Recepcionista/Asistente de Contabilidad

The Choyce Law Firm; Fairfield (CA); On-site; USD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

401(k)

Seguro dental

Seguro médico

Tiempo libre pagado

Job summary

The Choyce Law Firm, ubicado en California, busca una Recepcionista/Asistente de Contabilidad para apoyar a los case managers con tareas diversas y adquirir experiencia en lesiones personales, tráfico y criminal. Se comunicará con clientes, recopilará materiales y investigará documentos.

El candidato ideal es meticuloso, tranquilo bajo presión y capaz de trabajar en un entorno legal de ritmo acelerado, con responsabilidades en facturación y gestión de pagos.

Qualifications

• Diploma de secundaria o equivalente requerido.
• Educación en contabilidad, negocios o administración de oficinas preferible.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar bajo presión.
• Experiencia previa como recepcionista o administrativa preferida.
• Experiencia en bufete de abogados fuertemente preferida, pero no requerida (Criminal o PI es un plus).
• Proficiente en Microsoft Office/Adobe.
• Experiencia con MyCase o software de gestión de casos legales preferido.
• Fuertes habilidades organizativas y de multitarea.
• Fuerte atención a los detalles y precisión.
• Habilidades de comunicación profesionales (escritas y verbales).
• Capacidad para manejar información confidencial apropiadamente.
• Capacidad para trabajar de forma independiente mientras apoya a abogados y personal.

Responsibilities

• Responder a llamadas entrantes y derivarlas al case manager.
• Responder preguntas preliminares de clientes.
• Escanear y cargar correo entrante.
• Redactar y enviar correo certificado.
• Realizar intakes para nuevos leads y programar consultas.
• Enviar paquetes de retención y usar MyCase.
• Solicitar fotos y documentos a los clientes.
• Obtener informes policiales y de colisiones de tráfico.
• Mantener documentos del caso organizados.
• Proporcionar apoyo administrativo general.
• Registrar y mantener transacciones financieras diarias.
• Procesar cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
• Preparar y enviar facturas y estados de cuenta.
• Monitorear saldos y gestionar pagos.

Skills

Multitarea

Atención al detalle

Habilidades de comunicación

Organización

Confidencialidad

Trabajo independiente

Education

Diploma de secundaria

Formación en contabilidad/negocios

Tools

Microsoft Office

Adobe

MyCase

Gestión de práctica legal

QuickBooks

Job description

**Beneficios:

• 401(k)
• Seguro dental
• Seguro médico
• Tiempo libre pagado

**Resumen del trabajo**

Estamos buscando un **Recepcionista/Asistente de Contabilidad** altamente motivado para unirse a nuestro equipo. En este rol, usted ayudará a nuestros case managers con varias tareas, adquiriendo una valiosa experiencia en las materias de Lesiones Personales, Tráfico y Criminal que manejamos en el bufete. Se comunicará con los clientes, recopilará materiales de caso e investigará. El candidato ideal es meticuloso, tranquilo bajo presión y cómodo trabajando en un entorno legal de ritmo acelerado.

**Responsabilidades**

• Responder a todas las llamadas entrantes y redirigirlas al case manager apropiado
• Responder cualquier pregunta preliminar que pueda tener un cliente existente o potencial
• Escanear y cargar todo el correo entrante
• Redactar y enviar correo certificado
• Realizar intakes iniciales para nuevos leads y programar consultas
• Enviar paquetes de retención y convertir clientes a nuestro software de gestión de casos, MyCase
• Solicitar fotos y documentos preliminares a los clientes
• Obtener informes policiales y de colisiones de tráfico.
• Asegurar que los documentos relacionados con el caso estén bien organizados
• Proporcionar apoyo administrativo general
• Registrar y mantener transacciones financieras diarias.
• Procesar cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
• Preparar y enviar facturas y estados de cuenta a los clientes.
• Monitorear saldos pendientes y seguir el pago según las instrucciones.
• Procesar cheques, depósitos, pagos con tarjeta de crédito y pagos electrónicos.
• Mantener registros financieros precisos y documentación de apoyo.
• Ayudar con los informes financieros mensuales y las reconciliaciones de cuentas.
• Mantener archivos contables electrónicos y físicos organizados.
• Coordinarse con el contador o CPA del bufete según sea necesario.
• Monitorear los gastos de la oficina y mantener registros de gastos.

**Cualificaciones**

• Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido; educación en contabilidad, negocios o administración de oficinas es preferible.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar bien bajo presión
• Experiencia previa como recepcionista o administrativa preferida
• Experiencia en bufete de abogados fuertemente preferida, pero no requerida (Criminal o PI es un plus)
• Proficiente en Microsoft Office/Adobe
• Experiencia con MyCase o software de gestión de casos legales preferido
• Fuertes habilidades organizativas y de multitarea
• Fuerte atención a los detalles y precisión
• Habilidades de comunicación profesionales (escritas y verbales)
• Capacidad para manejar la información confidencial apropiadamente
• Capacidad para trabajar independientemente mientras también apoya a los abogados y otros miembros del personal.

**Habilidades preferidas**

• Experiencia con facturación legal o contabilidad de bufete de abogados.
• Familiaridad con los procedimientos de contabilidad de fondos de fideicomiso/fondos de clientes legales.
• Experiencia con QuickBooks o software de contabilidad similar.
• Experiencia con software de gestión de práctica legal o facturación.
• Fuertes habilidades en Excel.
• Las habilidades bilingües son un plus, pero no obligatorio