Office Manager (m/w/d)

Trenkwalder Personaldienste GmbH; Oberösterreich; On-site; EUR 46,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Langfristige Tätigkeit

Vielseitiges Aufgabengebiet

Kollegiales Arbeitsumfeld

Kurze Entscheidungswege

Gründliche Einarbeitung

Flexible Arbeitszeiten

Internationale Zusammenarbeit

Job summary

Trenkwalder Personaldienste GmbH sucht am Standort Linz einen Office Manager (m/w/d). Sie sorgen für reibungslosen Büroalltag, koordinieren externe Dienstleister und übernehmen vielfältige administrative Aufgaben, von der Reiseplanung bis zur Besucherbetreuung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Beschaffungskoordination, Organisation von Geschäftsreisen, Onboarding neuer Mitarbeitender und Unterstützung bei internen Meetings.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Zwei bis vier Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder vergleichbarer Position.
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und gute Englischkenntnisse für internationale Geschäftskommunikation.

Responsibilities

• Verwaltung der Büroausstattung, Inventar und Verbrauchsmaterialien; Koordination von Beschaffung, Wartung und Reparaturen.
• Betreuung und Koordination externer Dienstleister aus HR, Lohnverrechnung, IT, Reinigung und Facility Management.
• Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels und Transport sowie Betreuung von Besuchern und Kunden.
• Vorbereitung und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter inklusive Arbeitsplatz, Ausstattung und Zugängen.
• Planung und Organisation von zwei bis drei internen oder geschäftlichen Veranstaltungen pro Jahr.
• Verwaltung von Verträgen, Rechnungen, Lieferantenunterlagen und weiteren administrativen Dokumenten.
• Unterstützung bei internen Meetings, Berichten und Abstimmung mit der Unternehmenszentrale.

Skills

Organisationstalent

Koordination externer Dienstleister

MS Office Kenntnisse

Verlässliche Arbeitsweise

Diskretion

Kundenorientierung

Teamunterstützung

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss

Tools

Microsoft Office

Job description

Office Manager (m/w/d)

Büroorganisation, Dienstleisterkoordination & Administration

Für ein international tätiges Unternehmen suchen wir ab März 2027 für den Standort in Linz einen Office Manager (m/w/d). In dieser Position sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag, koordinieren externe Dienstleister und übernehmen vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben, von der Reiseplanung bis zur Besucherbetreuung und Veranstaltungsorganisation.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung der Büroausstattung, des Inventars und der Verbrauchsmaterialien sowie Koordination von Beschaffung, Wartung und Reparaturen
• Betreuung und Koordination externer Dienstleister, insbesondere aus den Bereichen HR, Lohnverrechnung, IT, Reinigung und Facility Management
• Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels und Transport sowie Betreuung von Besuchern und Kunden
• Vorbereitung und Koordination des administrativen Onboardings neuer Mitarbeiter (m/w/d) inklusive Arbeitsplatz, Ausstattung und Zugängen
• Planung und Organisation von zwei bis drei internen oder geschäftlichen Veranstaltungen pro Jahr
• Verwaltung von Verträgen, Rechnungen, Lieferantenunterlagen und weiteren administrativen Dokumenten
• Unterstützung bei internen Besprechungen, Berichten und allgemeinen organisatorischen Aufgaben sowie Abstimmung mit der Unternehmenszentrale

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Hochschulabschluss oder vergleichbare Berufserfahrung
• Zwei bis vier Jahre Berufserfahrung in der Administration, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die internationale Geschäftskommunikation
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und Lieferanten von Vorteil
• Gute Microsoft-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit gängigen Büro-IT-Systemen
• Organisationsstärke, Serviceorientierung, Diskretion und eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise

Ihre Vorteile

• Langfristige Tätigkeit in einem international ausgerichteten Unternehmen
• Vielseitiges Aufgabengebiet mit abwechslungsreichen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Kollegiales Arbeitsumfeld in einem kleinen Team
• Kurze Entscheidungswege und hohe Eigenverantwortung
• Gründliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen (m/w/d)
• Flexible Arbeitszeiten
• Internationale Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt zwischen EUR 46.200,00 - 50.400,00 (inkl. 13. und 14. Monatsgehalt) sowie die Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Trenkwalder steht für Chancengleichheit und Diversität!
Wir lehnen Diskriminierung jeglicher Art ab und freuen uns auf Bewerbungen und die Zusammenarbeit mit Menschen - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.