PROJECT & EXECUTIVE COORDINATOR EVENT 70 - 80%

The Talents Lab GmbH; Lavamünd; Hybrid; EUR 48.000 - 69.000; Vollzeit

Zusammenfassung

The Talents Lab GmbH sucht eine Projekt- & Executive Coordinator (70-80%). Die Rolle fokussiert zentrale Koordination, Fristen- und Meilenstein-Management sowie die Organisation von Meetings und Entscheidungsgrundlagen. Sie agieren als Bindeglied zu nationalen und internationalen Partnerorganisationen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildungen im Bereich Projektkoordination und mehrere Jahre Erfahrung in der Koordination von Projekten bzw. Events.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung abgeschlossen.
• Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Projektleitung, Eventmanagement oder Koordination bevorzugt.
• Mehrjährige Koordinationserfahrung, idealerweise in Non-Profit oder Eventumfeld.

Aufgaben

• Zentrale Führung, Koordination und Terminplanung für Generalsekretariat und Organisation.
• Steuerung komplexer Abläufe und Vernetzung relevanter Stakeholdern.
• Sicherstellung von Fristen und Meilensteinen.
• Aufgaben-, Decision- und Deadlines- Nachverfolgung; Handlungsbedarf frühzeitig aufzeigen.
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings sowie Entscheidungsgrundlagen.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Bereichen.
• Pflege zentraler Planungs-, Termin- und Organisationsinstrumente.
• Koordination von organisationsweiten Terminen, Sitzungen und Workshops.
• Bindeglied bei administrativen Belangen zu nationalen und internationalen Partnerorganisationen.
• Pflege/Weiterentwicklung zentraler Organisationsdokumente und Ablagestrukturen.
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement und Rekrutierungsprozessen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Projektkoordination

Teamfähigkeit

Deutsch (Muttersprache)

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

Eigeninitiative

Troubleshooting

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung in Betriebswirtschaft/Projektleitung/Eventmanagement

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Our client is

We are looking for a

PROJECT & EXECUTIVE COORDINATOR

EVENT 70-80% (m/w/d)

die rolle.

• Zentrale Führung und Koordination sowie Terminplanung für das Generalsekretariat und die Gesamtorganisation
• Steuerung komplexer Abläufe sowie Vernetzung notwendiger Anspruchsgruppen (Leitzentrale)
• Sicherstellung und Einhaltung wichtiger Fristen und Meilensteine
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheiden und Deadlines sowie frühzeitiges Aufzeigen von Handlungsbedarf
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherstellung und Steuerung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Bereichen und relevanten Stakeholdern
• Führung und Pflege zentraler Planungs-, Termin- und Organisationsinstrumente
• Koordination und Planung organisationsweite Termine, Sitzungen und Workshops
• Bindeglied nationaler und internationaler Partnerorganisationen bei administrativen Anliegen der Organisation
• Pflege und Weiterentwicklung zentraler Organisationsdokumente, Ablagestrukturen
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement sowie bei Rekrutierungsprozessen

was du mitbringst.

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Projektleitung, Eventmanagement oder Projektkoordination
• Mehrjährige Erfahrung in Koordination und Projektorganisation. Vorteilhaft in einer Non-Profit-Organisation oder im Eventumfeld
• Sehr gute Kenntnisse der gesamten Microsoft-365-Anwendungspalette
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute mündliche Sprachkenntnisse in Französisch, jede weitere Sprache ist ein Plus
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Auszeichnete Fähigkeiten Prioritäten zu setzen, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarf sowie freundliche Hartnäckigkeit
• Vernetzte und lösungsorientierte Denkweise sowie Troubleshooting-Kompetenz, um Herausforderungen pragmatisch und effizient zu meistern
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Teamorientierte Persönlichkeit mit einer ausgeprägten Dienstleistungsmentalität sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen und Menschen

warum du es lieben wirst.

• Die einmalige Chance, einen internationalen Grossanlass von der Planung bis zur Durchführung aktiv mitzugestalten
• Du arbeitest in einem engagierten Team mit kurzen Entscheidungswegen und erhältst die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und die Organisation nachhaltig mitzugestalten
• Die Möglichkeit bereichsübergreifend mit unterschiedlichsten Fachpersonen zusammenzuarbeiten
• Eine abwechslungsreiches und dynamisches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit sichtbarer Wirkung
• Viel Eigenverantwortung sowie Raum für Ideen und Verbesserungen
• Flexible Arbeitsformen und zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Ein motiviertes und engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen

details.

• Location: Zurich, Chur
• Start date: ASAP bis Frühling 2029
• Workload: 70-80%