Mitarbeiter:in im Front Office (m/w/d)

Swietelsky AG; Linz; Vor Ort; EUR 29.000 - 34.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Swietelsky AG in Linz sucht eine freundliche und organisationsstarke Verstärkung für Empfang und Office Management. Sie betreuen Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen, koordinieren Telefon- und Postabläufe und organisieren Besucher- und Zutrittsprozesse.

Zudem planen Sie Meetings, kümmern sich um Bewirtung und sorgen für eine ansprechende Raumausstattung. Ihre Aufgaben umfassen die Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft sowie die Organisation interner Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Empfang/Office Management oder Assistenz vorteilhaft.
• Serviceorientierung und professionelles Auftreten.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Empfang und professionelle Betreuung von Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen.
• Telefonmanagement internen und externen, sympathisch und kompetent.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Koordination Besucher:innen- und Zutrittsmanagement.
• Meetings organisieren und Vorbereitung inkl. Bewirtung.
• Räume repräsentativ gestalten, Empfangs- und Besprechungsräume pflegen.
• Unterstützung des Teams im Office Management und Administrative Tätigkeiten.
• Mitwirkung bei internen Veranstaltungen.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Was Sie erwartet

• Ein freundlicher Empfang und die professionelle Betreuung von Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen gehören zu Ihren zentralen Aufgaben.
• Das interne und externe Telefonmanagement übernehmen Sie sympathisch, kompetent und souverän.
• Auch die zuverlässige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost zählt zu Ihrem Verantwortungsbereich.
• Darüber hinaus koordinieren Sie das Besucher:innen- und Zutrittsmanagement und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Meetings organisieren und bereiten Sie sorgfältig vor; außerdem kümmern Sie sich um die Bewirtung unserer Gäste.
• Sie stellen sicher, dass die Empfangs- und Besprechungsräume stets ansprechend und repräsentativ gestaltet sind.
• Im Tagesgeschäft unterstützen Sie das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen allgemeine Tätigkeiten im Office Management.
• Auch bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen bringen Sie sich engagiert ein.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder in einer Assistenzfunktion von Vorteil
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Freundliches, gepflegtes und souveränes Auftreten
• Hohe Kommunikationskompetenz sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Diskrete und vertrauenswürdige Persönlichkeit
• Organisationstalent sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Gute MS-Office-Kenntnisse

Was wir bieten

• Das KV-Mindestbruttogehalt für diese Position beträgt € 2.814,- (auf Vollzeitbasis). Ihr tatsächliches Gehalt hängt von Ihren Qualifikationen und Berufserfahrung ab und kann demnach auch darüber liegen.