Teamassistent*in der Abteilung Personaladministration

Medizinische Universität Graz; Graz; On-site; EUR 33,000 - 40,000; Full time

Job summary

Med Uni Graz sucht Teamassistent_in der Abteilung Personaladministration in Graz für die Sekretariats- und Organisationsaufgaben zur Unterstützung der Leitung. 100% Beschäftigung, Einstufung nach KV in Verwendungsgruppe IIb, Eintritt 01.12.2026.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Telefondienst, Vertragsausstellungen, Bestell- und Inventarverwaltung sowie Archiv- und Aktenverwaltung. Wichtig sind eine kaufmännische Ausbildung, gute EDV-Kenntnisse und Deutsch auf C1.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch, Lehrabschluss) oder Matura und mind. 2-jährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B1)
• Idealerweise SAP-Kenntnisse

Responsibilities

• Sekretariats- und Organisationsmanagement zur Unterstützung der Leitung und des Teams, darunter Terminkoordination, Telefondienst, Verwaltung von elektronischen Postfächern, Protokollführung
• Parteienverkehr, insbesondere Ausgaben von Dienstverträgen
• Mitarbeit in der Abwicklung von Bestellungen und Inventarverwaltung
• Mitarbeit bei der Aktenverwaltung, Ablageorganisation und Verwaltung des Archivs

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Sorgfalt

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse B1

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch, Lehrabschluss) oder Matura

Tools

MS Office

SAP

Job description

Allgemeines Universitätspersonal: Fundament für Weiterentwicklung

Sie schaffen das beflügelnde Fundament für Fortschritt und gehören damit zur Basis des Pioniergeists, aus dem sich der Erfolg unserer Universität speist. Denn dieser wird maßgeblich durch die Fachexpertise unseres allgemeinen Universitätspersonals gestützt. Wir bieten Ihnen ein attraktives Umfeld, in dem Sie sich weiterentwickeln und Ihre Potenziale ausschöpfen können. Die verschiedenen Bereiche bieten herausfordernde Tätigkeitsfelder in einem spannenden und gesellschaftlich höchst relevanten Umfeld – von der Personalarbeit über Finanzmanagement hin zu administrativen Tätigkeiten und vieles mehr. Lassen Sie sich inspirieren und inspirieren Sie uns!

Einblicke in unsere Arbeit

Barbara Ostermann ist Vorstandssekretärin an der Universitätsklinik für Zahnmedizin und Mundgesundheit.

DieAbteilung Personaladministrationsucht eine/n

Teamassistent*in der Abteilung Personaladministration

Kennzahl: A-PA-2026-003961

Bewerbungsfrist:19.11.2026

Ihre Aufgaben in dieser Position beinhalten:

• Sekretariats- und Organisationsmanagement zur Unterstützung der Leitung und des Teams, darunter fallen vor allem Terminkoordination, Telefondienst, Verwaltung von elektronischen Postfächern, Protokollführung bei Besprechungen
• Parteienverkehr, insbesondere Ausgaben von Dienstverträgen
• Mitarbeit in der Abwicklung von Bestellungen und Inventarverwaltung
• Mitarbeit bei der Aktenverwaltung, Ablageorganisation und Verwaltung des Archivs

Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Kenntnisse mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch, Lehrabschluss und mind. 2jährige einschlägige Berufserfahrung) oder Matura und mind. 2jährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B1)

Idealerweise zählen zu Ihrem Profil:

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• SAP-Kenntnisse
• Teamfähigkeit und soziale Kompetenz
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• Genaue und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationsgeschick

Eintrittsdatum:01.12.2026

Beschäftigungsausmaß: 100%

Einstufung in die VerwendungsgruppeIIbnach Kollektivvertrag für ArbeitnehmerInnen der Universitäten.

Wir bieten ein kollektivvertragliches Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit in Höhe vonEUR 36.681,40 . Anrechenbare Vordienstzeiten führen zu einem höheren Grundgehalt.
Wir bieten Ihnen ein offenes und freundliches Arbeitsumfeld, eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team und ein herausforderndes Aufgabengebiet. Ein umfassendes Weiterbildungsangebot eröffnet Ihnen langfristige persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Med Uni Graz ist bemüht, Menschen mit Behinderung in allen Bereichen einzustellen, daher werden Personen mit ausschreibungsadäquater Qualifikation besonders ermutigt, sich zu bewerben.