Office Managerin / Backoffice Assistenz (m/w/d) 100% Remote

ProviPanda GmbH; United States; Remote; USD 31,000 - 43,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Stunden pro Woche

100% remote

Freie Wahl zwischen freiberuflicher &F

Start ab sofort

Bezahlung 20-28 €/Std.

Job summary

ProviPanda GmbH sucht eine personelle Unterstützung im Bereich Finance & HR, Vollzeit oder Teilzeit, 100% remote. Sie prüfen Rechnungen, bereiten die monatliche Buchhaltung vor und fungieren als Ansprechpartner für das Steuerbüro.

Zudem übernehmen Sie Mahnwesen, Vertragsprüfungen, On-/Offboarding und Lohnmeldungen. Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert und diskret mit sensiblen Daten, kommunizieren sicher auf Deutsch und integrieren sich zügig in unsere IT-Landschaft.

Qualifications

• Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung
• Umgang mit Vertragsthemen, HR-Administration und Datenschutz
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein

Responsibilities

• Buchhaltungsvorbereitung, Belegeprüfung und Zahlungsfreigaben
• Mahnwesen von Vorlagen bis Dokumentation
• Erstellung/Prüfung von Arbeits-, Freelancer- und Praktikumsverträgen sowie NDAs
• Onboarding/Offboarding von Teammitgliedern, Lohnbuchhaltung und Meldungen an Sozialversicherungen
• Admin der Software-Landschaft, Zugänge, Sicherheit und Vorlagen, Unterstützung Sales bei Angeboten und Zahlungsregeln

Skills

Selbstständigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Tools

DATEV

Job description

Über ProviPanda

ProviPanda ist die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Wir bringen geprüfte Vertriebler und Unternehmen zusammen. Wir sind ein schnell wachsendes Team aus Hamburg und suchen jemanden, der der Geschäftsführung den Rücken freihält und die Abläufe im Hintergrund sicher am Laufen hält.

Deine Aufgaben

Finance & Buchhaltung

• Du prüfst Rechnungen, sowohl von Kunden als auch von Freelancern und Vertriebspartnern, und gibst Zahlungen frei.

• Du bereitest die monatliche Buchhaltung vor (Belege, Exporte, Übergabe an das Steuerbüro).

• Du bist Ansprechperson für das Steuerbüro und klärst Rückfragen.

• Du pflegst die offenen Posten und hältst sie sauber.

Mahnwesen

• Du verantwortest unseren Mahnprozess von den Vorlagen bis zur Dokumentation.

• Du bearbeitest Streitfälle mit Kunden in Abstimmung mit Anwälten.

Verträge & Recht

• Du erstellst Arbeits-, Freelancer- und Praktikumsverträge sowie NDAs aus bestehenden Vorlagen und versendest sie digital zur Unterschrift.

• Du erstellst und prüfst Kündigungen und Aufhebungsvereinbarungen.

• Du unterstützt bei rechtlichen Anfragen, Datenschutzthemen und Rechtsschutzfällen.

People & HR

• Du betreust das On- und Offboarding neuer Teammitglieder, inklusive Zugängen und Hardware.

• Du begleitest die fachliche Einarbeitung.

• Du unterstützt bei der Lohnbuchhaltung und den Meldungen an Sozialversicherungen.

• Du pflegst Zeiterfassung und Abwesenheiten.

Operations & Organisation

• Du bist Admin für unsere Software-Landschaft, kümmerst dich um Zugänge, Sicherheit und Vorlagen und unterstützt das Sales-Team bei Angeboten und Zahlungsregeln.

• Du betreust die zentralen Postfächer und die Post, inklusive Rechts- und Behördenpost.

Das bringst du mit

• Du hast Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und kennst DATEV.

• Du hast erste Berührungspunkte mit Vertragsthemen, HR-Administration und Datenschutz.

• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sehr sorgfältig, auch bei sensiblen Themen wie Zahlungen, Verträgen und Personaldaten.

• Du bist technisch affin und findest dich schnell in neue Tools ein.

• Du hast eine hohe Auffassungsgabe, bist zuverlässig und übernimmst Verantwortung.

• Du kommunizierst sicher und klar auf Deutsch, schriftlich wie telefonisch.

Das bieten wir

• Einen verantwortungsvollen Job mit direktem Draht zur Geschäftsführung und echtem Gestaltungsspielraum.

• 30 Stunden pro Woche, 100 % remote.

• Freie Wahl zwischen freiberuflicher Zusammenarbeit und Festanstellung.

• Start ab sofort.

• Eine Vergütung von 20-28 € pro Stunde, je nach Qualifikation.

• Ein wachsendes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen.