Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d)

siwacht; Wien; Vor Ort; EUR 28.000 - 39.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gehalt ca. 3.000€ brutto/Monat

Zuschuss Wiener Linien Jahreskarte

Essensgutscheine

Teamevents

Parkplatz am Office

Kaffee, Obst & Müsli im Office

Zusammenfassung

Die Siwacht GmbH sucht am Standort Wien 1220 eine engagierte Office Managerin mit Empfangsverantwortung. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Partner und sorgen für reibungslosen Büroablauf durch professionellen Empfang, Organisation von Meetings, Reiseplanung und administrative Unterstützung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Empfangs-/Office-Erfahrung sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
• Deutsch- und Englischkenntnisse
• Professionelles Auftreten und hohe Organisationsfähigkeit

Aufgaben

• Empfang, Gästebetreuung und professionelle Repräsentation des Unternehmens
• Telefonzentrale betreuen und Besucherverwaltung über das digitale System steuern
• Koordination der Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten
• Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable steuern
• Kalenderkoordination und Meetingorganisation unterstützen
• Reise- und Eventmanagement unterstützen
• Administrative Tätigkeiten für Legal, HR, Controlling und Office Management übernehmen
• Office-Pflege und Organisation unterstützen

Kenntnisse

MS-Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Professionelles Auftreten

Empfangserfahrung

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Die Siwacht GmbH ist Teil der CKV Gruppe, ein österreichisches Traditionsunternehmen mit über 30-jähriger Geschichte und bestem Ruf. Die Siwacht, ausgezeichnet mit dem Österreichischen Staatswappen, bietet herausragende Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen, Museen, Behörden, Ministerien und Veranstaltungen/Events u.a. und ist ein stark wachsendes Unternehmen.

Unseren Mitarbeitern bieten wir nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung, persönlichen Entwicklung sowie Karrierechancen in einem erfolgreichen Unternehmen.

Die Wertschätzung des Einzelnen hat bei Siwacht Priorität. Gegenseitige Unterstützung und Teamgeist sind uns sehr wichtig. Gemeinsam arbeiten wir daran, die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten und ständig zu verbessern.

Wir suchen eine engagierte Office Manager:in mit Empfangsverantwortung für unseren Standort in 1220 Wien (m/w/d)

Über die Rolle

Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro – für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.

Du hältst den Laden zusammen – mit einem Gespür für Menschen und der Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten den Überblick zu behalten.

Deine Aufgaben

Empfang & Gästebetreuung

• Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – du empfängst Gäste, Kund:innen und Partner:innen professionell und herzlich
• Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten

Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement

• Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
• Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher
• Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
• Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
• Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein

Meeting- & Terminorganisation

• Du koordinierst interne und externe Meetings – von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung
• Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen

Reise- & Eventmanagement

• Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen
• Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen – von der Planung bis zur Umsetzung
• Du unterstützt bei der Dokumentation von CO₂-relevanten Reisedaten

Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung

• Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
• Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services
• Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen

Office-Pflege

• Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf)

Das bringst du mit

Must-have

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Das ist ein Plus

• Erfahrung mit digitalen Besucher- oder Dokumentenmanagementsystemen
• Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Was wir bieten

• Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• Vollzeit 40h/Woche – fixen Arbeitszeiten – jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen
• Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,– brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
• Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
• Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag)
• Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander
• Gratis Parkplatz am Office-Standort
• Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office

Dienstform: Vollzeit

Einsatzort: Wien

Entlohnung: 3000€ brutto / Monat