Manager Prozessoptimierung & Operational Excellence (all genders)

smart Energy Services GmbH; Wien; On-site; EUR 39,000 - 46,000; Full time

Job summary

smart Energy Services GmbH sucht eine/n Prozessmanager:in, der/die proceseffiziente, standardisierte Abläufe über Abteilungsgrenzen hinweg gestaltet. Sie analysieren, optimieren und implementieren End-to-End-Prozesse mit Fokus auf Transparenz, Qualität und Wirtschaftlichkeit.

Sie arbeiten eng mit Fachbereichen, IT/Digital Services und Führungskräften zusammen und treiben kontinuierliche Verbesserungen voran.

Qualifications

• Du hast eine kaufmännische oder technische Ausbildung, ein entsprechendes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation abgeschlossen.
• Du bringst Erfahrung in Prozessmanagement, Prozessoptimierung, Operational Excellence, Requirements Engineering, Business Analyse, Projektmanagement, Digitalisierung oder Automatisierung mit.
• Du verfügst über Erfahrung im Aufbau nachhaltiger Prozessstandards sowie in der Umsetzung bereichsübergreifender Verbesserungs- und Transformationsprojekte.
• Du hast ein gutes Verständnis für Geschäfts- und Serviceprozesse und kannst komplexe Abläufe strukturiert analysieren, dokumentieren und weiterentwickeln.

Responsibilities

• Du analysierst und optimierst Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette und steigerst Effizienz, Qualität, Produktivität und Wirtschaftlichkeit.
• Du identifizierst Optimierungs- und Automatisierungspotenziale und entwickelst standardisierte, skalierbare Lösungen.
• Du leitest fachliche Anforderungen für digitale Lösungen, Tools, Workflows und Schnittstellen ab und übersetzt sie in klare Business Requirements.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT/Digital Services und weiteren Stakeholder:innen und sorgst für Prioritäten und Verantwortlichkeiten.
• Du steuerst bereichsübergreifende Optimierungs-, Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte von der Analyse bis zur Umsetzung und Erfolgsmessung.
• Du etablierst Standards, Governance-Strukturen, Prozessdokumentationen und Steuerungsmechanismen für stabile Abläufe.
• Du analysierst KPIs und Prozesskennzahlen, überwachst die Zielerreichung und leitest Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung ab.
• Du berätst Führungskräfte als Sparringspartner für Prozessmanagement, Lean Management, Lean Six Sigma, Operational Excellence und Change Management.

Skills

Prozessmanagement

Prozessoptimierung

Operational Excellence

Requirements Engineering

Business Analyse

Projektmanagement

Digitalisierung

Automatisierung

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Jira

Confluence

Miro

ARIS

Draw.io

Job description

1030 Wien

Vollzeit

(40 Wochenstunden)

Sep 1, 2026

In dieser Schlüsselposition leistest du einen wichtigen Beitrag dazu, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit unserer Serviceorganisation weiter zu steigern. Dafür analysierst du bestehende Service- und Geschäftsprozesse und identifizierst konkrete Optimierungs- und Effizienzpotenziale. Dabei betrachtest du Abläufe ganzheitlich und End-to-End – auch über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg – und reduzierst manuelle Aufwände, Medienbrüche, Schnittstellenverluste sowie unnötige Prozessschritte.

Gemeinsam mit den relevanten Fachbereichen entwickelst du standardisierte, skalierbare und praxistaugliche Abläufe. Du stellst sicher, dass Prozessqualität, Durchlaufzeiten und Transparenz nachhaltig verbessert werden. Durch klar strukturierte Abläufe, die Reduktion manueller Aufwände und eine bessere Nachvollziehbarkeit entlastest du die operativen Teams und unterstützt sie dabei, ihre Aufgaben verlässlich, strukturiert und kundenorientiert zu erfüllen. Gleichzeitig begleitest du die Organisation auf ihrem Weg zu mehr Transparenz, Standardisierung, Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung.

Deine Aufgaben

• Du analysierst und optimierst Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette und steigerst Effizienz, Qualität, Produktivität und Wirtschaftlichkeit.
• Du identifizierst Optimierungs- und Automatisierungspotenziale und entwickelst gemeinsam mit den Fachbereichen standardisierte, skalierbare und praxistaugliche Lösungen.
• Du leitest fachliche Anforderungen für digitale Lösungen, Tools, Workflows und Schnittstellen ab und übersetzt sie in klare Business Requirements.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT/Digital Services und weiteren Stakeholder:innen und sorgst für gemeinsame Prioritäten, klare Verantwortlichkeiten und umsetzbare Lösungen.
• Du steuerst bereichsübergreifende Optimierungs-, Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte von der Analyse bis zur nachhaltigen Umsetzung und Erfolgsmessung.
• Du etablierst Standards, Governance-Strukturen, Prozessdokumentationen und Steuerungsmechanismen für stabile und effiziente Abläufe.
• Du analysierst KPIs und Prozesskennzahlen, überwachst die Zielerreichung und leitest Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung ab.
• Du berätst Führungskräfte und Fachbereiche als Sparringspartner:in für Prozessmanagement, Lean Management, Lean Six Sigma, Operational Excellence und Change Management.
• Du schaffst Transparenz über Fortschritte, Risiken und Ergebnisse und förderst eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Das ist uns wichtig

• Du hast eine kaufmännische oder technische Ausbildung, ein entsprechendes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation abgeschlossen. Auch einschlägige Berufspraxis und relevante Weiterbildungen sind willkommen.
• Du bringst Erfahrung in Prozessmanagement, Prozessoptimierung, Operational Excellence, Requirements Engineering, Business Analyse, Projektmanagement, Digitalisierung oder Automatisierung mit.
• Du verfügst über Erfahrung im Aufbau nachhaltiger Prozessstandards sowie in der Umsetzung bereichsübergreifender Verbesserungs- und Transformationsprojekte.
• Du hast ein gutes Verständnis für Geschäfts- und Serviceprozesse und kannst komplexe Abläufe strukturiert analysieren, dokumentieren und weiterentwickeln.
• Du formulierst und priorisierst fachliche Anforderungen klar und nachvollziehbar und begleitest deren Umsetzung gemeinsam mit IT/Digital Services und relevanten Stakeholder:innen.
• Du arbeitest strukturiert, analytisch, lösungsorientiert und eigenverantwortlich und überzeugst durch deine Umsetzungsstärke.
• Du kommunizierst klar und verbindlich und arbeitest gerne mit Fachbereichen, operativen Teams, IT/Digital Services und Führungskräften zusammen.
• Du hinterfragst bestehende Abläufe konstruktiv und begeisterst Menschen für neue Arbeitsweisen.
• Du bist idealerweise mit Tools wie Jira, Confluence, Miro, ARIS oder Draw.io sowie mit agilen oder hybriden Arbeitsweisen vertraut.
• Kenntnisse der Energiewirtschaft oder serviceorientierter Organisationen sind von Vorteil.

Das spricht für uns

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Dienstleistungsunternehmen, das Energielieferanten in Österreich mit umfassenden Services unterstützt.

Für diese Position ist ein Bruttomonatsgehalt ab EUR € 3.806,97 brutto pro Monat bei Vollzeit (gemäß Kollektivvertrag) vorgesehen. Die tatsächliche Gehaltshöhe richtet sich nach Berufsjahren und der Einstufung in unser internes Gehaltsschema.

Dich erwartet ein modernes Office in zentraler Lage mit direkter U-Bahnanbindung (U3) sowie ein starkes Team, das #gemeinsamsmarter für den besten Service unserer Kund:innen arbeitet.

Deine Benefits

Für einen angenehmen Arbeitsalltag voller Energie.

smart Energy Services GmbH & du

Kontakt

Bei Fragen stehen wir dir gerne zur Verfügung.

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