Organisationsassistent*in

Univie; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Part time

Job summary

Universität Wien sucht eine Organisationsassistentin bzw. einen Organisationsassistenten zur Unterstützung des Teams am Institut für Staats- und Verwaltungsrecht. Die Stelle umfasst 20 Stunden wöchentlich und ist bis 1.7.2027 befristet.

Sie übernehmen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Lehre, Forschung und Personal. Sie arbeiten als zentrale Kontaktperson mit internen und externen Schnittstellen, bereiten Publikationen/Veranstaltungen vor und betreuen Gastwissenschafter*innen.

Qualifications

• Berufserfahrung im Office-Management, ideal im universitären Umfeld.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Word und PowerPoint.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1-Niveau.
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen (Typo3) von Vorteil.

Responsibilities

• Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
• Zentrale Ansprechperson mit Schnittstellen intern, universitär, Studierende.
• Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
• Betreuung Gastwissenschafter*innen.
• Ausschreibungs-/Recruitingprozess administrieren und Aufnahme neuer Mitarbeitender unterstützen.
• Dokumentation laufender Forschungs- und Lehrtätigkeiten; Homepage des Instituts gestalten.

Skills

Office-Management

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Typo3

Education

Matura oder kaufmännischer Lehrabschluss

Tools

Typo3

Job description

Suchen Sie nach passenden Jobs mittels Stichwort, das Sie am Ende mit einem Sternchen versehen.
Z.B. "Organ*" für Organisationsassistent*in oder "Univ*" für Universitätsassistent*in

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

34 Rechtswissenschaftliche Fakultät

Besetzung ab: | Stundenausmaß:20,00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIa

Befristung bis:01.07.2027

Stellen ID:6315

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Staats- und Verwaltungsrecht sucht Univ.-Prof. Dr. Claudia Wutscher, BA zur Unterstützung Ihres Teams ehestmöglich eine/einen Organisationsassistent*in als Ersatzkraft für 20h. Die Stelle ist bis zum 1.7.2027 bzw. bis zur Rückkehr der derzeitigen Stelleninhaberin befristet.
Als Organisationsassistent*in am Institut für Staats- und Verwaltungsrecht führen Sie Verwaltungsaufgaben rund um Lehre, Forschung und Personal eigenständig durch.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
• Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Fundierte Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit , Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.