Sekretariat & Office-Management (m/w/d) – flexibel & Home-Office

Technische Universität Graz; Graz; Hybrid; EUR 33,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Home-Office-Möglichkeit

Öffi-Zuschuss

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zugang zu neuesten Technologien

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Die Technische Universität Graz sucht eine:n Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management zur Verstärkung des Instituts für Technische Logistik. Die Stelle umfasst Verwaltung, Organisation sowie Unterstützung in Finanzen, Personal und Veranstaltungen.

Erfahrung in Büroorganisation, gute Deutsch- und Englischkenntnisse, und Bereitschaft zur Weiterbildung sind erforderlich. Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office-Möglichkeiten werden angeboten.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement, idealerweise im universitären Umfeld.
• Sehr gute MS Office- und SAP-Kenntnisse; TUGrazOnline-Kenntnisse von Vorteil.
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise.
• Selbständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise mit Eigeninitiative.
• Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung, idealerweise mit Freude an interkultureller Zusammenarbeit.

Responsibilities

• Finanz- und Beschaffungsadministration: Angebots- und Bestellabwicklung, Rechnungsbearbeitung, Umbuchungen, Dokumentation sowie Unterstützung bei Ausgangsrechnungen.
• Personaladministration: Administrative Abwicklung von Ausschreibungen, Aufnahme- und Nachbesetzungsverfahren sowie Fristenkontrolle und Austrittsadministration.
• Projekt- und Drittmitteladministration: Verwaltung projektbezogener Unterlagen, SAP-Auswertungen und Aufbereitung von Unterlagen für Abrechnungen und Audits.
• Dienstreiseadministration: Unterstützung bei Reiseanträgen, Buchungen und Abrechnungen.
• Office- und Institutsorganisation: Bearbeitung administrativer Anliegen, Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Termin- und Besprechungskoordination.
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation: Organisation und Abwicklung von Institutsveranstaltungen sowie Betreuung des LinkedIn-Auftritts und Erstellung von Beiträgen zu Forschung, Lehre, Projekten und Veranstaltungen.

Skills

Berufserfahrung Büroorganisation

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Education

AHS/BHS-Matura

Tools

MS Office

SAP

Job description

Die Technische Universität Graz sucht eine:n Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management zur Verstärkung des Instituts für Technische Logistik. Die Stelle umfasst Verwaltung, Organisation sowie Unterstützung in Finanzen, Personal und Veranstaltungen.

Erfahrung in Büroorganisation, gute Deutsch- und Englischkenntnisse, und Bereitschaft zur Weiterbildung sind erforderlich. Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office-Möglichkeiten werden angeboten.