Kaufmann/-frau - Büromanagement

Arbeitsagentur; Linz; Vor Ort; EUR 25.000 - 30.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Krisensicherer Arbeitsplatz

Familienfreundliches Team

Feste Arbeitszeiten

Kostenloser Mitarbeiterparkplatz

Zusammenfassung

Der Studentenhilfsverein in Linz / Joh. Kepler Heim sucht eine engagierte Person für Organisation und Verwaltung. Sie sind Ansprechpartner für internationale Studierende, Besucher*innen und Partnerfirmen und verantworten tägliche Korrespondenz, Reservierungen sowie Verträge.

Zudem pflegen Sie die Belegungsdatenbank und erstellen Mietvorschreibungen. Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Ein- und Auszügen, Sichtkontrollen, Schadensmeldungen und deren Koordination mit externen Firmen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit EDV und MS-Office-Programmen (Excel, Word, Outlook).
• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise.

Aufgaben

• Sie sind die erste Anlaufstelle für unsere internationalen Studierenden, Besucher*innen und Partnerfirmen.
• Sie erledigen tägliche Korrespondenz, bearbeiten Reservierungen sowie Verträge und pflegen die Belegungsdatenbank.
• Sie erstellen monatliche Mietvorschreibungen.
• Sie koordinieren Ein- und Auszüge und überwachen Sichtkontrollen.
• Sie nehmen Schadensmeldungen entgegen und koordinieren Behebungen mit externen Firmen.

Kenntnisse

Verhandlungssicher Deutsch

Gutes Englisch

EDV/MS Office

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Hier ist Ihr Organisationstalent gefragt:

• Herz des Hauses: Sie sind die erste Anlaufstelle und Vertrauensperson für unsere internationalen Studierenden, Besucher*innen und Partnerfirmen.
• Büromanagement & Administration: Sie erledigen die tägliche Korrespondenz, bearbeiten Reservierungen sowie Verträge und pflegen unsere Belegungsdatenbank sorgfältig auf Deutsch und Englisch.
• Mietabrechnung: Die monatliche Erstellung der Mietvorschreibungen liegt in Ihren Händen.
• Logistik vor Ort: Sie koordinieren die Ein- und Auszüge und behalten bei gelegentlichen Sichtkontrollen im Heim den Überblick.
• Schnittstelle zur Haustechnik: Sie nehmen Schadensmeldungen entgegen und koordinieren die Behebung mit externen Firmen.

Das bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) sowie relevante Berufserfahrung.
• Kommunikationsstärke: Verhandlungssicheres Deutsch und gutes, sicheres Englisch in Wort und Schrift.
• Einen routinierten Umgang mit EDV und den gängigen MS-Office-Programmen (Excel, Word, Outlook).
• Eine selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise mit gesundem Durchsetzungsvermögen.
• Ein gepflegtes, freundliches und offenes Auftreten.

Unser Angebot an Sie:

• Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit einem abwechslungsreichen, lebendigen Aufgabengebiet.
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem familiären Zweierteam.
• Planbare, feste Arbeitszeiten für eine optimale Work-Life-Balance.
• Hervorragende Erreichbarkeit mit den Straßenbahnlinien 1 und 2 sowie ein kostenloser Mitarbeiterparkplatz.
• Ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.500,00 (auf Vollzeitbasis) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung.

Studentenhilfsverein in Linz / Joh. Kepler Heim

z.Hdn. Veronika Stindl - Heimleitung

Altenberger Straße 74, 4040 Linz