Office Manager:in mit Schwerpunkt Forschungskoordination (m/w/d)

Karl-Franzens-Universität Graz; Graz; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeitszeitflexibilität

Zugang zu Sportkursen am USI

Job summary

Universität Graz sucht eine administrative Unterstützung für das Forum Demokratieforschung. Zu Ihren Aufgaben gehören die organisatorische Begleitung von Forschungsprojekten, Antragstellung, Budgetmonitoring sowie Mitorganisation von Veranstaltungen und Workshops vor Ort.

Sie arbeiten an regionalen, internationalen Vernetzungen, betreuen Fellowships und sind Ansprechpartner:in für wissenschaftliche Kontakte.

Qualifications

• Berufsbildende mittlere Schule oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; CMS, z.B. TYPO3)
• SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Stil- und Textsicherheit, hohe Ausdrucksfähigkeit
• Management- und Koordinationskompetenzen, Kompetenzen in Vermittlungs- und Öffentlichkeitsarbeit/Kultur- und Projektmanagement/Veranstaltungsorganisation
• Service-Orientierung und Freude am Umgang mit Universitäts- und Förderstellen, Kooperationspartner:innen, Veranstaltungsteilnehmer:innen sowie Studierenden
• Interesse an der Demokratieforschung und den Forschungsbereichen des Forums (wünschenswert)
• Kenntnisse in der Vernetzung und Koordination geistes- und sozialwissenschaftlicher Forschung (wünschenswert)
• Kenntnisse der Universitätsstruktur und der Verwaltungsabläufe der Universität Graz (wünschenswert)
• Kenntnisse der Betreuung und Abwicklung von (wissenschaftlichen) Publikationen, Kenntnisse im digitalen Layouten/Grafikdesign (wünschenswert)
• Selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
• Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Tätigkeitsfelder des Forum Demokratieforschung
• Administrative und organisatorische Unterstützung von Forschungsprojekten am Forum Demokratieforschung, einschließlich Antragstellung, Förderabwicklung, Budgetplanung und ‑monitoring sowie von Aktivitäten der Vermittlung Science-to-Science, Science-to-Public und Science-to-Professional
• Administrative Abwicklung, Mitorganisation und Betreuung von Veranstaltungen und Workshops vor Ort
• Administrative und organisatorische Unterstützung von Aktivitäten der regionalen, internationalen und interdisziplinären Vernetzung sowie von Kooperationen im Bereich Forschung und Vermittlung
• Ansprechperson für wissenschaftliche und zivilgesellschaftliche Kontakte und Anliegen
• Mitarbeit bei Ausschreibung, Anbindung und Betreuung von Fellowships
• Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit, Betreuung des Webauftritts und von Sozialen Medien
• Betreuung der Daten- und Informationssammlungen zu Forschungs- und Projektfördermöglichkeiten
• Mitarbeit bei Dokumentations- und Evaluierungsmaßnahmen sowie Berichtslegung am Forum Demokratieforschung
• Selbstständige und eigenverantwortliche Büroorganisation

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Stil- und Textsicherheit

Koordinationskompetenzen

Veranstaltungsorganisation

Kunden-/Förderstellenkontakt

Universitätsadministration

Education

Berufsbildende mittlere Schule oder abgeschlossene Berufsausbildung (kaufmännischer Abschluss oder Matura)

Tools

SAP-Kenntnisse

TYPO3 CMS

Job description

Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Tätigkeitsfelder des Forum Demokratieforschung


• Administrative und organisatorische Unterstützung von Forschungsprojekten am Forum Demokratieforschung, einschließlich Antragstellung, Förderabwicklung, Budgetplanung und ‑monitoring sowie von verschiedenen Aktivitäten der Vermittlung Science-to-Science, Science-to-Public und Science-to-Professional


• Administrative Abwicklung, Mitorganisation und Betreuung von Veranstaltungen und Workshops vor Ort


• Administrative und organisatorische Unterstützung von Aktivitäten der regionalen, internationalen und interdisziplinären Vernetzung sowie von Kooperationen im Bereich Forschung und Vermittlung


• Ansprechperson für wissenschaftliche und zivilgesellschaftliche Kontakte und Anliegen


• Mitarbeit bei Ausschreibung, Anbindung und Betreuung von Fellowships


• Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit, Betreuung des Webauftritts und von Sozialen Medien


• Betreuung der Daten- und Informationssammlungen zu Forschungs- und Projektfördermöglichkeiten


• Mitarbeit bei Dokumentations- und Evaluierungsmaßnahmen sowie Berichtslegung am Forum Demokratieforschung


• Selbstständige und eigenverantwortliche Büroorganisation

Ihr Profil

• Berufsbildende mittlere Schule oder abgeschlossene Berufsausbildung (kaufmännischer Abschluss oder Matura)


• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; CMS, z.B. TYPO3)


• SAP-Kenntnisse


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Stil- und Textsicherheit, hohe Ausdrucksfähigkeit


• Management- und Koordinationskompetenzen, Kompetenzen in Vermittlungs- und Öffentlichkeitsarbeit/Kultur- und Projektmanagement/Veranstaltungsorganisation


• Service-Orientierung und Freude am Umgang mit Universitäts- und Förderstellen, Kooperationspartner:innen, Veranstaltungsteilnehmer:innen sowie Studierenden


• Interesse an der Demokratieforschung und den Forschungsbereichen des Forums (wünschenswert)


• Kenntnisse in der Vernetzung und Koordination geistes- und sozialwissenschaftlicher Forschung (wünschenswert)


• Kenntnisse der Universitätsstruktur und der Verwaltungsabläufe der Universität Graz (wünschenswert)


• Kompetenzen in der Betreuung und Abwicklung von (wissenschaftlichen) Publikationen, Kenntnisse im digitalen Layouten/Grafikdesign (wünschenswert)


• Selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative


• Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit

Wir bieten:Sinn

Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

Weiterbildungsangebot

Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

Zusammenarbeit

Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Benefits

Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.

Vielfalt

Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

Flexibilität

Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.