Büroorganisation & Administration – 3-Tage-Woche, Homeoffice

ÖH-Bundesvertetung; Wien; Hybrid; EUR 13.000 - 15.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

3-Tage-Woche mit 1 Tag Home-Office

Zusammenfassung

ÖH-Bundesvertretung sucht eine organisierte Verwaltungs-unterstützung (m/w/d) für 15 Stunden pro Woche. Sie arbeiten eng mit der zweiten Administrationskraft zusammen, koordinieren Termine, verwalten Akten und unterstützen Budget- sowie Buchhaltungsaufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Office-Management, Protokollführung, Datenpflege in Büro- und Abrechnungsdatenbanken sowie die Vorbereitung von Sitzungen. Flexible Arbeitszeiten und berufliche Entwicklung werden angeboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehrabschluss, HAS, HAK, HBLA, Mag./BSc)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Solide Erfahrung in Buchhaltung und Kassenführung
• Erfahrung mit Buchhaltungsprogrammen wie BMD
• Sehr guter Umgang mit MS Office, besonders Excel, und Datenbanken
• Zuverlässige Protokollführung
• Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Gender- und Diversity-Kompetenz

Aufgaben

• Klassisches Office-Management: Bestellwesen, Standortverwaltung, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Schlüsselverwaltung, Postbearbeitung etc.
• Erstellung, Verwaltung und Ablage von projekt- und abrechnungsrelevanten Unterlagen
• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen sowie Weiterleitung an die Buchhaltung
• Führen der Handkassa und Budgetkontrolle gemeinsam mit der Projektleitung
• Vor- bzw. Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung
• Administrative Abklärungen mit Fördergebern und Arbeit mit Datenbanken (BMD, DMS, Be-FIT, Cloud)
• Unterstützung der Projektleitung bei administrativen Personalangelegenheiten
• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen

Jobbeschreibung

ÖH-Bundesvertretung sucht eine organisierte Verwaltungs-unterstützung (m/w/d) für 15 Stunden pro Woche. Sie arbeiten eng mit der zweiten Administrationskraft zusammen, koordinieren Termine, verwalten Akten und unterstützen Budget- sowie Buchhaltungsaufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Office-Management, Protokollführung, Datenpflege in Büro- und Abrechnungsdatenbanken sowie die Vorbereitung von Sitzungen. Flexible Arbeitszeiten und berufliche Entwicklung werden angeboten.