Mitarbeiter/in Administration HR & Einkauf (30h/ Woche) (w/m/x)

Mental Health Group; Wien; Vor Ort; EUR 31.000 - 37.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

4-Tage Woche möglich

Weiterbildungsmöglichkeiten

Internationales Umfeld

KundInnenkontakt

Zusammenfassung

Mental Health Group in Wien sucht eine engagierte Assistenz im Office Management und HR-Unterstützung sowie Einkauf in einer 30-Stunden-Position.

Sie arbeiten im Team, unterstützen Personaladministration, Organisation von Reisen, Beschaffung und On-/Offboarding, erstellen KPIs und bereiten Behördenunterlagen vor. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder technische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Office Management oder kaufmännisch-administrativen Bereich; Einkaufserfahrung von Vorteil.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; SAP-Kenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung im Office Management, HR und Einkauf.
• Organisation von Dienstreisen inkl. Flug/Hotel, Mietwagen, Visaabwicklung.
• Empfang, telefonische Anfragen, Postbearbeitung und Büroorganisation.

Kenntnisse

MS Office

SAP

Kundenorientierung

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAS/HBLA/HAK)

Jobbeschreibung

Arbeitsort: Wien

Aufgabenbereich:

Die Position verbindet zwei abwechslungsreiche Aufgabenbereiche: Office Management & HR-Unterstützung sowie Einkauf jeweils im Ausmaß von rund 15 Wochenstunden.

Administration/HR:

• Mitarbeit bei Personaladministration, Recruiting und Eventorganisation
• Organisation von Dienstreisen inklusive Flug- und Hotelbuchungen, Mietwagen, Apartments und Visabearbeitung
• Telefonvermittlung sowie freundliche und kompetente Bearbeitung eingehender Anfragen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Unterstützung bei der Verwaltung der Poolfahrzeuge
• Administrative Unterstützung im Bereich On- und Offboarding
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
• Flexibilität bei der gegenseitigen Vertretung innerhalb des Office-Teams, insbesondere bei Urlaub oder kurzfristigen Abwesenheiten

Einkauf:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Beschaffungsmanager
• Unterstützung bei Bestellungen
• Unterstützung im Auftrags- und Liefermanagement sowie bei der Lieferzeitverfolgung
• Mitarbeit bei der Stabilisierung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Erstellung und Aufbereitung relevanter KPIs für die Abteilung
• Erstellung erforderlicher Unterlagen für Behörden, insbesondere Gütereinsatzerhebung und Intrastat
• Bestätigungsmanagement
• Unterstützung beim NCR- und Reklamationsmanagement
• Verwaltung und Pflege von Lieferantendaten
• Abschluss von Obligos und administrative Fertigstellung von Projekten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAS, HBLA, HAK) und/oder technische Ausbildung
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im kaufmännisch-administrativen Bereich; erste Erfahrung im Einkauf bzw. in der Beschaffungsadministration von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Freude am telefonischen und persönlichen Kontakt mit Menschen
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise sowie analytisches Denken
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fließende Englischkenntnisse
• Gepflegtes, freundliches und professionelles Auftreten

Unser Erfolgsangebot:

• Eine abwechslungsreiche 30-Stunden-Position mit zwei unterschiedlichen Tätigkeitsschwerpunkten
• 4-Tage Woche möglich (Dienstag bis Freitag)
• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen und erfolgreichen Unternehmensumfeld
• Verantwortungsvolle und selbstständige Tätigkeit mit direktem Kontakt zu KundInnen und GeschäftspartnerInnen
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zusammenarbeit in einem professionellen und kollegialen Team

Wir bieten Ihnen ein Bruttomindestgehalt ab 3.008,71 € pro Monat auf Vollzeitbasis. Die tatsächliche Vergütung erfolgt entsprechend dem vereinbarten Teilzeitausmaß sowie abhängig von Qualifikation und Erfahrung.