Stabschef:in & operative Unterstützung der Geschäftsführung

Jobgether; United States; Remote; USD 100,000 - 167,000; Full time

Benefits offered by this job

Wettbewerbsfähige Vergütung in USD

Job summary

Das Partnerunternehmen sucht eine:n Stabschef:in für operative Geschäftsführungsaufgaben mit Wohnsitz in Spanien. Sie unterstützen eine Senior-Führungskraft, koordinieren Prioritäten über mehrere Initiativen und verantworten das Projektmanagement, Berichterstattung und Stakeholder-Beziehungen in einem internationalen Remote-Umfeld.

Sie arbeiten eigenständig, zeigen proaktive Problemlösungen und verbessern operative Systeme, Prozesse und Dashboards.

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in koordinierenden oder operativen Rollen auf Senior-Level.
• Ausgeprägte Projektmanagementfähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit Tools wie Notion oder Asana ist vorteilhaft.
• Bereitschaft zu internationaler Remote-Arbeit und Reisetätigkeit.

Responsibilities

• Projektmanagement und Umsetzung: zentrale Übersicht über laufende Projekte mehrerer Unternehmen behalten und Fristen überwachen.
• Proaktive Nachverfolgung von Freigaben, Feedback und Aufgaben; Hindernisse frühzeitig identifizieren.
• Berichterstattung und Qualitätskontrolle von Unterlagen, Finanzberichten und Dashboards.
• Investor- und Stakeholder-Beziehungen: professioneller Kontakt in Meetings, Telefon und Email.
• Kommunikation der Geschäftsführung: Eingänge sichten, Korrespondenz verfassen, Anfragen priorisieren.
• Implementierung von operativen Systemen (Notion/Asana) und zentrale Dashboards für klare Prioritäten.
• Einsatz von KI-Tools zur Verbesserung von Berichterstattung und Entscheidungsfindung.
• Prozessdokumentation: Vorlagen, Checklisten und Standardprozesse erstellen.
• Kalender- und Meetingmanagement über mehrere Zeitzonen; Agenden vorbereiten.
• Reisen und Logistik koordinieren; flexible Planung bei Änderungen.
• Funktionale Koordination über Unternehmen, Teams und externe Partner.

Skills

Projektmanagement

Englisch-Kommunikation

Koordination

Stakeholder-Kommunikation

Künstliche-Intelligenz Tools

Tools

Notion

Asana

Job description

Diese Stelle wird im Auftrag eines Partnerunternehmens veröffentlicht, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht eine:n Stabschef:in für operative Geschäftsführungsaufgaben mit Wohnsitz in Spanien.

Du unterstützt eine Führungskraft auf Senior-Level, die mehrere Unternehmen und Initiativen betreut, indem du in einem dynamischen Arbeitsumfeld für Struktur, Verbindlichkeit und Effizienz sorgst. Diese vielseitige Rolle vereint strategische Projektkoordination, operatives Management und hochrangige Unterstützung der Geschäftsführung und bietet dir umfangreiche Verantwortung und Autonomie. Du koordinierst Prioritäten über mehrere Initiativen hinweg, sorgst dafür, dass wichtige Ergebnisse im Zeitplan bleiben, und erkennst, worauf es ankommt, bevor du darum gebeten wirst. Von der Einrichtung wirksamer Projektmanagementsysteme und dem Einsatz KI-gestützter Tools bis zur Koordination von Investor Relations, komplexen Terminplänen und internationalen Reisen unterstützt du die Führungskraft dabei, bestmöglich zu arbeiten. Die Position ist ideal für eine proaktive, technikaffine Fachkraft, die gerne eigenständig Probleme löst und Unklarheiten in konkrete Maßnahmen umwandelt. Du arbeitest direkt mit der Führungsebene in einem internationalen Remote-Umfeld, in dem Eigeninitiative, Anpassungsfähigkeit und messbare Ergebnisse zählen.

Verantwortungsbereiche:

Als Stabschef:in für operative Geschäftsführungsaufgaben bist du eine vertrauenswürdige operative Ansprechperson für eine Führungskraft auf Senior-Level. Du sorgst dafür, dass Prioritäten geordnet sind, Projekte reibungslos vorankommen und wichtigen Beziehungen und Verpflichtungen konsequent Aufmerksamkeit gewidmet wird. Deine Aufgaben umfassen strategische Koordination, operative Systeme, die Kommunikation mit Stakeholdern und die Unterstützung der Geschäftsführung.

• Projektmanagement und Umsetzung: Du pflegst eine zentrale Gesamtübersicht über laufende Projekte in mehreren Unternehmen und behältst Fristen, Ergebnisse, Verantwortliche und nächste Schritte im Blick. Du hältst wichtige Initiativen im Zeitplan und sorgst dafür, dass die Führungskraft Zeit für Entscheidungen mit hoher Priorität hat.

• Proaktive Nachverfolgung: Du erkennst ausstehende Freigaben, Rückmeldungen und Aufgaben, fasst bei den zuständigen Stakeholdern nach, identifizierst frühzeitig Hindernisse und sorgst dafür, dass Verpflichtungen erfüllt werden, ohne auf Anweisungen zu warten.

• Berichterstattung und Qualitätskontrolle: Du prüfst Unterlagen für die Führungskraft, darunter Finanzberichte und Dashboards zur Kundenerfahrung, erkennst Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen und koordinierst dich mit internen Teams und externen Partnern, um Probleme zu beheben.

• Investor- und Stakeholder-Beziehungen: Du bist eine vertrauenswürdige Ansprechperson für Investor:innen, vermögende Privatpersonen, Institutionen, Führungskräfte auf Senior-Level, Regierungsvertreter:innen und weitere wichtige Stakeholder. Du kommunizierst in Meetings, am Telefon und per E-Mail professionell, auch wenn die Führungskraft nicht verfügbar ist.

• Kommunikation der Geschäftsführung: Du sichtest eingehende Nachrichten, verfasst Korrespondenz im Namen der Führungskraft, priorisierst Anfragen und sorgst dafür, dass wichtige externe Kommunikation und Nachfassaktionen zeitnah erledigt werden.

• Operative Systeme und Prozesse: Du richtest Projektmanagementsysteme mit Tools wie Notion, Asana oder vergleichbaren Plattformen ein und hältst sie aktuell. Du ersetzt fragmentierte Methoden zur Nachverfolgung, einschließlich Tabellenkalkulationen, durch zentrale Workflows und Dashboards, die einen klaren Überblick über Projekte und Prioritäten bieten.

• Tools und Einsatz von KI: Du recherchierst, testest und implementierst neue Technologien, einschließlich KI-gestützter Tools, um Produktivität, Berichterstattung und Entscheidungsfindung zu verbessern.

• Prozessdokumentation: Du entwickelst praktische Prozesse, Vorlagen, Checklisten und Dokumentationen, die für einheitliche Arbeitsabläufe sorgen und Kontinuität gewährleisten, wenn Teammitglieder nicht verfügbar sind.

• Kalender- und Meetingmanagement: Du verwaltest einen dynamischen Kalender über mehrere Zeitzonen hinweg, priorisierst wichtige Verpflichtungen und bereitest Agenden, Hintergrundinformationen und prägnante Recherchen vor, damit Meetings produktiv sind.

• Reisen und Logistik: Du koordinierst Reisen im In- und Ausland, einschließlich Flügen, Unterkünften, Bodentransport und Reiseplänen. Du planst vorausschauend und bleibst zugleich ruhig und einfallsreich, wenn unerwartete Änderungen auftreten.

• Funktionsübergreifende Koordination: Du sorgst für Abstimmung zwischen Unternehmen, verteilten Teams und externen Partnern, darunter einer gemeinwohlorientierten gemeinnützigen Initiative, und stellst sicher, dass Verantwortlichkeiten und Fristen klar bleiben.

Anforderungen:

Die ideale Person ist organisiert, einfallsreich und techniksicher und verbindet ausgeprägte Projektmanagementfähigkeiten mit einer professionellen Kommunikation und Kompetenzen in der Unterstützung von Führungskräften. Du solltest gerne selbstständig arbeiten, mit wechselnden Prioritäten umgehen und Systeme aufbauen, die einer stark beschäftigten Führungskraft helfen, effektiver zu arbeiten.

• Einschlägige Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Chief of Staff, Office Manager:in, Executive Assistant, Projektmanager:in oder in einer ähnlichen Koordinations- oder operativen Rolle. Nachgewiesene Fähigkeiten, Eigeninitiative und Engagement sind wichtiger als die Anzahl der Berufsjahre allein.

• Projektmanagement: Ausgeprägtes Organisationstalent und konsequente Nachverfolgung, verbunden mit der Fähigkeit, mehrere Zeitpläne zu verwalten, Ergebnisse nachzuverfolgen, Hindernisse zu erkennen und Projekte bis zum Abschluss voranzubringen.

• Technologie und digitale Tools: Ausgeprägte technische Fähigkeiten, analytisches Denken und die Fähigkeit, neue Tools schnell zu erlernen. Erfahrung mit bestimmten Plattformen ist hilfreich, Neugier und Anpassungsfähigkeit sind jedoch entscheidend.

• Kommunikationsfähigkeiten: Hervorragende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Sicherheit, klar und professionell mit Kolleg:innen, Investor:innen, Führungskräften auf Senior-Level, Regierungsvertreter:innen und anderen externen Stakeholdern zu kommunizieren.

• Souveränes Auftreten: Eine zugängliche, souveräne und professionelle Art, einschließlich der Bereitschaft, an Videoanrufen teilzunehmen und die Führungskraft in externen Gesprächen zu vertreten.

• Selbstständigkeit und Eigeninitiative: Du kannst Bedürfnisse voraussehen, Verantwortung übernehmen, ohne Schritt-für-Schritt-Anweisungen arbeiten und Aufgaben konsequent zu Ende bringen. Gleichzeitig weißt du, wann wichtige Themen eskaliert werden müssen.

• Anpassungsfähigkeit und Urteilsvermögen: Eine ruhige, analytische und lösungsorientierte Haltung sowie die Fähigkeit, mit Planänderungen und konkurrierenden Prioritäten umzugehen und konstruktiv auf Feedback zu reagieren.

• Flexibilität beim Arbeitszeitplan: Du kannst regelmäßig nach einem Arbeitszeitplan in der Eastern Time (ET) oder einer europäischen Zeitzone arbeiten, wobei ET bevorzugt wird. Anpassungen an die Reisen der Führungskraft können im Voraus geplant werden. Bei dieser Stelle handelt es sich nicht um eine 24/7-Rufbereitschaft.

• Standortvoraussetzung: Du musst derzeit in Lateinamerika (LATAM) oder Europa wohnen. Die Stelle ist vollständig remote, diese geografische Voraussetzung gilt jedoch.

• Von Vorteil, Erfahrung mit Stakeholdern: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Investor:innen, vermögenden Privatpersonen, Institutionen, Führungskräften auf Senior-Level oder Regierungsvertreter:innen ist ein Plus.

• Weitere relevante Hintergründe: Eine Ausbildung oder Erfahrung in den Bereichen MINT, Finanzen, gemeinnützige Organisationen, ESG oder Nachhaltigkeit ist von Vorteil.

• Erfahrung mit Projektsystemen und KI: Praktische Erfahrung mit der Einrichtung von Notion, Asana oder ähnlichen Tools mit Dashboards ist ein Plus. Auch Erfahrung mit der Erstellung von Präsentationen und Dashboards mithilfe von KI-Tools sowie der Bereitstellung von Lösungen auf Plattformen wie Lovable oder Vercel ist wertvoll.

• Erfahrung mit verteilten Teams: Erfahrung in der Koordination von Teams über mehrere Zeitzonen hinweg, insbesondere in EMEA, Nordamerika und Lateinamerika, ist von Vorteil.

• Anforderung für die Bewerbung: Im Rahmen des Auswahlverfahrens müssen Bewerber:innen eine kurze Videofrage beantworten. Du solltest dich professionell präsentieren, klar und selbstbewusst auf Englisch sprechen und authentisch antworten, ohne ein Skript oder Notizen abzulesen.

Vorteile:

• Wettbewerbsfähige Vergütung: Du erhältst eine wettbewerbsfähige Vergütung in USD, die jeden Monat zuverlässig ausgezahlt wird.

• Vertragsmodell mit möglicher Festanstellung: Du beginnst mit einer anfänglichen Vertragslaufzeit von einem Monat. Bei starker Leistung kommt eine dauerhafte Anstellung infrage.

• Vollständig remote: Du arbeitest remote mit einem regelmäßigen Arbeitszeitplan. Anpassungen aufgrund von Reisen der Führungskraft werden im Voraus geplant.

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Du berichtest direkt an eine Führungskraft auf Senior-Level und erhältst Einblicke in mehrere Unternehmen, strategische Prioritäten und wichtige Stakeholder-Beziehungen.

• Bedeutsame Verantwortung: Du übernimmst mit großer Autonomie Verantwortung für Projekte, Systeme und operative Verbesserungen und erhältst die Möglichkeit, spürbare Wirkung zu erzielen.

• Berufliche Weiterentwicklung: Du arbeitest in einem Umfeld, das Eigeninitiative, konstruktives Feedback, kontinuierliches Lernen und die Weiterentwicklung von Fähigkeiten über deinen derzeitigen Aufgabenbereich hinaus fördert.

• Technologieorientiertes Umfeld: Du kannst moderne Produktivitätssysteme und KI-Tools erkunden und implementieren sowie innovative Ansätze für operative Geschäftsführungsaufgaben entwickeln.

• Unterstützende Kultur: Dich erwartet eine unterstützende Zusammenarbeit mit dem Dienstleister und dessen Kund:innen.

• Beschäftigungsart: Vollzeit, mit der Möglichkeit einer dauerhaften Anstellung nach der anfänglichen Vertragslaufzeit.

So funktioniert Jobgether:

Wir verwenden einen KI-gestützten Matching-Prozess, damit deine Bewerbung schnell, objektiv und fair anhand der zentralen Anforderungen der Stelle geprüft wird. Unser System ermittelt die am besten passenden Kandidat:innen. Diese Vorauswahl wird dann direkt an das einstellende Unternehmen weitergegeben. Die endgültige Entscheidung und die nächsten Schritte, etwa Gespräche und Assessments, werden von dessen internem Team verwaltet.

Vielen Dank für dein Interesse. Wir wünschen dir viel Erfolg!

Warum über Jobgether bewerben?

Datenschutzhinweis: Mit dem Einreichen deiner Bewerbung bestätigst du, dass Jobgether deine personenbezogenen Daten verarbeitet, um deine Bewerbung zu bewerten und relevante Informationen an den einstellenden Arbeitgeber weiterzugeben. Diese Verarbeitung beruht nach den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO, auf berechtigten Interessen und vorvertraglichen Maßnahmen. Du kannst deine Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch) jederzeit ausüben.

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