Senior Executive Assistant to President

HAHN Automation Group Holding GmbH; Miamisburg (OH); On-site; USD 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Medizinische Versicherung

Zahnversicherung

Sehversicherung

HSA/FSA Optionen

Unfallversicherung

Kritische Erkrankungen Versicherung

Kurzzeit-/Langzeitversicherung & Life

401K

Urlaub/Sick/Holiday

Job summary

HAHN Automation Group US, Inc. sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung des Präsidenten. Sie verwalten komplexe Kalender, planen Reisen, koordinieren Meetings und bereiten Unterlagen vor.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Verfassen von Korrespondenz, die Protokollführung, das Priorisieren von Anfragen und die Aufrechterhaltung vertraulicher Informationen. Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen und externen Partnern zusammen.

Qualifications

• Bachelorabschluss bevorzugt; gleichwertige Berufserfahrung möglich.
• 5+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung einer Führungsspitze (Präsident, CEO oder C-Suite).
• Außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Bereitschaft, bei Bedarf zu reisen.
• Gute Protokollierungs- und Notizenfähigkeiten.
• Vertraulichkeit und gutes Urteilsvermögen bei sensiblen Informationen.

Responsibilities

• Verwalten und pflegen den komplexen Kalender des Präsidenten, inkl. Meetings, Reisen und Sonderveranstaltungen.
• Als Gatekeeper des Präsidenten Priorisierung von Anfragen, Kommunikation und Verpflichtungen.
• Materialien für Executive-, Leadership- und Vorstandssitzungen vorbereiten.
• Den Präsidenten auf Schlüsseltreffen vorbereiten, Hintergrundinfos, Entscheidungen, Agenden zusammenstellen.
• Korrespondenz, Berichte, Präsentationen, Agenden und Protokolle erstellen bzw. redigieren.
• Ansprechpartner und Schnittstelle zwischen Präsidenten und internen/externen Stakeholdern sein.
• Eingehende Kommunikation sichten und priorisieren; Posteingang in delegierten Rahmen verwalten.
• Vertrauliche Informationen vertraulich behandeln; Diskretion wahren.
• Veranstaltungsplanung unterstützen; Reisetätigkeiten koordinieren; Reisespesen abwickeln.
• Notizen zu Meetings anfertigen, dokumentieren und verteilendiese zusammenfassen.

Skills

Organisationstalent

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

MS Office 365

Proaktive Arbeitsweise

Reisebereitschaft

Education

Bachelorabschluss oder gleichwertige Berufserfahrung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

AI-Tools

Job description

HAHN Automation Group US, Inc. sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung des Präsidenten. Sie verwalten komplexe Kalender, planen Reisen, koordinieren Meetings und bereiten Unterlagen vor.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Verfassen von Korrespondenz, die Protokollführung, das Priorisieren von Anfragen und die Aufrechterhaltung vertraulicher Informationen. Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen und externen Partnern zusammen.