Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management (m/w/d)

Technische Universität Graz; Graz; Hybrid; EUR 33,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Home-Office-Möglichkeit

Öffi-Zuschuss

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zugang zu neuesten Technologien

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Die Technische Universität Graz sucht eine:n Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management zur Verstärkung des Instituts für Technische Logistik. Die Stelle umfasst Verwaltung, Organisation sowie Unterstützung in Finanzen, Personal und Veranstaltungen.

Erfahrung in Büroorganisation, gute Deutsch- und Englischkenntnisse, und Bereitschaft zur Weiterbildung sind erforderlich. Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office-Möglichkeiten werden angeboten.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement, idealerweise im universitären Umfeld.
• Sehr gute MS Office- und SAP-Kenntnisse; TUGrazOnline-Kenntnisse von Vorteil.
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise.
• Selbständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise mit Eigeninitiative.
• Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung, idealerweise mit Freude an interkultureller Zusammenarbeit.

Responsibilities

• Finanz- und Beschaffungsadministration: Angebots- und Bestellabwicklung, Rechnungsbearbeitung, Umbuchungen, Dokumentation sowie Unterstützung bei Ausgangsrechnungen.
• Personaladministration: Administrative Abwicklung von Ausschreibungen, Aufnahme- und Nachbesetzungsverfahren sowie Fristenkontrolle und Austrittsadministration.
• Projekt- und Drittmitteladministration: Verwaltung projektbezogener Unterlagen, SAP-Auswertungen und Aufbereitung von Unterlagen für Abrechnungen und Audits.
• Dienstreiseadministration: Unterstützung bei Reiseanträgen, Buchungen und Abrechnungen.
• Office- und Institutsorganisation: Bearbeitung administrativer Anliegen, Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Termin- und Besprechungskoordination.
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation: Organisation und Abwicklung von Institutsveranstaltungen sowie Betreuung des LinkedIn-Auftritts und Erstellung von Beiträgen zu Forschung, Lehre, Projekten und Veranstaltungen.

Skills

Berufserfahrung Büroorganisation

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Education

AHS/BHS-Matura

Tools

MS Office

SAP

Job description

Das Institut für Technische Logistik der TU Graz sucht eine:n Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management (m/w/d)

• Bewerbungsfrist: 18.10.2026
• Dienstbeginn: November 2026
• Wochenstunden: 30 h/W

Aufgaben

Bewerbungen von Personen mit Begünstigten-Status sind ausdrücklich erwünscht. Es wird darum gebeten, den Begünstigten-Status mit den Bewerbungsunterlagen einzureichen. Die Aufgaben werden gerne den individuellen Bedürfnissen angepasst

• Finanz- und Beschaffungsadministration: Angebots- und Bestellabwicklung, Rechnungsbearbeitung, Umbuchungen, Dokumentation sowie Unterstützung bei Ausgangsrechnungen
• Personaladministration: Administrative Abwicklung von Ausschreibungen, Aufnahme- und Nachbesetzungsverfahren sowie Fristenkontrolle und Austrittsadministration
• Projekt- und Drittmitteladministration: Verwaltung projektbezogener Unterlagen, SAP-Auswertungen und Aufbereitung von Unterlagen für Abrechnungen und Audits
• Dienstreiseadministration: Unterstützung bei Reiseanträgen, Buchungen und Abrechnungen
• Office- und Institutsorganisation: Bearbeitung administrativer Anliegen, Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Termin- und Besprechungskoordination
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation: Organisation und Abwicklung von Institutsveranstaltungen sowie Betreuung des LinkedIn-Auftritts und Erstellung von Beiträgen zu Forschung, Lehre, Projekten und Veranstaltungen

Aufnahmebedingungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare einschlägige Qualifikation oder äquivalente berufliche Praxis
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Gewünschte Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement, idealerweise im universitären Umfeld
• AHS/BHS-Abschluss auf Maturaniveau
• Sehr gute MS Office- und SAP-Kenntnisse; (TUGrazOnline-Kenntnisse von Vorteil)
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise
• Selbständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise mit Eigeninitiative
• Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung, idealerweise mit Freude an interkultureller Zusammenarbeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Abwechslungsreicher Aufgabenbereich
• Kollegial-freundschaftliches Arbeitsklima
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. bezahlte Mittagspause - je nach Stundenausmaß)
• Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte
• Gütesiegel für innerbetriebliche Frauenförderung
• Familienfreundliche Arbeitgeberin
• Öffi-Zuschuss
• Einkaufsvergünstigungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zugang zu den neuesten Technologien
• Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld
• Home-Office-Möglichkeit

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36.681,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Über uns

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber:innen der Region mit rund 4.000 Mitarbeiter:innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

In diesem Video geben wir einen Einblick in das Arbeitsumfeld der TU Graz: HIER

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