Executive Business Operations Assistant (m/w/d)

Richard; Wien; On-site; EUR 48,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Hoher Gestaltungsspielraum

Schnittstellenfunktion

Unternehmerisches Umfeld

Überzahlung möglich bei Qualifikation

Job summary

Buscraft, Teil der Dr. Richard Gruppe, sucht eine/n Executive Business Operations Assistant zur Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Vertrieb und Operations.

Sie koordinieren eigenständig laufende Projekte, unterstützen die Geschäftsführung operativ und strategisch und treiben Sales Operations, Prozessoptimierung sowie den Einsatz von KI-Tools voran. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische/technische Ausbildung, Sales-Operations-Erfahrung und starke Organisationsfähigkeiten

Qualifications

• Abgeschlossene höhere kaufmännische oder technische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Bereich Sales & Business Operations.
• Kenntnisse in Automotive, Maschinen-/Fahrzeughandel, Logistik oder Beratung.
• Sehr hohe Organisations- und Umsetzungskompetenz.
• Kaufmännisches und unternehmerisches Verständnis sowie Zahlenaffinität.
• Ausgeprägte Vertriebsorientierung.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, gute Englischkenntnisse, weitere Fremdsprache von Vorteil.
• Hohe digitale Kompetenz: Excel/Google Sheets, PowerPoint, CRM, AI-Tools.
• Schnelle technische Auffassungsgabe.
• Motivation für Lernen on-the-job und Eigeninitiative.
• Recherche- und Analysefähigkeit.
• Hohe Eigenständigkeit und Priorisierungsvermögen.
• Hartnäckigkeit und Verbindlichkeit.
• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und strategischen Themen.
• Eigenständige Koordination und Nachverfolgung laufender Projekte.
• Sales Operations: CRM, Angebotserstellung, Vorbereitung von Kundenterminen, Recherche potentieller Neukunden.
• Kommunikation mit Kunden, Herstellern, Lieferanten und Partnern.
• Vorbereitung von Ausschreibungen, Angeboten und Entscheidungsgrundlagen.
• Recherche zu Herstellern, Produkten, Wettbewerbern, Förderungen und Märkten.
• Aufbereitung von Zahlen, Informationen und Präsentationen.
• Aufbau und Verbesserung von Prozessen, Vorlagen und Workflows.
• Einsatz von KI und digitalen Tools zur Automatisierung und Effizienzsteigerung.

Skills

Sales & Business Operations Erfahrung

Organisationstalent

Vertriebsorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch (Muttersprache)

Englischkenntnisse

Zahlenaffinität

Eigeninitiative

Disziplin/Verlässlichkeit

Kunden-/Lieferantenkommunikation

Education

Höhere kaufmännische oder technische Ausbildung

Tools

Excel

Google Sheets

PowerPoint

CRM

AI-Tools

Job description

Buscraft ist Teil der Dr. Richard Gruppe, die mit über 1.900 Mitarbeiter:innen und 1.100 Autobussen das größte und eines der erfolgreichsten Busunternehmen im deutschsprachigen Raum ist. Als eigenständige Teilorganisation verantwortet Buscraft den Aufbau von vertrauensvollen Handelsbeziehungen zu Lieferanten und Kunden, um Unternehmen die Anschaffung und den Betrieb von elektrischen Bussen zu wettbewerbsfähigen Konditionen zu ermöglichen. Wir sind Antrieb für eine nachhaltige Mobilitätswende in der Wachstumsbranche öffentlicher Personenverkehr.

Sie möchten aktiv mitgestalten und Ihre Persönlichkeit in ein wachsendes Unternehmen einbringen? Wir suchen einen Executive Business Operations Assistant (m/w/d, Vollzeit) als unternehmerische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Vertrieb & Operations.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und strategischen Themen

• Eigenständige Koordination und Nachverfolgung laufender Projekte

• Sales Operations: CRM, Angebotserstellung, Vorbereitung von Kundenterminen, Recherche potentieller Neukunden

• Kommunikation mit Kunden, Herstellern, Lieferanten und Partnern

• Vorbereitung von Ausschreibungen, Angeboten und Entscheidungsgrundlagen

• Recherche zu Herstellern, Produkten, Wettbewerbern, Förderungen und Märkten

• Aufbereitung von Zahlen, Informationen und Präsentationen

• Aufbau und Verbesserung von Prozessen, Vorlagen und Workflows

• Einsatz von KI und digitalen Tools zur Automatisierung und Effizienzsteigerung

Ihr Profil

• Abgeschlossene höhere kaufmännische oder technische Ausbildung

• Berufserfahrung im Bereich Sales & Business Operations

• Kenntnisse der Bereiche Automotive, Maschinen-/Fahrzeughandel, Logistik oder Beratung

• Sehr hohe Organisations- und Umsetzungskompetenz

• Kaufmännisches und unternehmerisches Verständnis sowie eine hohe Zahlenaffinität

• Ausgeprägte Vertriebsorientierung

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Englischkenntnisse, Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache von Vorteil

• Hohe digitale Kompetenz: Excel/Google Sheets, PowerPoint, CRM, AI-Tools

• Schnelle technische Auffassungsgabe

• Motivation für Lernen on-the-job und Eigeninitiative

• Recherche- und Analysefähigkeit

• Hohe Eigenständigkeit und ausgeprägtes Priorisierungsvermögen

• Hartnäckigkeit und Verbindlichkeit

• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Darauf können Sie sich freuen

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in einem schnell wachsenden KMU

• Hoher Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege

• Vielseitige Schnittstellenfunktion mit direktem Einblick in das Geschäft

• Möglichkeit, Prozesse und Strukturen aktiv mitzugestalten

• Unternehmerisches Umfeld mit Wachstumspotenzial

• ein marktkonformes, überkollektivvertragliches Bruttogehalt von € 4.700,- (auf Basis von 40 Std/Woche), mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung