Executive Assistant & Backoffice Lead – International

Gossau24; Lavamünd; Hybrid; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Heliobus AG sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die die Geschäftsführung unterstützt, das Backoffice koordiniert und zentrale administrative Aufgaben übernimmt. Sie arbeiten eng mit der GL zusammen, planen Termine, Reisen und Meetings.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss, Führungserfahrung im internationalen Umfeld und sehr gute Mehrsprachigkeit in DE/EN, FR/IT von Vorteil.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL.
• Erfahrung als Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung.
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld.
• Sehr gute mehrsprachige Ausdrucksweise in Wort und Schrift (DE, EN); FR, IT von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme.
• Kenntnisse im Bereich Marketing/Digital Marketing oder Kommunikation.
• Kenntnisse im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube).
• Kenntnisse im Bereich SEO, Google Ads von Vorteil.
• IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools.

Aufgaben

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund.
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und Dokumente (DE, EN; FR, IT von Vorteil).
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse.
• Terminplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte.
• Verantwortung Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM).
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement.
• Mithilfe bei Organisation und Koordination von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen.
• Proaktives Management von Terminen, Reisen und Besprechungen für die Geschäftsleitung.
• Übernahme von Recherchetätigkeiten und eigenständige Aufbereitung von Informationen.
• Unterstützung von Marketingaktivitäten.

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL

Tools

MS-Office

CRM/ERP Tools

Google Ads

Jobbeschreibung

Die Heliobus AG sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die die Geschäftsführung unterstützt, das Backoffice koordiniert und zentrale administrative Aufgaben übernimmt. Sie arbeiten eng mit der GL zusammen, planen Termine, Reisen und Meetings.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss, Führungserfahrung im internationalen Umfeld und sehr gute Mehrsprachigkeit in DE/EN, FR/IT von Vorteil.