Assistant personnel exécutif Dubaï (H/F)

Mezaelle; Dubai; Hybrid; AED 134,000 - 201,000; Part time

Job summary

Mezaelle recherche un/une assistant(e) administratif(ve) et exécutif(ve) basé(e) à Dubaï. Poste en indépendant à 80% avec localisation Dubaï + remote et déplacements réguliers auprès des autorités et bureaux.

Vous accompagnerez directement la fondatrice et CEO, gérerez l’agenda, les dossiers personnels et les démarches locales, tout en supervisant les travaux et les installations des bureaux à Dubaï.

Qualifications

• Expérience confirmée (5 ans minimum) en assistanat de direction.
• Expérience des démarches administratives aux Émirats arabes unis (free zones, licences, DEWA, Ejari, portails gouvernementaux).

Responsibilities

• Piloter au quotidien la coordination des prestataires personnels et le suivi de leur facturation.
• Organiser l'agenda et les rendez-vous de la CEO, ainsi que la logistique associée.
• Gérer les documents personnels de la CEO et leur classement.
• Suivre les démarches et chantiers personnels de la CEO à Dubaï.
• Anticiper les besoins de la CEO avant ses déplacements.
• Suivre les travaux d'aménagement et les installations techniques des bureaux.
• Piloter les démarches réglementaires et les licences des sociétés.
• Suivre les démarches administratives locales et les portails.
• Constituer et tenir à jour les dossiers justificatifs auprès des partenaires.
• Organiser la logistique des tournages et coordonner les contenus.

Skills

Déplacements réguliers

Adaptabilité

Réactivité

Initiative

Autonomie

Rigueur

Discrétion

Maîtrise outils digitaux

Google Workspace

WhatsApp

Excel

ClickUp

Français courant

Anglais pro

Tools

Google Workspace

WhatsApp

Excel

ClickUp

Job description

Depuis 2016, Mezaelle accompagne des milliers de personnes à travers des formations innovantes en développement personnel et spirituel. Grâce à une communauté engagée et à plus de 25 ans d'expertise, nous aidons nos apprenants à vivre des transformations profondes et durables.

Dans le cadre de sa structuration à Dubaï, le groupe recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et exécutif(ve) basé(e) à Dubaï.

Votre rôle

Vous accompagnez directement la fondatrice et CEO, dans son organisation à Dubaï : vie personnelle sur place, démarches administratives locales et suivi des bureaux du groupe. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de proximité pour tout ce qui demande une présence physique à Dubaï : déplacements auprès des autorités, suivi des dossiers sur les portails administratifs, coordination avec les prestataires locaux.

Localisation : Dubaï + remote, avec déplacements réguliers auprès des autorités, prestataires et sur les bureaux.

Statut : prestataire indépendant(e) – poste à 80%

1. Assistanat personnel de la CEO à Dubaï

• Piloter au quotidien la coordination des prestataires personnels et le suivi de leur facturation.
• Organiser l'agenda et les rendez-vous de la CEO, ainsi que la logistique associée.
• Gérer les documents personnels de la CEO (factures, contrats, pièces administratives) et leur classement.
• Suivre les démarches et chantiers personnels de la CEO à Dubaï (travaux, fournisseurs, rendez-vous, échanges avec les conseils juridiques).
• Anticiper les besoins de la CEO avant ses déplacements.

2. Bureaux de Dubaï : travaux, conformité et installations

• Suivre les travaux d'aménagement avec l'entreprise en charge (électricité, câblage, réseau, compteurs, installations techniques) et veiller au respect des échéances.
• Coordonner les intervenants et experts sur place : plans, autorisations, inspections, certificats de conformité.
• Piloter les démarches réglementaires : DLD / Ejari, activation DEWA, compteurs et transferts de dépôts, Civil Defense, sécurité incendie.
• Coordonner Empower pour la climatisation des bureaux.
• Suivre les installations IT et sécurité : souscription Etisalat, box, Wi-Fi, réseau, caméras de surveillance, avec test de bon fonctionnement.
• Organiser la gestion des accès : clés, places de parking, information des personnes concernées.

3. Suivi administratif et financier local

• Centraliser et suivre les factures, paiements, dépôts et justificatifs liés aux activités de Dubaï.
• Suivre les charges mensuelles et trimestrielles (bureaux, abonnements, fournisseurs).
• Transmettre les pièces demandées au cabinet comptable et à la direction.
• Tenir à jour la liste des prestataires locaux (studios, artisans, techniciens).

4. Démarches administratives locales (tampons, portails, douane)

• Déposer et suivre les dossiers sur les portails administratifs des Émirats.
• Assurer les démarches nécessitant une présence physique (tampons, dépôts de dossiers, retraits de documents).
• Déposer et suivre les dossiers sur le portail de la Douane française (ex. : numéros EORI).

5. Licences commerciales des sociétés de Mezaelle

• Suivre l'obtention, le renouvellement et les modifications des licences commerciales des sociétés de la CEO.

6. Démarches administratives et juridiques liées aux sociétés

• Assurer le suivi des démarches liées à la franchise (ouverture, documents administratifs et juridiques, mise en place bancaire).
• Accompagner les évolutions de structure du groupe et la réorganisation de certaines activités.
• Constituer et tenir à jour les dossiers justificatifs nécessaires auprès des partenaires et organismes.

7. Démarches éditoriales

• Suivre les démarches réglementaires liées à la maison d'édition, dont les demandes d'ISBN.
• Assurer les relances, la transmission et l'archivage des documents obtenus.

8. Coordination des contenus vidéo

• Organiser la logistique des tournages sur place (planification, ressources, supports).
• Contrôler la conformité des contenus livrés par rapport aux briefs et signaler les éléments manquants.

Profil recherché

Expérience

• Expérience confirmée (5 ans minimum) en assistanat de direction, assistanat personnel ou services administratifs aux entreprises.
• Expérience significative des démarches administratives aux Émirats arabes unis (free zones, licences, DEWA, Ejari, portails gouvernementaux).

Compétences

• Disponibilité pour des déplacements réguliers sur Dubaï (autorités, prestataires, bureaux).
• Forte capacité d'adaptation : aisance dans un environnement dynamique où les priorités, les calendriers et les décisions peuvent évoluer rapidement.
• Réactivité et gestion des imprévus : capacité à réajuster son organisation, à absorber les pics d'activité et à travailler sous pression sans perdre en qualité.
• Proactivité et sens de l'initiative : anticiper les besoins, faire preuve de force de proposition et maintenir l'avancement des dossiers même lorsque les validations sont différées.
• Autonomie et persévérance : capacité à suivre un dossier jusqu'à sa clôture.
• Rigueur dans le suivi, le classement et le reporting.
• Discrétion absolue sur les sujets personnels et confidentiels.
• Maîtrise des outils digitaux : Google Workspace, WhatsApp et Excel (tableaux de suivi, tableaux de bord).
• Maîtrise des outils de gestion de projet et de suivi des tâches (ClickUp ou équivalent) pour piloter et suivre l'activité de l'ensemble des prestataires de l'entreprise.
• Français courant
• Anglais professionnel indispensable.

Pourquoi rejoindre Mezaelle ?

• Un rôle de proximité directe avec la fondatrice, dans un groupe en pleine structuration à Dubaï.
• Des missions variées et concrètes, entre vie personnelle, administratif et bureaux.
• Une collaboration en indépendant, avec une vraie autonomie d'organisation.