Executive Assistant

Jobaffairs Personalmarketing; Wien; Hybrid; EUR 26.000 - 32.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home Office

Moderner Arbeitsplatz in Wien

Internationales Konzernumfeld

Zusammenfassung

Jobaffairs Personalmarketing in Wien sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie entlasten den CEO durch proaktive Organisation, E-Mail-Management und Terminplanung. Sie arbeiten eng mit internen Teams sowie externen Partnern zusammen und bereiten Meetings professionell vor.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Unterstützungserfahrung in Konzernen oder großen Unternehmen, sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und sichere MS-Office-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des CEOs im Tagesgeschäft – To-dos erkennen, bevor sie ausgesprochen werden.
• Eigenständige Betreuung und Priorisierung des E-Mail-Postfachs sowie Ableitung von Aufgaben.
• Koordination und Verwaltung des Kalenders inkl. Terminverschiebungen.
• Reiseplanung und -organisation in Zusammenarbeit mit dem Reisebüro (inkl. Check-in und Boarding-Unterlagen).
• Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Meetings und Advisory Board-Sitzungen inkl. Protokollführung.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen und Entscheidungsvorlagen.
• Aktives Nachhalten offener Punkte und Follow-ups gegenüber internen Stakeholdern.
• Schnittstelle zwischen CEO, internen Teams und externen Partnern.
• Abwicklung von Reise- und Spesenabrechnungen.
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Koordination mit dem Empfangsteam.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse fließend

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Diskretion & Verlässlichkeit

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office (Outlook, PowerPoint, Teams)

Jobbeschreibung

Unser Kunde ist ein etabliertes, international tätiges Handelsunternehmen mit Sitz in Wien. Das Unternehmen agiert in einer zukunftsorientierten Branche und ist Teil eines erfolgreichen internationalen Konzerns mit flachen Hierarchien und einer offenen Unternehmenskultur.

Die Rolle

In dieser Position bist du die zentrale Stütze des CEOs und sorgst dafür, dass er sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Du denkst voraus, handelst proaktiv und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen, begleitest ihn bei internen Meetings und Advisory Board-Terminen und bist die erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen rund um seine Person.

Deine Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des CEOs im Tagesgeschäft – du erkennst To-dos, bevor sie ausgesprochen werden
• Eigenständige Betreuung und Priorisierung des E-Mail-Postfachs sowie Ableitung von Aufgaben und Handlungsempfehlungen
• Koordination und Verwaltung des Kalenders inkl. Terminverschiebungen und -abstimmungen
• Reiseplanung und -organisation in Zusammenarbeit mit dem Reisebüro (inkl. Check-in und Boarding-Unterlagen)
• Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Meetings und Advisory Board-Sitzungen inkl. Protokollführung
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen und Entscheidungsvorlagen
• Aktives Nachhalten offener Punkte und Follow-ups gegenüber internen Stakeholdern
• Funktion als Schnittstelle zwischen CEO, internen Teams und externen Partnern
• Abwicklung von Reise- und Spesenabrechnungen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Koordination mit dem Empfangsteam

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einem Konzern oder größeren Unternehmen
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine proaktive, selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint, Teams)
• Freude daran, Dinge eigenständig anzupacken und den CEO aktiv zu entlasten

Das Angebot

• Stundenausmaß: ab 25h – flexibel nach Vereinbarung
• Gehalt: ab EUR 2.600 brutto/Monat auf Basis 38,5h – Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ausdrücklich möglich
• Flexible Arbeitszeiten mit Home-Office-Möglichkeit
• Moderner Arbeitsplatz in Wien
• Internationales Konzernumfeld mit familiärer Atmosphäre

Interesse geweckt?

Diese Position wird vertraulich über unsere Interims-HR besetzt.