vorgaben. Beginn 01.02.2027, Vollzeit, 30 Stunden/Woche.

Sie unterstützen das Team Europarecht in administrativen Belangen, koordinieren Termine, Reisen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen, verwalten Budgets und wirken bei Drittmittelbudgets mit; SAP-Buchungen erfolgen durch Sie.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, ideal im universitären Umfeld.
• Ausgezeichnete Deutsch- und korrespondenzfähige Englischkenntnisse in Wort/Schrift.
• Gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen und CMS-Systemen.

Responsibilities

• Allgemeine Teamassistenz: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Homepage-Betreuung, Reisemanagement, Datenpflege, Bestellwesen.
• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Lehrveranstaltungskoordination, Prüfungsvorbereitung, Organisation von Tagungen und Veranstaltungen.
• Budgetverwaltung: Globalbudget, Drittmittelbudgets, SAP-Verbuchung, Kontrolle Zahlungsströme.

Skills

Office-Management

MS Office

Organisationstalent

Kommunikation

Education

Matura oder kaufmännische Lehre

Tools

Typo3

i3v

SAP

Job description

Universität Wien – Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon ca. 3.000 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen.

Die Stelle ist der 34 Rechtswissenschaftliche Fakultät zugeordnet. Beginndatum: 01.02.2027 Stundenausmaß: 30 Einstufung KV:

• 54 VwGr. IIIa Befristung bis: 31.01.2028

Das Team Europarecht der Rechtswissenschaftlichen Fakultät sucht ehestmöglich eine n Organisationsassistent in. Die Stelle ist zwar zunächst auf ein Jahr befristet, jedoch mit dem Wunsch, das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Befristung in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln. Das angegebene Gehalt entspricht den Mindestvorgaben des Kollektivvertrags und erhöht sich abhängig von anrechenbarer Berufserfahrung.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Sie unterstützen das Team Europarecht von Prof. Thomas Jaeger in allen administrativen Belangen des Universitätsbetriebs.

Das machen Sie konkret

• Allgemeine Teamassistenz: Korrespondenz – Termin- und Raumkoordination – Betreuung der Homepage – Reisemanagement – Datenpflege – Bestellwesen
• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Organisatorische Unterstützung, insbesondere bei der Lehrveranstaltungskoordination und -betreuung – Mithilfe bei der Organisation von Prüfungen – Mitorganisation von Tagungen und Veranstaltungen
• Budgetverwaltung: Verwaltung des Globalbudgets und der Berufungsmittel – Administrative Begleitung von Drittmittelbudgets – Kontrolle der Eingänge und Ausgänge – Veranlassung von Buchungen via SAP

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Berufserfahrung im Office-Management (Kenntnisse im universitären Kontext von Vorteil)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (vor allem ausgezeichnetes Deutsch und korrespondenzfähige Englischkenntnisse)
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z. B. Typo3, i3v, SAP – diese können aber durch interne Fortbildungen erworben werden) & Social Media
• Organisatorische Fähigkeiten und selbstständige Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein Teamplayerin und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance: Flexible und individuelle Arbeitszeitvereinbarung
• Inspirierendes Arbeitsklima: Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background in einer lockeren Arbeitsumgebung
• Gute öffentliche Anbindung: Arbeitsplatz im Zentrum Wiens, bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Interne Weiterbildung: Laufende Möglichkeit, Kompetenzen zu vertiefen; Auswahl aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.819,20 (auf Basis Vollzeit), erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrung
• Gleiche Chancen für alle

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.