Mitarbeiter*in (m/w/d) - Empfang und Administration Gewaltambulanz

Gesundo; Graz; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Die Medizinische Universität Graz sucht eine engagierte Verwaltungskraft zur Unterstützung der Leitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im laufenden Betrieb der Gewaltambulanz. Sie übernehmen Empfang, Terminorganisation, Dokumentation und Korrespondenz mit Behörden sowie Kooperationspartnern.

Wünschenswert sind eine kaufmännische Ausbildung bzw. Matura mit mehrjähriger Erfahrung, sehr gute MS Office-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse und gute Deutsch- sowie englische Sprachkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, Handelsschule, Lehrabschluss) oder Matura mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Gute Kenntnisse bzw. praktische Erfahrung im Rechnungswesen und in der Rechnungsbearbeitung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B1).
• SAP-Kenntnisse vorhanden.

Responsabilités

• Unterstützung der Leitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie beim laufenden Management der Gewaltambulanz.
• Allgemeine administrative Tätigkeiten im laufenden Betrieb der Gewaltambulanz.
• Telefonische und persönliche Erstannahme von Anfragen sowie Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter*innen.
• Empfang und administrative Aufnahme von Patient*innen bzw. untersuchten Personen.
• Organisation und Koordination von Untersuchungsterminen.
• Entgegennahme, Dokumentation und Weiterleitung von Proben, Asservaten und sonstigen Untersuchungsmaterialien.
• Korrespondenz mit Behörden, Gesundheitseinrichtungen und weiteren Kooperationspartner*innen.
• Pflege von Dokumentationen, Listen und internen Verwaltungssystemen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie bei weiteren Aufgaben des Rechnungswesens.
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner organisatorischer Abläufe.

Connaissances

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Rechnungswesen & -bearbeitung

SAP-Kenntnisse

Formation

Kaufmännische Ausbildung oder Matura

Outils

SAP

Description du poste

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Leitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie beim laufenden Management der Gewaltambulanz
• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im laufenden Betrieb der Gewaltambulanz
• Telefonische und persönliche Erstannahme von Anfragen sowie Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter*innen
• Empfang und administrative Aufnahme von Patient*innen bzw. untersuchten Personen
• Organisation und Koordination von Untersuchungsterminen
• Entgegennahme, Dokumentation und Weiterleitung von Proben, Asservaten und sonstigen Untersuchungsmaterialien unter Einhaltung der vorgegebenen Abläufe
• Korrespondenz mit Behörden, Gesundheitseinrichtungen und weiteren Kooperationspartner*innen
• Pflege von Dokumentationen, Listen und internen Verwaltungssystemen
• Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie bei weiteren Aufgaben des Rechnungswesens
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner organisatorischer Abläufe

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch, Lehrabschluss und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung) oder Matura und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Gute Kenntnisse bzw. praktische Erfahrung im Rechnungswesen und in der Rechnungsbearbeitung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B1)
• SAP-Kenntnisse

Wünschenswert

• Berufserfahrung im medizinischen, universitären, behördlichen oder vergleichbaren administrativen Umfeld
• Erfahrung im Umgang mit sensiblen bzw. vertraulichen Daten und Unterlagen
• Erfahrung mit organisatorischen Abläufen im Gesundheitswesen
• Kenntnisse im Bereich Bestellwesen, Abrechnung oder vorbereitende Buchhaltung
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein h"aus e Mass an Diskretion
• Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten – auch in herausfordernden Situationen
• Sensibilität und wertschätzender Umgang mit Menschen in belastenden Lebenssituationen
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freude an der Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen Team

Das bieten wir Ihnen

Wir bieten Ihnen ein offenes und freundliches Arbeitsumfeld, eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team und ein herausforderndes Aufgabengebiet. Ein umfassendes Weiterbildungsangebot eröffnet Ihnen langfristige persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Zusätzliche Informationen

Die Med Uni Graz ist bemüht, Menschen mit Behinderung in allen Bereichen einzustellen, daher werden Personen mit ausschreibungsadäquater Qualifikation besonders ermutigt, sich zu bewerben.