Assistent:in des Vorstands

BILLA AG; Wiener Neudorf; Vor Ort; EUR 40.500 - 49.500; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mitarbeiter:innen-Rabatte

Essenszuschuss in Kantinen

Fitnessstudio kostenlos

Vergünstigungen bei Partnerunternehmen

Zusammenfassung

BILLA AG in Österreich sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und zur Organisation aller Abläufe. Sie steuern eigenständig Aufgaben, koordinieren Prioritäten und sichern konsequentes Follow-up.

Zu Ihren Aufgaben gehört Terminmanagement, Reiseplanung, Meetings inklusive Vor-/Nachbereitung, sowie Verwaltung kaufmännischer Prozesse und Dokumentenmanagement. Internationale Zusammenarbeit rundet das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens fünf Jahre Erfahrung in gehobener Managementassistenz.
• Gute Kenntnisse in Büro-Softwares (MS Office), SAP und modernen Technologien inklusive KI-Anwendungen.
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit, lösungsorientiertes Denken und sehr gute Deutsch- und Englischfähigkeiten.
• Diskretion und integrer Arbeitsstil; professionelles Auftreten auch in sensiblen Situationen.
• Serviceorientierung, Verlässlichkeit, Verbindlichkeit, diplomatisches Gespür und proaktives Arbeiten.

Aufgaben

• Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden im operativen Tagesgeschäft und Organisation der Abläufe.
• Eigenständige Steuerung von Aufgaben, Prioritätenkoordination und konsequentes Follow-up.
• Büroorganisation: Terminmanagement, Reiseplanung, Koordination von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Durchführung kaufmännischer/administrativer Prozesse: Antragsbearbeitung, Rechnungsabwicklung, Auftragsverwaltung, Dokumentenmanagement.
• Veranstaltungsorganisation, Koordination von Arbeitskreisen national und international, Fristen- und Terminhaltung.
• Zentrale Schnittstelle: Kommunikation mit internen/externen Partnern und transparente, effiziente Abläufe.

Kenntnisse

Flexibilität

Belastbarkeit

Diskretion

Kommunikation zweisprachig Deutsch/Eng

Serviceorientierung

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

MS Office

KI-Anwendungen

Jobbeschreibung

BILLA zählt zu den führenden Handelsunternehmen Österreichs und steht für Qualität, Kundennähe sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Täglich begrüßen wir rund 1,9 Millionen Kund:innen und unterstreichen damit unsere zentrale Rolle in der österreichischen Nahversorgung. Mehr als 30.000 Mitarbeiter:innen in rund 1.300 Märkten sorgen tagtäglich dafür, dass hochwertige Produkte zu familienfreundlichen Preisen zuverlässig verfügbar sind.

Stellenbeschreibung

• In dieser Position unterstützen Sie den Vorstandsvorsitzenden im operativen Tagesgeschäft und sorgen für eine strukturierte Organisation sämtlicher Abläufe.
• Als Assistenz übernehmen Sie die eigenständige Steuerung von Aufgaben, koordinieren Prioritäten und stellen durch konsequentes Follow‑up die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Die professionelle Organisation des Büros umfasst Terminmanagement, Reiseplanung sowie die Koordination von Meetings inklusive inhaltlicher Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Protokollen.
• Kaufmännische und administrative Prozesse, einschließlich Antragsbearbeitung, Rechnungsabwicklung, Auftragsverwaltung sowie Dokumentenmanagement, führen Sie zuverlässig und strukturiert durch.
• In Ihrer Rolle organisieren Sie Veranstaltungen, koordinieren Arbeitskreise auf nationaler und internationaler Ebene und stellen die Einhaltung von Fristen sowie Terminen sicher.
• Als zentrale Schnittstelle steuern Sie die Kommunikation mit internen und externen Partner:innen und gewährleisten transparente sowie effiziente Abläufe.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion des gehobenen Managements mit.
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen Büro‑ und MS Office‑Anwendungen setzen wir voraus, ebenso Erfahrung im Umgang mit SAP sowie ein sicherer Einsatz moderner Technologien, einschließlich KI‑Anwendungen.
• Sie überzeugen durch hohe Flexibilität und Belastbarkeit, ausgeprägtes lösungsorientiertes Denken sowie eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch und Englisch.
• Als persönliche Assistenz des Vorstandsvorsitzenden agieren Sie in allen Agenden mit Diskretion sowie integrer Vorgehensweise. Auch in sensiblen oder anspruchsvollen Situationen handeln Sie ruhig und professionell.
• Sie zeichnen sich durch Ihre Serviceorientierung und Verlässlichkeit aus. Überzeugungskraft, Verbindlichkeit, diplomatisches Gespür und Taktgefühl gepaart mit Ihrer selbstständigen, proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Zusätzliche Informationen

• Langfristige, abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem verlässlichen Arbeitgeber in einem kollegialen Team
• Mitarbeiter:innen‑Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab 45.000 Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Geben Sie uns mit Ihrem Lebenslauf Einblick in Ihre Berufserfahrungen und laden Sie ihn bitte hoch – gerne auch anonymisiert!

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.