Office & People Administration Manager (m/w/d)

confidential; Wien; Vor Ort; EUR 36.000 - 47.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

On-site Office

Zusammenfassung

confidential sucht eine erfahrene Office & People Administration Managerin / Manager, die das Office sowie zentrale administrative und operative Prozesse eigenständig organisiert und laufend weiterentwickelt. Du trägst Verantwortung als zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb des Unternehmens in Wien.

Zu deinen Aufgaben zählen Recruiting, On- & Offboarding, Office Management, Fleet Management sowie Travel & Expense Management.

Qualifikationen

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein sehr strukturierter Arbeitsstil
• Hohe Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Ownership-Mindset: Themen eigenständig anpacken und proaktiv kommunizieren
• Selbstständiges Arbeiten und Prioritäten setzen
• Ruhe und Überblick bei mehreren Themen gleichzeitig
• Freude an pragmatischer, lösungsorientierter Arbeitsweise
• Professionelle, freundliche Kommunikation mit Kolleg:innen, Bewerber:innen und externen Partnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Office-Tools und Lernbereitschaft

Aufgaben

• Recruiting, On- & Offboarding umfassend koordinieren
• Bewerbungsprozesse organisatorisch begleiten
• Onboarding-Prozesse koordinieren und verbessern
• Offboardings organisatorisch begleiten und administrieren
• Office-Management eigenständig organisieren
• Hausverwaltung, Reinigungsdienst und externe Dienstleister koordinieren
• Büroausstattung, Bestellungen und Office-Themen managen
• Administrative Abläufe rund um das Büro verwalten
• Erste Anlaufstelle für administrative Anliegen im Team
• Fleet Management: Fuhrpark, Leasingverträge, Lade-/Tankkarten
• Travel & Expense Management: Reisen buchen, Belege abwickeln
• Interne Projekte koordinieren und Prozesse optimieren
• Sonderprojekte eigenständig übernehmen

Kenntnisse

Office Management

Organisationsfähigkeit

Verlässlichkeit

Ownership-Mindset

Selbstständiges Arbeiten

Prioritäten setzen

Ruhe und Überblick

Problemlösungsorientierung

Kommunikation Deutsch/Englisch

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Digitale Office-Tools

Tools

digitale Office-Tools

Jobbeschreibung

Wir sind ein wachsendes Technologieunternehmen im Bereich E-Mobilität und intelligentes Energiemanagement.

Damit sich unser Team auf Kunden, Projekte und Wachstum konzentrieren kann, braucht es im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass die Dinge funktionieren.

Dafür suchen wir eine erfahrene, strukturierte, verlässliche und lösungsorientierte Persönlichkeit, die unser Office sowie zentrale administrative und operative Prozesse eigenständig organisiert und laufend weiterentwickelt.

Du übernimmst klar definierte Verantwortungsbereiche und bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens.

Office & People Administration Manager (m/w/d)

TEILZEIT ODER VOLLZEIT | WIEN

Deine Aufgaben

Recruiting, On- & Offboarding

• Eigenständige Koordination unserer Recruiting-Prozesse - von eingehenden Bewerbungen über Interviewtermine bis zur Kommunikation mit Kandidat:innen
• Organisatorische Begleitung des gesamten Bewerbungsprozesses
• Koordination und laufende Verbesserung unserer Onboarding-Prozesse
• Organisation von Offboardings sowie der damit verbundenen administrativen Tätigkeiten

Office Management

• Eigenständige Organisation unseres Office-Alltags
• Koordination von Hausverwaltung, Reinigungsdienst und weiteren externen Dienstleistern
• Organisation von Büroausstattung, Bestellungen und laufenden Office-Themen
• Verwaltung und Koordination organisatorischer Abläufe rund um unser Büro
• Erste Anlaufstelle für administrative und organisatorische Anliegen im Team

Fleet Management

• Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks
• Koordination von Leasingverträgen sowie Fahrzeugübernahmen und -rückgaben
• Verwaltung von Lade- und Tankkarten
• Koordination von Versicherungsthemen, Werkstattterminen und weiteren fahrzeugbezogenen Anliegen
• Schnittstelle zu Leasinggesellschaften, Versicherungen und weiteren externen Partnern

Travel & Expense Management

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Koordination von Flug-, Bahn- und Hotelbuchungen
• Administrative Abwicklung von Reisekosten, Belegen und Refundierungen
• Unterstützung der Mitarbeiter bei Fragen rund um Geschäftsreisen
• Sicherstellung eines unkomplizierten und effizienten Reiseprozesses

Operations & interne Projekte

• Eigenständige Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderthemen
• Koordination unterschiedlicher interner und externer Ansprechpartner
• Mitarbeit bei ausgewählten Projekten und weiterführenden Geschäftsentwicklungen
• Identifikation und Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten in bestehenden Prozessen
• Eigenständiges Lösen jener Themen, die im Alltag eines wachsenden Unternehmens entstehen

Was du mitbringst

Wir suchen jemanden, der bereits mehrere Jahre Erfahrung im Office Management, Back Office, Operations oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion gesammelt hat.

Besonders wichtig sind uns:

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein sehr strukturierter Arbeitsstil
• Hohe Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Ein ausgeprägtes Ownership-Mindset: Du übernimmst Themen eigenständig, hältst relevante Personen proaktiv auf dem Laufenden und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig abgeschlossen werden
• Selbstständiges Arbeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Ruhe und Überblick auch dann, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
• Freude daran, Probleme pragmatisch und lösungsorientiert anzugehen
• Professionelle und freundliche Kommunikation mit Kolleg, Bewerber und externen Partnern
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Office-Tools und die Bereitschaft, dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten

Du musst nicht für jedes Problem bereits die Lösung kennen. Entscheidend ist für uns, dass du Verantwortung übernimmst, dich darum kümmerst und eine Lösung findest.

Was dich bei uns erwartet

• Eine abwechslungsreiche Position mit klarer eigener Verantwortung
• Ein wachsendes Technologieunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen
• Viel Gestaltungsspielraum bei der Organisation und Verbesserung interner Abläufe
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Ein modernes Arbeitsumfeld in unserem Wiener Office
• Eine langfristig angelegte Position
• Eine Anstellung in Teilzeit oder Vollzeit, abhängig von deiner persönlichen Situation

Gehalt

Für diese Position ist bei Vollzeit ein Bruttomonatsgehalt von rund EUR 3.500 vorgesehen. Abhängig von Erfahrung und Qualifikation besteht Bereitschaft zur entsprechenden Überzahlung.

Uns ist dabei weniger wichtig, wie perfekt deine Bewerbung aussieht. Wir möchten vor allem verstehen, wer du bist, wie du arbeitest und was du dir von deiner nächsten Aufgabe erwartest.

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 3.500 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Personalwesen

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

Dienstort

• Wien

Erforderliche Kenntnisse

• digitale Office-Tools

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B2

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf