Assistenz (m/w/d) für Infopoint und Telefonzentrale am Campus Wels (20h)

FH OÖ Studienbetriebs GmbH; Wels; On-site; EUR 29,000 - 37,000; Part time

Job summary

FH OÖ Studienbetriebs GmbH sucht eine Assistenz (m/w/d) für Infopoint und Telefonzentrale am Campus Wels in Teilzeit (20h). Sie fungieren als erste Anlaufstelle, geben Informationen, bearbeiten Anfragen, betreuen Post und liefern Organisation rund um Park- und Zutrittsdienste.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie MS-Office-Kenntnisse mit. Teamfähigkeit, Diskretion und Serviceorientierung runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in Verwaltungssoftware.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit verschiedenen Personengruppen.
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für Studierende, Lehrende, Mitarbeitende und Gäste sowie Bereitstellung von Informationen zu Räumlichkeiten, Lehrveranstaltungsorten und Campus-Infrastruktur.
• Kompetente Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Weiterleitung an zuständige Ansprechpartner.
• Betreuung der zentralen Poststelle inklusive Annahme, Ausgabe und Versandvorbereitung von Postsendungen.
• Administrative Abwicklung der Tiefgaragennutzung, Ausgabe und Verwaltung von Parktickets und Transpondern.
• Erstellung, Verwaltung und Ausgabe von Mitarbeitendenausweisen.
• Eigenverantwortliche Organisation und Betreuung der Schlüsselverwaltung.
• Betreuung der zentralen Telefonvermittlung für alle Standorte der FH Oberösterreich einschließlich der Zentrale.

Skills

Deutschkenntnisse sehr gut

Englischkenntnisse gut

MS Office

Organisationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Assistenz (m/w/d) für Infopoint und Telefonzentrale am Campus Wels (20h)

Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Verwaltung unserer Hochschule mit Ihrem Job an der FH OÖ.

Fakultät für Technik & Angewandte Naturwissenschaften

Ihre Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für Studierende, Lehrende, Mitarbeitende und Gäste sowie Bereitstellung von Informationen zu Räumlichkeiten, Lehrveranstaltungsorten und zur Campus-Infrastruktur
• Kompetente Bearbeitung allgemeiner Anfragen sowie Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpersonen und Organisationseinheiten
• Betreuung der zentralen Poststelle einschließlich Annahme, Ausgabe und Versandvorbereitung von Postsendungen
• Administrative Abwicklung der Tiefgaragennutzung, insbesondere Ausgabe und Verwaltung von Parktickets und Transpondern
• Erstellung, Verwaltung und Ausgabe von Mitarbeitendenausweisen
• Eigenverantwortliche Organisation und Betreuung der Schlüsselverwaltung
• Betreuung der zentralen Telefonvermittlung für sämtliche Standorte der FH Oberösterreich einschließlich der Zentrale
• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Berufserfahrung im Empfangs-, Service- oder Verwaltungsbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in interne Verwaltungs- und Informationssysteme
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie interkulturelle Kompetenz und lösungsorientiertes Handeln
• Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und Zutrittsmedien
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
• Kenntnisse in der Postbearbeitung, Telefonvermittlung oder Zutrittsverwaltung sowie Erfahrung im Hochschul- oder Bildungsbereich von Vorteil

Die FH Oö steht für Chancengleichheit und Diversität.

Unsere Ausschreibung richtet sich an alle Interessierten.

Wir bieten Ihnen für diese Position ein Bruttomonatsgehalt (auf Vollzeitbasis, 14x jährlich) ab EUR 2.600 bis 3.290 (abhängig von anrechenbaren Vordienstzeiten).

Gehalt

Bruttogehalt auf Vollzeitbasis ab € 2600 ,-/ Monat

Voraussetzungen

Lehrabschluss oder berufsbildende mittlere Schule

Fakultät für Technik & Angewandte Naturwissenschaften,
Stelzhamerstraße 23,
4600 Wels