Executive Assistant

SQUER Group Services GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 EUR

Flexibilität für Höchstleistungen

Kostenloses Mittagessen im Büro

MyClubs-Sportmitgliedschaft

Kostenlose Massagen

Wettbewerbsfähiges Jahresgehalt

Teamevents und Unternehmenskultur

Zusammenfassung

SQUER Group Services GmbH in Wien sucht eine/n Executive Assistant. Du bist das operative Rückgrat der Geschäftsführung mit vorausschauendem Terminmanagement. In dieser Rolle hast du die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und deine Karriere voranzutreiben.

Vorteile wie ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 EUR und flexible Arbeitszeiten ermöglichen dir eine individuelle Entwicklung. Du wirst Teil eines tollen Teams und arbeitest an spannenden Projekten mit echtem Einfluss.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise auch unter Druck.
• Hohe Eigeninitiative und Verlässlichkeit sind erforderlich.

Aufgaben

• Verantwortung für Kalender- und Terminmanagement der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings.
• Umsetzung von Lösungen eigenständig.

Kenntnisse

Terminplanung

Reiseorganisation

Dokumentenverwaltung

Telefonmanagement

Microsoft Office

Executive Support & Stakeholder Management

Prozessoptimierung & KI-gestützte Automatisierung

Eigenverantwortung & Hands-on-Mentalität

Ausbildung

Erfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Rolle

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Tools

Google Suite

KI-Tools

Jobbeschreibung

Du bist das operative Rückgrat unserer Geschäftsführung und gewährleistest durch deine strukturierte Arbeitsweise den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäftsbetriebs. Deine Fähigkeit, Probleme zu antizipieren und zu lösen, prägt das positive Arbeitsklima im Büro und bietet sowohl Mitarbeiter:innen als auch Besucher:innen eine einmalige Erfahrung. Fühlst du dich bereit, in einem dynamischen Umfeld die nächste Stufe deiner Karriere zu erklimmen?

Executive Assistant

Aufgaben

• Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz
• Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. professionellem Empfang von Gästen, Partnern und Kunden
• Erkennen von Handlungsbedarf, Entwickeln von Lösungen und eigenständige Umsetzung - ohne lange Anlaufzeit
• Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessoptimierung
• Anpacken, wo es gebraucht wird - auch wenn es mal quer zum Jobtitel liegt

Anforderungen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin, Operations Managerin oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise - auch wenn es gleichzeitig von mehreren Seiten brennt
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Diskretion
• Breites operatives Verständnis, generalistische Kompetenz und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite und KI-Tools - neue Tools lernst du dir selbstständig an
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an Office-Präsenz und persönlichem Kontakt

Angebot

• Verantwortung & Eigeninitiative: Bei SQUER setzen wir auf die Eigenverantwortung unseres Teams. In unseren flachen Hierarchien zählen deine Ideen und Handlungen mehr als Titel. Übernimm Verantwortung, gestalte mit, und wachse mit uns.
• Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 EUR für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung.
• Spannende Herausforderungen & echter Impact: Arbeite an vielfältigen Projekten, bei denen dein Beitrag wirklich einen Unterschied macht.
• Flexibilität für Höchstleistungen: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen - so kannst du deine beste Leistung erbringen.
• Individuelle Ausstattung für deinen Erfolg: Wähle die Hardware, die am besten zu deinem Arbeitsstil passt und nutze unsere Auswahl an KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI, oder andere).
• Wir schätzen dich: Neben zahlreichen Benefits bieten wir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, um deinen außergewöhnlichen Einsatz zu honorieren.
• Teil einer starken Teamkultur: Zusammenarbeit und Verbindungen stehen bei uns im Mittelpunkt. Durch offene Kommunikation, gemeinsame Erfolge und inspirierende Team-Events - wie unser jährliches SQUER-Offsite - schaffen wir eine Kultur, in der sich jede:r geschätzt fühlt und gerne wächst.
• Ein Arbeitsplatz voller Extras: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großzügiger Terrasse und BBQ-Bereich, genieße ein kostenloses Mittagessen im Büro, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und wähle zwischen einem kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket. Darüber hinaus profitierst du von kostenlosen Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Mitarbeitergeschenke und ein monatliches Teamfrühstück runden dein Arbeitserlebnis ab.

Gehalt

Das überkollektiv-vertragliche Jahresbruttogehalt für diese Position bewegt sich zwischen EUR 55.000,- und EUR 75.000,- auf Vollzeitbasis (All-In). Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung und wird im Rahmen eines persönlichen Gesprächs vereinbart. Die Position ist auf Basis einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden vorgesehen. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Überstunden

Es handelt sich um ein All-In-Gehalt, in dem anfallende Überstunden bereits enthalten sind.

Wir schätzen und fördern eine Umgebung, in der sich jede:r willkommen fühlt. Erfahre die Freude an echter Teamarbeit und werde Teil unserer spannenden Reise bei SQUER!

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: 55.000 EUR bis 75.000 EUR jährlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: SQUER Group Services GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien, München

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Wien

Erforderliche Kenntnisse

• Terminplanung
• Reiseorganisation
• Dokumentenverwaltung
• Telefonmanagement
• Microsoft Office
• Executive Support & Stakeholder Management
• Prozessoptimierung & KI-gestützte Automatisierung
• Eigenverantwortung & Hands-on-Mentalität

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2
• Englisch C1

Benefits

• Aus- und Weiterbildung
  Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 EUR für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung.
• Flexible Arbeitszeiten
• Bildungskarenz/Auszeit
  Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen - so kannst du deine beste Leistung erbringen.
• Team-Events
  wie unser jährliches SQUER-Offsite
• Essenszulage
  kostenloses Mittagessen im Büro
• Fitnessangebote
  MyClubs-Sportmitgliedschaft
• Verkehrsmittelzuschuss
  kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket
• Gesundheitsmaßnahmen
  kostenlose Massagen
• Personalprämien
  Empfehlungsprämien
• Jobrad
• Personalgeschenke