Coordination and Follow-up Officer

Tanqeeb; Abu Dhabi; On-site; AED 60,000 - 100,000; Full time

Job summary

Tanqeeb تعلن عن فرصة وظيفة إداري تطويري بدوام كامل في أبوظبي لتولي مهام تنظيمية وإدارية مهمة. ستشمل المهام إعداد المراسلات، دعم مشروعات الإدارة وتنسيقها مع الجهات المعنية، وإدارة الاتصالات والجدولة وتوثيق المحاضر.

المتقدم مطلوب لديه دبلوم عالي أو بكالوريوس في العلاقات العامة أو إدارة الأعمال، مع خبرة سابقة حتى 2 سنوات في مجال مشابه، ويُفضل أن يكون لديه فهم مؤسسي وتواصل فعال وتحمّل للأعباء. شركة Tanqeeb توفر بيئة عمل داعمة وفرص نمو وتطوير مهنى.

Qualifications

• القدرة على التنظيم والتنسيق الجيد بين الجهات المختلفة.
• مهارات تواصل فعالة ومهنية عالية.
• فهم مؤسسي وتقديم أفكار لتعزيز الإجراءات.
• إحاطة وبث طاقة إيجابية في بيئة العمل.

Responsibilities

• إعداد وصياغة المراسلات والتعاميم الموجهة إلى مكتب المدير العام والجهات الخارجية.
• تقديم الدعم الداخلي في مشاريع الإدارة ومتابعة سيرها.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة لتعريف وتحديد متطلبات ونطاق وأهداف المشاريع.
• إدارة البريد الإلكتروني، الاتصالات الهاتفية، وجدولة وتنسيق الاجتماعات وتدوين المحاضر.
• التنسيق مع إدارات الموارد البشرية والمشتريات والخدمات اللوجستية وتكنولوجيا المعلومات.
• متابعة المراسلات والرد وفق توجيهات المسؤول المباشر.
• تقديم الدعم الفني وتوصيات لتحسين الإجراءات والأنظمة وإعداد التقارير.

Education

Diploma or Bachelor’s in Public Relations or Business Administration

Job description

Job description

الهدف الوظيفي: تنفيذ الأعمال اليومية في الإدارة للتأكد من سير الإجراءات والمشاريع بسلاسة ووفق الخطة المحددة لها، والتنسيق الداخلي والخارجي بين الإدارة والوحدات التنظيمية الأخرى في الدائرة وجهات حكومة دبي الأخرى وأي جهات خارجية وفق خطة التواصل المتبعة في الإدارة ومتابعة المراسلات والتعاميم الإدارية ورفع التقارير فيها عند الطلب.

المهام والمسؤوليات:

• إعداد وصياغة التعاميم والمراسلات الموجهة الى مكتب المدير العام والجهات الخارجية.
• توفير الدعم الداخلي في مشاريع الادارة للتأكد من سير المشروع بسلاسة وتقديم الدعم الفني إذا تطلب الامر.
• التنسيق والتواصل مع أصحاب مصلحة مشاريع الادارة لتعريف وتحديد متطلبات ونطاق وأهداف مشاريع الادارة.
• تنفيد الخدمات الإدارية المكتبية في الإدارة من خلال متابعة الطلبات عبر البريد الالكتروني ، واستلام المكالمات الهاتفية، نشر التعاميم والمراسلات وفق النطاق المحدد، جدولة وتنسيق الاجتماعات، توفير أجندة الاجتماعات، تسجيل وتدوين محاضر الاجتماعات حسب الطلب.
• التواصل والتنسيق مع إدارة الخدمات المساندة في توفير خدمات إدارة الموارد البشرية والمشتريات والخدمات اللوجستية وخدمات تقنية المعلومات والمستلزمات المكتبية.
• متابعة المراسلات الصادرة والتأكد من إرسالها في الأوقات الزمنية المحددة لها والرد عليها وفق توجيهات المسؤول المباشر.
• توفير الدعم الفني والتوصيات اللازمة في تحديد التحديات الداخلية وتحسين خدمات وأنظمة إجراءات الإدارة ورفع التقارير والملاحظات في ذلك.
• التنسيق والتواصل الداخلي في دائرة الموارد البشرية الموارد البشرية لحكومة دبي لتطبيق برامج وسياسات الموارد البشرية.
• إدارة الملفات والمستندات الالكترونية والحرص على أرشفتها وتوثيقها وترقيمها وفق الإجراءات والنظم المتبعة.
• تقديم الدعم اللازم للفريق الإداري لتقويم الوظائف في المهام اليومية وتقديم العون في خدمات تقويم الوظائف.

التخصص الأكاديمي: شهادة الدبلوم العالي أو البكالوريوس في مجال العلاقات العامة او إدارة الأعمال أو أي مجال مشابه.

سنوات الخبرة: 2-0 سنوات كم الخبرة في ذات مجال العمل.

الكفاءات الأساسية:

1. التميز في التنفيذ
2. التواصل الفعال
3. الفهم المؤسسي
4. استحضار وبث طاقة إيجابية

الكفاءات الفنية:

• الإلمام بقانون إدارة الموارد البشرية رقم (8) لسنة 2018.
• الإلمام بالإجراءات والسياسات المتبعة في دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي.