Executive Assistant für Geschäftsführung & Centerdirektor

Fraunhofer Austria; Wien; Hybrid; EUR 39.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute Work-Life-Balance

Zusammenfassung

Fraunhofer Austria Research GmbH in Wien sucht eine engagierte Executive Assistant (m/w/d) mit mindestens 30 Stunden pro Woche. Sie unterstützt den Geschäftsführer und Centerdirektor im operativen Tagesgeschäft und trägt so unmittelbar zum Erfolg des Centers bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Begleitung von Kundenterminen, Reiseorganisation, die Erstellung von Präsentationen und die Vor- sowie Nachbereitung von Meetings.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium, idealerweise mit universitärem Hintergrund.
• Umfangreiche Assistenz- oder Office-Management-Erfahrung.
• Hohes Organisationstalent, Eigeninitiative und Verlässlichkeit.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Reisebereitschaft zur Begleitung von Kundenterminen.
• Gute Kenntnisse in KI-Tools (z. B. Claude) und MS-Office.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Executive-Assistenz des Geschäftsführers und Centerdirektors, operative Unterstützung.
• Begleitung von Kundenterminen und Unterstützung bei Akquiseaktivitäten der Geschäftsleitung.
• Terminkoordination, Kalenderverwaltung und Organisation von Dienstreisen.
• Konzeption und Aufbereitung von Präsentationen sowie Unterlagen für Vorträge.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung und Follow-up.
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten der Geschäftsleitung.
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, Teams und externen Partnern.

Kenntnisse

Assistenz-Erfahrung

Office-Management

Organisationstalent

Diskretion

Reisebereitschaft

KI-Tools Einsatz

MS Office

Outlook/Word/Excel

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung

Idealerweise Studium

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

MS Teams

Jobbeschreibung

Fraunhofer Austria Research GmbH in Wien sucht eine engagierte Executive Assistant (m/w/d) mit mindestens 30 Stunden pro Woche. Sie unterstützt den Geschäftsführer und Centerdirektor im operativen Tagesgeschäft und trägt so unmittelbar zum Erfolg des Centers bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Begleitung von Kundenterminen, Reiseorganisation, die Erstellung von Präsentationen und die Vor- sowie Nachbereitung von Meetings.