Event- / Projektmanager*in

Federation of Austrian Industries; Wien; On-site; EUR 50,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Wiener Linien Jahreskarte

MyClubs-Sport Abo

Pluxee

Job summary

Federation of Austrian Industries sucht eine/n erfahrene/n Operative/n Projektsteuerer/in zur Unterstützung der Projektleitung. Sie steuern eigenständig Workstreams wie Speaker, Sponsoren, Programm, Logistik und Teilnehmermanagement und koordinieren externe Partner.

In der Position arbeiten Sie eng mit der Projektleitung zusammen, erstellen Präsentationen und Berichte, bereiten Abstimmungen vor und sichern eine hochwertige Umsetzung der Veranstaltungsformate, inkl. Salzburg Summit.

Qualifications

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Projekt- und/oder Eventmanagement.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationskompetenz.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Ausbildung.

Responsibilities

• Operative Steuerung und Weiterentwicklung des integrierten Projektplans inklusive Meilensteinen, Abhängigkeiten, Terminen und Deadlines.
• Eigenständige Übernahme definierter Workstreams (Speaker, Sponsoren, Programm, Side Events, Logistik, Teilnehmermanagement).
• Operative Koordination externer Dienstleister, Agenturen und Partner.
• Vor- und Nachbereitung von Abstimmungen sowie To-do-, Entscheidungs- und Dokumentationsmanagement.
• Erstellung von Präsentationen, Briefings, Ablaufplänen und Entscheidungsgrundlagen.
• Betreuung definierter Speaker, Sponsoren und Partner sowie deutsch- und englischsprachige Korrespondenz.
• Unterstützung bei Einladungstools, Eventwebseite, Teilnehmerdaten und Registrierungen; ggf. eigenständige Verantwortung für Teilnehmermanagement.
• Koordination temporärer Unterstützungskräfte in den Bereichen.
• Verantwortung für kleinere Veranstaltungsformate; Mitverantwortung für Salzburg Summit.

Skills

Projektmanagement

Eventmanagement

Organisation

Koordination

Kommunikation

Education

Hochschulabschluss

Tools

MS Office

PowerPoint

Job description

Schwerpunkt operative Projektsteuerung | Vollzeit, 38,5 Stunden

In dieser Rolle sind Sie die operative rechte Hand der Projektleitung und übernehmen schrittweise eigene Verantwortungsbereiche. Sie sorgen dafür, dass komplexe Veranstaltungsprojekte strukturiert, verbindlich und in hoher Qualität umgesetzt werden.

• Operative Steuerung und laufende Weiterentwicklung des integrierten Projektplans inklusive Meilensteinen, Abhängigkeiten, Terminen und Deadlines
• Eigenständige Übernahme definierter Workstreams, beispielsweise in den Bereichen Speaker, Sponsoren, Programm, Side Events, Logistik oder Teilnehmermanagement
• Operative Koordination und Steuerung externer Dienstleister, Agenturen und weiterer Projektpartner
• Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Abstimmungen sowie verlässliches To-do-, Entscheidungs- und Dokumentationsmanagement
• Professionelle Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Briefings, Ablaufplänen und Entscheidungsgrundlagen
• Betreuung definierter Speaker, Sponsoren und Partner sowie deutsch- und englischsprachige Korrespondenz
• Mitarbeit bei Einladungstools, Eventwebseite, Teilnehmerdaten und Veranstaltungsregistrierungen; ggf. auch eigenständige Verantwortung für das Teilnehmermanagement
• Operative Koordination von temporären Unterstützungskräften in den zugeordneten Arbeitsbereichen
• Treffen operativer Entscheidungen innerhalb klar definierter Kompetenzgrenzen sowie Vertretung der Projektleitung bei operativen Fragestellungen
• Eigenständige Verantwortung für kleinere Veranstaltungsformate sowie operative Mitverantwortung für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Salzburg Summit
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Projekt- und/oder Eventmanagement, idealerweise in einem anspruchsvollen, stakeholderintensiven Umfeld
• Nachweisbare Erfahrung in der eigenständigen Steuerung von Projekten, Teilprojekten oder komplexen Veranstaltungsformaten
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationskompetenz sowie ein sehr gutes Verständnis für Prioritäten, Abhängigkeiten und Risiken
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Verbindlichkeit in der Umsetzung
• Souveräne Kommunikation und professionelles Auftreten gegenüber Führungskräften, Partnern, Sponsoren, Speakern und Dienstleistern
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in intensiven Projektphasen und rund um Veranstaltungstermine
• Entscheidungsstärke, Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung schrittweise zu übernehmen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Interesse an Kommunikation, Wirtschaft, Politik und gesellschaftlichen Zukunftsfragen
• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung, vorzugsweise in Projekt-, Event- oder Kommunikationsmanagement
• Eine Vollzeitposition mit eigenem Verantwortungsbereich und klarer Entwicklungsperspektive
• Die Möglichkeit, eines der renommiertesten wirtschafts- und gesellschaftspolitischen Veranstaltungsformate Österreichs aktiv mitzugestalten
• Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung sowie schrittweise Entwicklung von der Einarbeitung über Co-Lead-Aufgaben bis zur operativen Führung definierter Bereiche
• Vielfältige Mitgestaltungsmöglichkeiten in einem hochprofessionellen und engagierten Team
• Einen repräsentativen Arbeitsort im Zentrum von Wien sowie attraktive Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, MyClubs-Sport Abo, Pluxee, etc.)
• Ein Jahresbruttogehalt ab EUR 50.000,-; Überbezahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich