Office Manager (m/w/d)

StudySmarter; Germany (OH); On-site; USD 51,399 - 74,243; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote/Homeoffice 1 Tag/Woche

Kostenfreie Mitarbeiterparkplätze

Flache Hierarchien

Job summary

StudySmarter sucht am Standort Sauerlach eine organsiationsstarke Person als Office Manager / Operations Administrator (m/w/d) in einer hybriden Rolle. Sie steuern den Büroablauf, koordinieren Fuhrparkbelange und unterstützen das Management direkt aus dem Head of Operations im UK.

Sie bringen 2–3 Jahre relevante Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Flexible Arbeitszeiten, Remote-Option nach Einarbeitung, und kostenfreie Parkplätze gehören zum

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 2–3 Jahre Praxis-Erfahrung im Office Management/Allrounder-Rolle in einer kleineren Niederlassung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich/dev).
• Gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Office & Facility Management: Tagesablauf, Materialverwaltung, Ansprechpartner für Dienstleister/Vermieter.
• Fuhrpark- & Leasingmanagement: Verwaltung von Firmenwagenrichtlinien, Tankkarten, Leasingverträgen.
• Operative Administration: Berichte erstellen, Datenpflege, interne Workflows optimieren.
• Onboarding & Schnittstelle: Arbeitsplatzausstattung koordinieren, Austausch mit europäischen Kolleginnen und Kollegen.

Skills

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (verhandlungssicher)

MS Office

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Alternative vergleichbare Qualifikation

Tools

Excel

Word

Outlook

Job description

Unser Mandant ist ein weltweit führender, international agierender Partner im Bereich der High-Tech-Mess- und Prüftechnik. Für den strategisch wichtigen, aber ganz bewusst klein und familiär gehaltenen Standort in Sauerlach (ca. 20 Mitarbeiter vor Ort, bestehend aus Vertrieb, technischem Labor und Lager) suchen wir im Rahmen einer exklusiven Direktvermittlung (keine Zeitarbeit!) einen Office Manager / Operations Administrator (m/w/d) als organisationsstarke Persönlichkeit. Wenn Sie kein anonymes Großraumbüro suchen, sondern eine bodenständige, familiäre Niederlassung, in der Sie als „gute Seele“ und Organisations-Spezialist den Überblick behalten und Prozesse aktiv mitgestalten können, dann ist diese Hybrid‑Rolle genau das Richtige für Sie!

Ihr Verantwortungsbereich – Vielseitig und eigenverantwortlich:

• Office & Facility Management: Sie organisieren den täglichen Büroablauf, verwalten das Büromaterial, sind Ansprechpartner für lokale Dienstleister/Vermieter und sorgen für eine rundum produktive Arbeitsatmosphäre.

• Fuhrpark- & Leasingmanagement: Sie übernehmen eigenverantwortlich die Verwaltung der Firmenwagen‑Richtlinie für den Außendienst, betreuen die Tankkarten und verhandeln bzw. verwalten die individuellen Leasingverträge mit den Partnern.

• Operative Administration: Sie unterstützen das Management (Berichtslinie direkt an den Head of Operations im UK) durch das Erstellen von operativen Berichten, Datenpflege und die Optimierung interner Workflows.

• Onboarding & Schnittstelle: Sie koordinieren die Arbeitsplatzausstattung und Logistik für neue Mitarbeiter und stehen im regelmäßigen, partnerschaftlichen Austausch mit den europäischen Kolleginnen und Kollegen.

• Ausbildung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Groß- und Außenhandel) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Mindestens 2–3 Jahre praktische Erfahrung im Office Management, als Teamassistenz oder in einer ähnlichen Allrounder‑Rolle – idealerweise in einer kleineren Niederlassung oder einem mittelständischen Unternehmen (KMU).
• Ein tolles Plus, kein Muss: Erste Erfahrungen im Fuhrparkmanagement / Fleet Management (z. B. mit Leasingverträgen oder Tankkarten) sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

• Sprachkompetenz: Da Sie eng mit dem Hauptsitz in Großbritannien zusammenarbeiten, kommunizieren Sie absolut sicher auf Deutsch und Englisch (Wort und Schrift).

• Organisation & IT: Sie sind ein Koordinationstalent mit einer strukturierten Arbeitsweise. Außerdem Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Programmen (wie Word und Outlook) und bringen solide Grundkenntnisse in Excel für die Pflege von einfachen Listen und Berichten mit.

• Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch Diskretion, eine hohe Eigeninitiative und eine gesunde „Hands‑on‑Mentalität“ aus – Sie sehen, wo Arbeit ansteht, und packen gerne mit an.

• Sicherheit: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einer krisensicheren, zukunftsorientierten High-Tech‑Branche mit direkter Anstellung beim Kunden.

• Flexibilität & Homeoffice: Eine moderne Arbeitszeitstruktur mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, nach der Einarbeitung 1 Tag pro Woche im Remote / Homeoffice zu arbeiten.

• Attraktive Lage: Ein bodenständiger Standort im grünen Süden von München (Sauerlach) – perfekt erreichbar über die A8/A99 (antizyklischer Verkehr aus München/Umland) mit kostenfreien Mitarbeiterparkplätzen direkt vor der Tür.

• Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, bei denen Ihre Meinung zählt und Sie Ihren Bereich selbstständig organisieren.

• Unternehmenskultur: Ein internationales, stabiles Konzernumfeld im Hintergrund, gepaart mit einer familiären, kollegialen „Du‑Kultur“ vor Ort im 20‑köpfigen Team.

• Attraktives Paket: Ein marktübliches, leistungsgerechtes Gehalt, das Ihrer Verantwortung entspricht.

Salary: EUR 45000 - 65000 per year