Executive Assistant (m/w/d)

Weboffice; Österreich; Vor Ort; EUR 32.244 - 38.621; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flache Hierarchien

Langfristige Perspektive

Gestaltungsspielraum

Zusammenfassung

Weboffice in Leibnitz sucht einen Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung. In dieser Rolle koordinierst du effizient die Entscheidungsprozesse und übernimmst vielseitige Aufgaben im HR-Management, der Kundenbetreuung sowie im Marketing.

Du hast die Möglichkeit, enge Einblicke in die Unternehmensentwicklung zu erhalten und trägst aktiv zum Erfolg des Unternehmens bei. Das Mindestgehalt beträgt 3.175 EUR brutto pro Monat, mit Möglichkeit zur Überzahlung je nach Erfahrung.

Qualifikationen

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Professionelle Kommunikation und Betreuung der Kunden.
• Verantwortlich für den Bewerbungs- und Recruitingprozess.

Aufgaben

• Erstellung von Präsentationen, Reports und Auswertungen.
• Unterstützung im Marketing und Employer Branding.
• Organisation interner Events, Workshops und Schulungen.

Kenntnisse

Organisationsstärke

Multitasking-Fähigkeit

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Proaktivität

ERP- und CRM-Expertise

Rechtliche Grundkenntnisse

Technisches Verständnis

Ausbildung

Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Managementbereich

Tools

Odoo

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Die Weboffice IT-Service und Marketing GmbH ist zertifizierter Odoo-Gold-Partner und realisiert maßgeschneiderte ERP- und CRM-Lösungen für Unternehmen im gesamten DACH-Raum. Neben Kundenprojekten entwickeln und vertreiben wir eigene Software-Lösungen und arbeiten regelmäßig in internationalen Projektkonstellationen. Dadurch entstehen dynamische Abläufe und spannende Entscheidungsprozesse, bei denen unsere Executive Assistant eine zentrale Rolle übernimmt und die Geschäftsführung aktiv unterstützt.

Deine Rolle

Als Executive Assistant der Geschäftsführung bist du die zentrale organisatorische und operative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Kunden und Partnern. Du behältst den Überblick, koordinierst, strukturierst und sorgst dafür, dass Entscheidungen effizient vorbereitet und umgesetzt werden. Diese Rolle ist nah an strategischen Themen und nicht rein administrativ.

Deine Verantwortung

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (operativ und administrativ)
• Kundenbetreuung: Professionelle Kommunikation und Betreuung unserer Kunden und Partner
• HR-Management: Verantwortlich für den gesamten Bewerbungs- und Recruitingprozess sowie administrative Personalthemen (Urlaube, Abwesenheiten, Organisation)
• Reporting & Analysen: Erstellung von Präsentationen, Reports und Auswertungen
• Marketing: Unterstützung im Marketing und Employer Branding
• Mitarbeiterkommunikation: Koordination von Mitarbeitergesprächen und internen Projektmeetings
• Veranstaltungen & Weiterbildung: Organisation interner Events, Workshops und Schulungen
• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Managementbereich
• Finanz- & Unternehmensprozesse: Verständnis für betriebswirtschaftliche Abläufe &Accounting
• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Arbeitsweise: Hohe Organisationsstärke, strukturierte Arbeitsweise sowie Multitasking-Fähigkeit
• Eigeninitiative & Proaktivität: Selbstständiges Handeln und Mitdenken bei organisatorischen und strategischen Entscheidungen
• Mobilität: Führerschein und Reisebereitschaft
• ERP- & CRM-Expertise: Know-how in Odoo oder ERP/CRM-Systemen sowie Erfahrung mit digitalen Geschäftsprozessen
• Digitale Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Rechtliches Wissen: Rechtliche Grundkenntnisse (z. B. Arbeitsrecht, Vertragsprüfung)
• Marketing & Events: Erfahrung in Marketing-, Projekt- oder Eventorganisation
• Internationale Projekterfahrung
• Technisches Verständnis: Grundkenntnisse in IT-Infrastrukturen und Software-Architekturen

Was dich bei Weboffice erwartet

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Einblick in strategische Entscheidungen & Unternehmensentwicklung

Langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen

Flache Hierarchien & kurze Entscheidungswege

Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum

Jeder Mitarbeiter hat die Chance, die Auswirkungen seiner Arbeit zu sehen. Du kannst einen echten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.

Eintritt: Ab sofort
Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Stunden/Woche)
Gehalt: Mindestens 3.175,- EUR brutto pro Monat (KV-Mindestgehalt. Abhängig von Vorkenntnissen oder Vorbildungen ist eine Überzahlung möglich).