Werkstudium/Teilzeit Admin (m/w/d)

ekipa GmbH; United States; Remote; USD 45,000 - 67,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Teamarbeit im Startup-Umfeld

Coaching & Weiterbildung

Büro in Frankfurt

4-Tage-Woche

Job summary

ekipa GmbH sucht eine strukturierte und verantwortungsbewusste Person zur Unterstützung der Finanz- und Verwaltungsprozesse. Du betreibst Lohn- und Personalabrechnung, koordinierst das SV-Meldewesen und übernimmst die Benefits-Verwaltung.

Zudem kümmerst du dich um Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Belegwesen. Du arbeitest eng mit unserem Team zusammen, behältst Fristen im Blick und trägst zu einer sauberen Jahresabschluss-Dokumentation bei.

Qualifications

• Präzises, strukturiertes Arbeiten mit festen Fristen.
• Erste Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware wird erwartet, Lernbereitschaft zählt.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten; klare, verbindliche Kommunikation.

Responsibilities

• Unterstützung bei der Lohn- und Personalabrechnung inkl. Lohnmeldungen und Prüfungen
• Koordination des SV-Meldewesens, Ansprechpartner für Krankenkassen/Arbeitsagentur
• Verwaltung von Benefits, Bestellungen und Rechnungen
• Erstellung von Rechnungen über verschiedene Systeme und Portale
• Forderungsmanagement und Abgleich von Zahlungen; Abstimmung mit Account Executives
• Unterstützung bei Buchhaltung, Belegwesen und Jahresabschluss-Vorbereitung
• Beobachtung von Fristen für Fördermittel und Spesenrichtlinien, saubere Dokumentation

Skills

Lohn- und Personalabrechnung

DATEV

LexOffice

Buchhaltungssoftware

Vertraulichkeit

Zahlenverständnis

Kommunikation

Deutsch & Englisch

Tools

DATEV

LexOffice

Job description

Wir sind ekipa.

Als Corporate Venturing Partner helfen wir Unternehmen und Organisationen die besten Innovationen mit den besten Partnern und einer erprobten & etablierten Methodik zu realisieren. Dafür befähigen und begleiten wir entlang des ganzen Innovationsprozesses.

Mit diesem Ansatz adressieren wir die großen Herausforderungen unserer Gegenwart und Zukunft. Vor diesem Hintergrund arbeiten wir auch mit politischen Institutionen zusammen.

Mit unseren inspirierenden Innovationsprojekten in den Bereichen Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Health Tech und weiteren Themenfeldern haben wir bereits zahlreiche Kunden befähigt, neue Lösungen, Geschäftsmodelle und Innovationen zu entwickeln. Und für die Zukunft planen wir noch Größeres.

Damit wir uns auf diesen Wachstumskurs konzentrieren können, brauchen wir ein verlässliches Fundament. Dafür suchen wir eine strukturierte, verantwortungsbewusste Person, die unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse mit Sorgfalt und Überblick am Laufen hält.

Aufgaben

Da wir ein Startup sind, kannst du bei uns ab Tag 1 Verantwortung übernehmen.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Du unterstützt bei der Lohn- und Personalabrechnung: von Lohnmeldungen über DATEV bis zur Prüfung von Probe- und Endabrechnungen
• Du koordinierst das SV-Meldewesen, bearbeitest Rückfragen von Krankenkassen und Arbeitsagentur und bist Schnittstelle zu unserem Steuerbüro
• Du verantwortest die Benefits-Verwaltung inklusive Bestellung und Rechnungskontrolle
• Du übernimmst die Rechnungsstellung über verschiedene Systeme und Kundenportale und behältst dabei stets den Überblick über offene und fällige Posten
• Du kümmerst dich um unser Forderungsmanagement, gleichst Zahlungen ab und stimmst dich bei Rückfragen mit unseren Account Executives und Kund:innen ab
• Du unterstützt bei Buchhaltung und Belegwesen, sammelst fehlende Belege im Team ein und bereitest den Jahresabschluss mit vor
• Du behältst Fristen für Fördermittel und Spesenrichtlinien im Blick und sorgst für eine saubere Dokumentation

Qualifikation

Um diese Aufgaben erfolgreich zu meistern, sind folgende Fähigkeiten und Eigenschaften sehr hilfreich:

• Du arbeitest präzise, strukturiert und zuverlässig, auch bei wiederkehrenden Aufgaben mit festen Fristen
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und idealerweise erste Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware (z. B. DATEV, LexOffice) – notwendig ist das aber nicht, wichtiger ist deine Lernbereitschaft
• Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen und Fristen den Überblick und sprichst proaktiv an, wenn Informationen fehlen
• Du gehst vertraulich und sorgfältig mit sensiblen Daten um
• Du kommunizierst klar und verbindlich, auch wenn du intern nachfassen oder extern mit Kund:innen und Dienstleister:innen abstimmen musst
• Du bist lernbereit und offen für ein sich wandelndes, dynamisches Umfeld
• Du verfügst über fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und gute Englischkenntnisse

Benefits

Damit du dich stets entwickeln und wachsen kannst, schaffen wir passende Rahmenbedingungen und eine Teamkultur, die dein Wachstum kontinuierlich fördert:

• Du kannst flexibel arbeiten, wann und wo du willst – Hauptsache, das Ergebnis stimmt
• Du arbeitest im Hintergrund eines Teams, das an Trendthemen in den Bereichen Digitalisierung und Nachhaltigkeit arbeitet, und trägst mit deiner Arbeit zur Stabilität dieses Wachstums bei
• Als ein junges 25-köpfiges Team fördern wir die Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Kollegialität anstatt Konkurrenz
• Wir unterstützen dich mit kontinuierlichen Coaching- und Weiterbildungsprogrammen
• Wir haben einen Office-Space mitten in der Frankfurter Innenstadt
• Da wir als Startup die 4-Tage-Woche eingeführt haben, hast auch du immer Freitags frei

Gemeinsam können wir elementarer Bestandteil einer innovativen und nachhaltigen Zukunft werden. Wir sind überzeugt, dass wir damit Menschen, Gesellschaften und unsere Welt positiv verändern können.