Office Koordinator*in

ivm; Indiana; Sur place; USD 13 000 - 16 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

6 Wochen Urlaub/Erholungszeit

Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Mitarbeiter-Benefits

Campusleben und gutes Arbeitsklima

Öffentliche Verkehrsmittel gut zugreif

Résumé du poste

Die Wirtschaftsuniversität Wien sucht eine engagierte Assistenz im Department Office Volkswirtschaft in Teilzeit. Sie organisieren und kommunizieren als zentrale Schnittstelle zwischen akademischer Einheit, Department, Studierenden und Lehrenden, und halten den Betrieb mit Hands-on-Mentalität am Laufen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetverwaltung in SAP, Unterstützung bei Drittmittel-Projekten, Sekretariatsaufgaben, Publikationen, Front Office sowie Web-Pflege und

Qualifications

• Matura oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung.
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365; SAP, TYPO3, KI-Tools und Lernplattformen sind von Vorteil.
• Zahlenaffinität und detailgenaue Arbeit mit Zahlen.
• Erfahrung als Assistenz oder im Sekretariat; Verwaltung von Drittmitteln wünschenswert.
• Deutsch- und Englischkenntnisse mindestens C1; Serviceorientierte Kommunikation.

Responsabilités

• Finanzen: Budgets verwalten, Finanzberichte erstellen, Reisekostenabrechnungen bearbeiten.
• Drittmittel-Projekte unterstützen, Budgetüberblick in SAP sicherstellen.
• Sekretariat & Infrastruktur: Verwaltung, Lehrräume buchen, Meetings vorbereiten, Bestellungen erledigen.
• Datenbanken & Publikationen: PURE-Datenbank pflegen, Forschungsdaten erfassen.
• Front Office: Front-Office-Unterstützung 1x/Woche, Studierende und Gäste empfangen.
• Web & Kommunikation: Webseiten aktuell halten (TYPO3) und klare Infos liefern.
• Lehrveranstaltungsadministration: Verträge externer Lehrender verwalten.

Connaissances

Microsoft 365

Zahlenaffinität

Deutsch C1

Englisch C1

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Formation

Matura oder kaufmännische Ausbildung

Outils

SAP

TYPO3

KI-Tools

Lernplattformen

Description du poste

• Wirtschaftsuniversität Wien
• Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
• Teilzeit
• Publizierung bis: 11.11.2026

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Department-Office Volkswirtschaft

Teilzeit, 15 Stunden/Woche. Ab 12.01.2027 befristet bis 30.09.2029. Sie organisieren und kommunizieren gerne und möchten die Volkswirtschaft an der WU aus der Nähe kennenlernen? In dieser abwechslungsreichen Rolle sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen akademischer Einheit, Department, Studierenden und Lehrenden und halten mit Überblick und Hands-on-Mentalität den Betrieb am Laufen.

Was Sie erwartet

• Finanzen: Sie verwalten Budgets in SAP, erstellen Finanzberichte, bearbeiten Reisekostenabrechnungen, Refundierungen und die gesamte Rechnungsabwicklung Ihrer akademischen Einheit.
• Drittmittel-Projekte: Sie unterstützen wissenschaftliche Mitarbeiter*innen bei Einreichung, Verwaltung, Finanzberichten und Abrechnung von Drittmittel-Projekten, behalten den Budget-Überblick in SAP und sorgen für fristgerechte, korrekte Dokumentation.
• Sekretariat & Infrastruktur: Sie unterstützen Ihre akademische Einheit und das Department Office selbstständig in der Verwaltung, buchen Lehrräume, bereiten Meetings vor, erledigen kleinere Bestellungen und stellen sicher, dass Ausstattung und Technik in Büros, sonst. Räumen und Teeküchen funktionieren; Störungen melden Sie proaktiv an die Serviceeinheiten. Zudem betreuen Sie Mitarbeiter*innen und Gäste, inklusive Hotel- und Restaurantreservierungen. Weiters organisieren gelegentlich kleine Veranstaltungen, etc.
• Datenbanken & Publikationen: Sie pflegen die Forschungsdatenbank PURE laufend und erfassen Research Papers sowie Publikationen des Departments zuverlässig und vollständig.
• Front Office: Sie unterstützen 1x/Woche das Front-Office-Team, empfangen Studierende, Lektor*innen, Gäste und Lieferant*innen und arbeiten bei der Department-Verwaltung mit.
• Web & Kommunikation: Sie halten die Webseiteninhalte Ihrer akademischen Einheit und des Departments aktuell (CMS: TYPO3) und sorgen für klare, zielgruppengerechte Informationen.
• Lehrveranstaltungsadministration: Sie verwalten die Verträge externer Lehrender und kommunizieren professionell mit Lehrenden und Studierenden und beantworten Fragen rund um Lehrveranstaltungen.

Was Sie mitbringen

• Matura, oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung (z.B. kaufm. Kolleg, HAK).
• IT-Kompetenz: Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365; Kenntnisse in SAP, TYPO3, KI-Tools und Lernplattformen sind von Vorteil.
• Zahlenaffinität: Sie arbeiten gerne und detailgenau mit Zahlen (z.B. in Microsoft 365, Excel und SAP) und behalten dabei die größeren Zusammenhänge im Blick.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz oder im Sekretariat und in der Verwaltung von Drittmitteln; Kenntnisse im Bildungsbereich sind wünschenswert. Eine hohe Bereitschaft zum selbstständigen Lernen wird vorausgesetzt.
• Engagement: Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Arbeiten und Anpackmentalität.
• Arbeitsweise: Ausgeprägter Teamspirit, Organisationstalent und Gelassenheit auch in intensiveren Phasen.
• Sprache und Kommunikation: Hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift; professionelle, serviceorientierte Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Was wir Ihnen bieten

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden?

Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.145,06 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Bewerbungsfrist: 11.11.2026 (Kennzahl: 2938).

Wir freuen uns auf Sie!

Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.