Officemanagement Specialist (m/w/d)

Ingram Micro; Wien; Vor Ort; EUR 26.000 - 29.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Kollegiales Betriebsklima

Kostenloses Frühstück

Mitarbeitervergünstigungen

Bikeleasing

Gesundheitsvorsorge

Firmenevents

SportsCrew

Gute öffentliche Erreichbarkeit

Zusammenfassung

Ingram Micro in Wien sucht eine motivierte Front Office/Office Manager(in) in Teilzeit (20-30 Std./Woche). Sie empfangen Besucher freundlich, koordinieren Post, Liefer- und Botendienste und organisieren das Office-Bestellwesen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung idealerweise mit und mindestens 2 Jahre Erfahrung im Sekretariat/Empfang. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse, sowie sichere MS-Office-Kenntnisse runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/Lehre) von Vorteil.
• Mind. 2 Jahre Erfahrung im Sekretariat/Empfang.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• MS Office-Kenntnisse erforderlich.

Aufgaben

• Du bist das Aushängeschild unseres Unternehmens – erster Ansprechpartner am Empfang.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Koordination von Liefer- und Botendiensten und Office-Bestellwesen.
• Verantwortest administrative und organisatorische Aufgaben und behältst Überblick.
• Die Pflege und Verwaltung unseres Zeiterfassungssystems liegt in deiner Verantwortung.
• Du organisierst und buchst Geschäftsreisen im Travel Management.
• Auch bei internen Veranstaltungen bist du eine wichtige Unterstützung – z. B. bei der Catering-Koordination.
• Das Office-Gesundheitsmanagement steht in deiner Verantwortung.
• Du arbeitest an Projekten mit und übernimmst auch selbstständig kleinere Projekte

Kenntnisse

Deutschkenntnisse sehr gut

Englischkenntnisse gut

MS Office

Organisation

Kommunikation

Empfang/Front Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/Lehre)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wer wir sind:

Bei Ingram Micro glauben wir an eine technologische Zukunft mit faszinierenden neuen Möglichkeiten. Wir sind das Bindeglied zwischen Hersteller und Fachhandel im Bereich Informations- und Telekommunikationstechnologie. Dabei agieren wir eher im Hintergrund, doch ohne uns würden viele Produkte und Lösungen den Weg zum Endkunden nicht finden.

Front Office / Office Management (m/w/d)

Teilzeit 20-30 Std./Woche

Unser Angebot

• Freu dich über ein kollegiales Betriebsklima sowie ein humorvolles, wertschätzendes und internationales Team
• Als kleines Team arbeiten wir auf Augenhöhe zusammen und teilen die Themen nach unseren Stärken auf
• Die Arbeitszeiten werden innerhalb des Teams für die Öffnungszeiten (Montag – Donnerstag: 08:30 – 17:00 Uhr, Freitag: 08:30 – 14:00 Uhr) aufgeteilt, du arbeitest vorwiegend am Nachmittag
• Kostenloses Frühstück, Mitarbeitervergünstigungen, Bikeleasing, Gesundheitsvorsorge, diverse Firmenevents und unsere SportsCrew runden unser Angebot ab
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (Praterstern)
• Gehaltlich bieten wir für eine Vollzeitposition ein Bruttomonatsgehalt von € 2.300-. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich

Deine Mission

• Du bist das Aushängeschild unseres Unternehmens – als erste Anlaufstelle für Besucher:innen und Ansprechpartner:in am Telefon sorgst du für einen freundlichen und professionellen Empfang.
• Du übernimmst die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, koordinierst Liefer- sowie Botendienste und kümmerst dich um das Office-Bestellwesen.
• Du verantwortest administrative und organisatorische Aufgaben und behältst dabei stets den Überblick.
• Die Pflege und Verwaltung unseres Zeiterfassungssystems liegt in deiner Verantwortung.
• Du organisierst und buchst Geschäftsreisen im Rahmen unseres Travel Managements.
• Auch bei internen Veranstaltungen bist du eine wichtige Unterstützung – z. B. bei der Koordination von Catering.
• Das Office-Gesundheitsmanagement steht in deiner Verantwortung
• Du arbeitest an Projekten mit und übernimmst auch selbstständig kleinere Projekte

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, Lehre) ist von Vorteil
• Mind. 2 Jahre Erfahrung im Sekretariat / Empfang
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
• Freundliches, gepflegtes Auftreten & Freude an Kommunikation
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise & Verlässlichkeit

Bist du eine kommunikative, gewissenhafte Persönlichkeit, die sich durch eine ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung auszeichnet? Möchtest du mithilfe deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Blick fürs Detail einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung von Prozessen leisten?