Bürokaufmann/-frau

Top-Solution.biz IDEEH GmbH; Wiener Neustadt; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Top-Solution / IDEEH GmbH in Niederösterreich sucht eine organisierte Persönlichkeit als administrative Drehscheibe für AQUA-Teilnehmer_innen und Firmenkunden. Du koordinierst Termine, Unterlagen und Abläufe und sorgst dafür, dass alles zuverlässig dokumentiert wird.

Du pflegst die Kommunikation mit Teilnehmerinnen, Unternehmen, AMS und Ausbildungsstellen, arbeitest eigenständig, erkennst Probleme früh und findest Lösungen.

Qualifications

• Du bist echtes Organisationstalent und arbeitest strukturiert.
• Du behältst Prioritäten im Blick und arbeitest termingerecht.
• Deine Kommunikation mit Stakeholdern ist klar und sympathisch.
• Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.

Responsibilities

• Administrative und serviceorientierte Betreuung unserer AQUA-Teilnehmer_innen und Firmenkunden
• Laufende Kommunikation mit Teilnehmer_innen, Unternehmen, AMS und weiteren Ausbildungsstellen
• Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Bildungsplänen und Ausbildungsunterlagen
• Kontrolle, ob alle notwendigen Dokumente vorhanden sind und strukturierte Ablage der Unterlagen
• Verwaltung und Dokumentation von Abwesenheiten, Krankenständen und Urlauben
• Vorbereitung und Organisation von Coachingtagen und Workshops
• Unterstützung der Berater_innen und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten

Skills

Organisationstalent

Zuverlässige Arbeitsweise

Selbstständiges Arbeiten

Kommunikation

Job description

Werde Teil unseres Teams!

Du liebst es, wenn alles gut organisiert ist, behältst auch dann den Überblick, wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, eine E-Mail vom AMS hereinkommt und ein/e AQUA-Teilnehmer_in eine Frage hat? Dann könnten wir gut zusammenpassen. Wir von Top-Solution / IDEEH GmbH sind auf Personalberatung, Personalvermittlung und AQUA - Arbeitsplatznahe Qualifizierung spezialisiert. Wir begleiten Menschen auf ihrem Weg zu einer neuen beruflichen Qualifikation und unterstützen Unternehmen dabei, zukünftige Fachkräfte auszubilden. Für unser Team suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation liebt, genau arbeitet und gleichzeitig Freude am Umgang mit Menschen hat.

Du bist eine wichtige organisatorische Drehscheibe zwischen unseren AQUA-Teilnehmer_innen, Firmenkunden dem AMS und unserem internen Team. Dabei sorgst du dafür, dass Termine, Unterlagen und Abläufe zuverlässig organisiert und dokumentiert sind.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• administrative und serviceorientierte Betreuung unserer AQUA-Teilnehmer_innen und Firmenkunden
• laufende Kommunikation mit Teilnehmer_innen, Unternehmen, AMS und weiteren Ausbildungsstellen
• Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Bildungsplänen und Ausbildungsunterlagen
• Kontrolle, ob alle notwendigen Dokumente und Nachweise vollständig vorhanden sind, strukturierte Ablage und laufende Pflege der Dokumente in unserer Datenbank
• Verwaltung und Dokumentation von Krankenständen, Urlauben und sonstigen Abwesenheiten
• Vorbereitung und Organisation von Coachingtagen und Workshops
• Erstellung und Versand von Einladungen sowie organisatorische Terminorganisation und Nachverfolgung offener Aufgaben
• Unterstützung unserer Berater_innen und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten

Kurz gesagt: Du sorgst im Hintergrund dafür, dass vorne alles funktioniert.

Wen wir suchen:

Du bist ein echtes Organisationstalent und hast Freude daran, wenn Dinge gut strukturiert, vollständig und erledigt sind. Auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig auf deinem Tisch landen, kannst du Prioritäten setzen und behältst den Überblick.

Besonders wichtig sind uns:

• Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen
• Du organisierst dich selbstständig
• Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben

Was uns besonders wichtig ist

Bei uns geht es nicht nur um Administration. Hinter jedem Bildungsplan und jedem Dokument steht ein Mensch, der mit unserer Unterstützung einen wichtigen Schritt in seiner beruflichen Zukunft macht. Deshalb suchen wir jemanden, der Genauigkeit und Menschlichkeit miteinander verbindet. Du erinnerst freundlich an fehlende Unterlagen, findest Lösungen, wenn etwas nicht nach Plan läuft und sorgst dafür, dass sich TeilnehmerI_innen und Firmenkunden bei uns gut betreut fühlen.

Wir wollen nicht nur verwalten - wir wollen gemeinsam etwas bewegen!