Mitarbeiter:in Personaladministration (50 %) - Sei die verlässliche Drehscheibe im HR

Walser Personal Management; Feldkirch; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Strukturierte Einarbeitung

Einblick in HR-Prozesse

Kollegiales Arbeitsumfeld

Moderne Arbeitsmittel

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Walser Personal Management sucht eine engagierte HR-Assistenz zur Unterstützung des Employee Lifecycle in einem professionellen Umfeld. Sie erstellen Verträge, ergänzen Unterlagen und betreuen Zeiterfassungen sowie Onboarding-Unterlagen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Pflege von Stammdaten, die Vorbereitung der Personalverrechnung und die Zusammenarbeit mit externen Beratern. Sie arbeiten strukturiert, diskret und serviceorientiert in einem teamorientierten Umfeld.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Schwerpunkt Personal/Office-Management.
• Erste Erfahrungen in Personaladministration, Assistenz oder Lohnvorbereitung wünschenswert.
• Du arbeitest akkurat, strukturiert und eigenverantwortlich – auch bei mehreren Themen gleichzeitig.

Aufgaben

• Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Vertragsänderungen erstellen, verwalten und rechtzeitig bereitstellen.
• Personalstammdaten im HR-System und Personalakte aktuell halten und eine verlässliche Datenbasis sicherstellen.
• Zeiterfassungen, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten, Urlaube und Krankenstände professionell betreuen.
• Unterlagen für die Personalverrechnung vorbereiten und eng mit externer Personalverrechnung bzw. Steuerberatung zusammenarbeiten.
• Neue Mitarbeitende vom Tag eins begleiten: Vertragserstellung, Personalakte und Onboarding-Unterlagen.
• Austritte strukturieren, Fristen, Dokumentation und Archivierung sicherstellen.
• Dienstzeugnisse, Arbeitsbestätigungen und weitere HR-Dokumente zuverlässig erstellen.
• Reisekostenabrechnungen prüfen und verwalten; weitere administrative Personalthemen im Blick behalten.
• HR-Reportings, Personalkostenübersichten, Statistiken und Auswertungen aufbereiten.
• Fristen beachten und professionell mit Behörden, Versicherungen und externen Ansprechpartner:innen kommunizieren.
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen Fragen sein.
• HR-Prozesse, Ablagestrukturen und Standards laufend weiterentwickeln.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

HR-Systeme

Zeiterfassung

Personalverrechnung

Jobbeschreibung

Unser Auftraggeber ist ein erfolgreicher, international tätiger Hersteller von hochwertigen und innovativen Schutz- und Sicherheitslösungen, die dem Unternehmen eine starke Marktposition sichert. Das Unternehmen steht für Innovation, Qualität, Verlässlichkeit und eine klare Kundenorientierung. In einem professionellen und zugleich bodenständigen Umfeld bietet sich für eine engagierte HR-Assistenz, die mit Organisationstalent, Diskretion und Freude an präziser Personalarbeit überzeugt, die Möglichkeit, die Personalarbeit sichtbar zu machen und den Employee Lifecycle aktiv mitzugestalten.

Aufgaben

Deine Aufgaben

• Du erstellst, verwaltest und aktualisierst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Vertragsänderungen – und sorgst dafür, dass alles rechtzeitig und korrekt bereitsteht.
• Du hältst unsere Personalstammdaten im HR-System sowie die Personalakte aktuell und stellst mit deinem Qualitätsbewusstsein eine verlässliche Datenbasis sicher.
• Du betreust Zeiterfassungen, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten, Urlaube und Krankenstände professionell und lösungsorientiert.
• Du bereitest alle Unterlagen für die Personalverrechnung vor und arbeitest dabei eng mit unserer externen Personalverrechnung bzw. Steuerberatung zusammen.
• Du begleitest neue Mitarbeitende vom ersten Tag an: von der Vertragserstellung über die Personalakte bis zu allen Onboarding-Unterlagen.
• Du sorgst auch bei Austritten für einen strukturierten, wertschätzenden und lückenlosen Ablauf – inklusive Fristen, Dokumentation und Archivierung.
• Du erstellst Dienstzeugnisse, Arbeitsbestätigungen und weitere wichtige HR-Dokumente zuverlässig und mit Fingerspitzengefühl.
• Du prüfst und verwaltest Reisekostenabrechnungen und behältst weitere administrative Personalthemen souverän im Blick.
• Du bereitest HR-Reportings, Personalkostenübersichten, Statistiken und Auswertungen klar und aussagekräftig auf.
• Du behältst personalrelevante Fristen im Blick und kommunizierst professionell mit Behörden, Versicherungen, Sozialversicherungsträgern und weiteren externen Ansprechpartner:innen.
• Du bist eine verlässliche erste Anlaufstelle für administrative Fragen von Mitarbeitenden und Führungskräften.
• Du bringst deine Ideen ein und wirkst aktiv daran mit, HR-Prozesse, Ablagestrukturen und administrative Standards laufend weiterzuentwickeln

Qualifikation

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Schwerpunkt Personal, Administration oder Office Management
• Du bringst erste Erfahrungen in der Personaladministration, Assistenz oder Lohnvorbereitung mit – wichtiger ist dein Interesse für diesen Bereich.
• Arbeitsrecht, Sozialversicherung und moderne Personalarbeit findest Du spannend und möchtest dein Wissen laufend vertiefen.
• Du arbeitest genau, strukturiert und eigenverantwortlich – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig Deine Aufmerksamkeit brauchen.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich.
• Im Umgang mit IT Systemen und mit MS Office bist du versiert.
• Idealerweise bringst Du bereits Erfahrung mit HR-Systemen, Zeiterfassung oder Personalverrechnung mit.
• Du kommunizierst freundlich, professionell und serviceorientiert – intern wie extern.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und formulierst klar sowie adressatengerecht.

Deine Persönlichkeit

• Du arbeitest gerne strukturiert, behältst den Überblick und hast Freude daran, wenn alles seinen richtigen Platz hat.
• Du bist serviceorientiert, hilfsbereit und begegnest Menschen freundlich sowie professionell.
• Du gehst mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll und diskret um.
• Du denkst mit, packst eigenständig an und findest auch bei neuen Themen schnell eine passende Lösung.
• Du bist zuverlässig, genau und hast ein ausgeprägtes Gespür für Details und Fristen.
• Du arbeitest gerne im Team und kommunizierst klar und wertschätzend.

Benefits

Das Unternehmen bietet dir

• eine abwechslungsreiche HR-Position mit breitem Aufgabenspektrum und hoher Eigenverantwortung.
• strukturierte Einschulung und professionelle Begleitung während der Einarbeitung.
• einen direkten Einblick in sämtliche zentralen HR-Prozesse – von Eintritt bis Austritt.
• ein wertschätzendes, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld.
• moderne Arbeitsmittel und klar definierte Prozesse.
• Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Personalmanagement.
• eine verantwortungsvolle Tätigkeit, in der Genauigkeit, Engagement, Organisationstalent und Zuverlässigkeit wirklich zählen.

Personen jeden Geschlechts sind gleichermaßen angesprochen (m/w/d). Die Persönlichkeit steht im Vordergrund.