Assistent:in im Vizerektorat (m/w/d)

Medizinische Universität Wien; Wien; On-site; EUR 14,000 - 17,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiter:innenrabatte

Sichere Arbeitgeberin

Kantine

Job summary

Medizinische Universität Wien sucht eine:n Assistent:in im Vizerektorat (m/w/d) in Teilzeit (20 Wochenstunden) ab 4. Jänner 2027.

Die Stelle ist zunächst sechs Monate befristet und geht danach bei Eignung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis über. Zu den Aufgaben gehören präzise Terminkoordination, Reiseorganisation, professionelle Korrespondenz in DE/EN, sowie Unterstützung im Forschungsservice, Europabüro und Gremien.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau.
• Einschlägige Vorerfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise im Hochschul-/Bildungswesen, im Gesundheitsbereich oder in der öffentlichen Verwaltung.
• Sehr gute IT-Kenntnisse (insbesondere Outlook-Kalenderverwaltung, Word, Excel und PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Videokonferenzsystemen.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch, einschließlich professioneller Korrespondenz.
• Genaue, strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen, Priorisierungskompetenz und hoher Termintreue.
• Hohe Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Änderungen.
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen.
• Soziale Kompetenz, Serviceorientierung und freundliches Auftreten.

Responsibilities

• Unterstützung des Vizerektorats für Forschung und Innovation durch gehobene Assistenz, insbesondere präzise und vorausschauende Terminkoordination, Kalenderführung, Bearbeitung von Anfragen
• Eigenständige Organisation und Abwicklung von Dienstreisen im In- und Ausland einschließlich Buchungen und Reiseabrechnungen
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung professioneller Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie vertraulicher Schriftstücke, Präsentationsunterlagen, Berichte und Protokollen inklusive Recherchetätigkeiten und abteilungsübergreifender Abstimmungen
• Bearbeitung des Forschungs- und Förderwesens durch Kommunikations- und Datenmanagement
• Administrative Unterstützung des Forschungsservices, des Europabüros sowie verwandter Abteilungen und Gremien
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Besprechungen einschließlich Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle, Beschlussdokumentation und Nachverfolgung offener Aufgaben
• Koordination von Fristen, Wiedervorlagen und Dokumenten sowie organisatorische Unterstützung bei Ausschreibungs- und Auswahlverfahren
• Betreuung und Bewirtung von (internationalen) Gästen und Besucher:innen

Skills

Deutsch (verhandlungssicher)

Englisch (verhandlungssicher)

Organisationstalent

Termintreue

Belastbarkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Education

Matura-Abschluss

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Assistent:in im Vizerektorat (m/w/d)

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Service der Universitätsleitungsucht voraussichtlich ab 4. Jänner 2027, in Teilzeit(20 Wochenstunden)eine:n Assistent:in im Vizerektorat (m/w/d).Das Arbeitsverhältnis wird zunächst auf sechs Monate befristet und geht anschließend bei entsprechender Eignung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis über.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Vizerektorats für Forschung und Innovation durch gehobene Assistenz, insbesondere präzise und vorausschauende Terminkoordination, Kalenderführung, Bearbeitung von Anfragen
• Eigenständige Organisation und Abwicklung von Dienstreisen im In- und Ausland einschließlich Buchungen und Reiseabrechnungen
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung professioneller Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie vertraulicher Schriftstücke, Präsentationsunterlagen, Berichte und Protokollen inklusive Recherchetätigkeiten und abteilungsübergreifender Abstimmungen
• Bearbeitung des Forschungs- und Förderwesens durch Kommunikations- und Datenmanagement
• Administrative Unterstützung des Forschungsservices, des Europabüros sowie verwandter Abteilungen und Gremien
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Besprechungen einschließlich Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle, Beschlussdokumentation und Nachverfolgung offener Aufgaben
• Koordination von Fristen, Wiedervorlagen und Dokumenten sowie organisatorische Unterstützung bei Ausschreibungs- und Auswahlverfahren
• Betreuung und Bewirtung von (internationalen) Gästen und Besucher:innen
• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau
• Einschlägige Vorerfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise im Hochschul-/Bildungswesen, im Gesundheitsbereich oder in der öffentlichen Verwaltung
• Sehr gute IT-Kenntnisse (insbesondere Outlook-Kalenderverwaltung, Word, Excel und PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Videokonferenzsystemen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch, einschließlich professioneller Korrespondenz
• Genaue, strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen, Priorisierungskompetenz und hoher Termintreue
• Hohe Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Änderungen
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen
• Soziale Kompetenz, Serviceorientierung und freundliches Auftreten

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.379,-- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien.

Kennzahl: 673/26

Benefits und Angebote

Finanzielle Vorteile und Absicherung

• Betriebliche Altersvorsorge Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Mitarbeiter:innenrabatte Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Sichere Arbeitgeberin Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Kantine In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.

Work-Life-Balance und Vereinbarkeit

• Work-Life-Balance Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Kinderbetreuung Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Gleitzeit & Telearbeit Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.

Arbeitskultur und Werte

• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Mitarbeiter:innenevents Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Gesundheitsmaßnahmen Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.

Mobilitätsförderung

• Mobilitätsförderung Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
• Gute Verkehrsanbindung Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Parkmöglichkeit Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen.Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausbauen.

Weiterentwicklung und Karriere

• Interne Weiterbildungen Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
• Beratungsangebote Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z. B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.