Teilzeit-Office-Manager: Organisation, Budget & Forschung

ivm; Indiana; On-site; USD 13,000 - 16,000; Part time

Benefits offered by this job

6 Wochen Urlaub/Erholungszeit

Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Mitarbeiter-Benefits

Campusleben und gutes Arbeitsklima

Öffentliche Verkehrsmittel gut zugreif

Job summary

Die Wirtschaftsuniversität Wien sucht eine engagierte Assistenz im Department Office Volkswirtschaft in Teilzeit. Sie organisieren und kommunizieren als zentrale Schnittstelle zwischen akademischer Einheit, Department, Studierenden und Lehrenden, und halten den Betrieb mit Hands-on-Mentalität am Laufen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetverwaltung in SAP, Unterstützung bei Drittmittel-Projekten, Sekretariatsaufgaben, Publikationen, Front Office sowie Web-Pflege und

Qualifications

• Matura oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung.
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365; SAP, TYPO3, KI-Tools und Lernplattformen sind von Vorteil.
• Zahlenaffinität und detailgenaue Arbeit mit Zahlen.
• Erfahrung als Assistenz oder im Sekretariat; Verwaltung von Drittmitteln wünschenswert.
• Deutsch- und Englischkenntnisse mindestens C1; Serviceorientierte Kommunikation.

Responsibilities

• Finanzen: Budgets verwalten, Finanzberichte erstellen, Reisekostenabrechnungen bearbeiten.
• Drittmittel-Projekte unterstützen, Budgetüberblick in SAP sicherstellen.
• Sekretariat & Infrastruktur: Verwaltung, Lehrräume buchen, Meetings vorbereiten, Bestellungen erledigen.
• Datenbanken & Publikationen: PURE-Datenbank pflegen, Forschungsdaten erfassen.
• Front Office: Front-Office-Unterstützung 1x/Woche, Studierende und Gäste empfangen.
• Web & Kommunikation: Webseiten aktuell halten (TYPO3) und klare Infos liefern.
• Lehrveranstaltungsadministration: Verträge externer Lehrender verwalten.

Skills

Microsoft 365

Zahlenaffinität

Deutsch C1

Englisch C1

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Education

Matura oder kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

TYPO3

KI-Tools

Lernplattformen

Job description

Die Wirtschaftsuniversität Wien sucht eine engagierte Assistenz im Department Office Volkswirtschaft in Teilzeit. Sie organisieren und kommunizieren als zentrale Schnittstelle zwischen akademischer Einheit, Department, Studierenden und Lehrenden, und halten den Betrieb mit Hands-on-Mentalität am Laufen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetverwaltung in SAP, Unterstützung bei Drittmittel-Projekten, Sekretariatsaufgaben, Publikationen, Front Office sowie Web-Pflege und