Office Operations Manager (m/w/d)

Align Technology, Inc.; Germany (OH); On-site; USD 49,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsplätze

Weiterbildungsangebote

Firmenevents

Kantine/Verpflegung

Getränke und Obst

Gute Verkehrsanbindung

JobTicket / JobRad

Job summary

Align Technology, Inc. in Deutschland sucht eine/n Office Operations Manager (m/w/d) zur zentralen Anlaufstelle im Office. Sie übernimmt Front Desk, koordiniert administrative Abläufe und arbeitet eng mit Abteilungen sowie externen Partnern zusammen, damit das Arbeitsumfeld effizient und serviceorientiert funktioniert.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, bringen Ideen ein und optimieren Prozesse dauerhaft. Erwartet werden eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Office-Erfahrung sowie sehr gute

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Office- oder administrativen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Outlook.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für Kolleg:innen, Gäste, Dienstleister und Lieferanten.
• Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Alltags.
• Abwicklung operativer Prozesse (z.B. Bestellungen, Rechnungen, Organisation).
• Planung und Vorbereitung von Meetings, Reisen und internen Abläufen.
• Zusammenarbeit mit Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern.
• Weiterentwicklung zentraler Office- und Serviceprozesse.
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen im Tagesgeschäft.
• Enge Abstimmung mit internen Schnittstellen und Unterstützung bereichsübergreifender Themen.

Skills

Serviceorientierung

Gastgebermentalität

Strukturierte Arbeitsweise

Organisationsstärke

Deutsch-Englisch Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Outlook

Job description

Office Operations Manager (m/w/d)

Department: Operations

Employment Type: Full Time

Location: EMEA-Germany-exocad

Description

Du möchtest in einem internationalen Umfeld arbeiten und Teil eines vielseitigen Teams sein? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als zentrale Anlaufstelle im Office übernimmst du eine Schlüsselrolle und behältst den Überblick über ein breites Aufgabenfeld von Front Desk über Organisation bis hin zu zentralen administrativen Abläufen. Du arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen sowie externen Partnern zusammen und sorgst dafür, dass unser Arbeitsumfeld effizient und serviceorientiert funktioniert.

Bei uns hast du die Möglichkeit, ein vielseitiges Aufgabenfeld aktiv mitzugestalten und Abläufe nachhaltig zu verbessern.

Deine Aufgaben

Service & Front Desk

• Zentrale Ansprechperson für Kolleg:innen, Gäste, Dienstleister und Lieferanten
• Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Alltags

Administrative & kaufmännische Aufgaben / Organisation & Koordination

• Abwicklung operativer Prozesse (z.B. Bestellungen, Rechnungen, Organisation)
• Planung und Vorbereitung von Meetings, Reisen und internen Abläufen
• Zusammenarbeit mit Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern

Prozess- und Organisationsentwicklung

• Weiterentwicklung zentraler Office- und Serviceprozesse
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen im Tagesgeschäft
• Enge Abstimmung mit internen Schnittstellen und Unterstützung bereichsübergreifender Themen

Deine Arbeitsweise

Du arbeitest eigenverantwortlich und mit einem hohen Maß an Initiative an komplexen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Dabei entwickelst du bestehende Prozesse aktiv weiter, bringst neue Ideen ein und sorgst für effiziente und nachhaltige Abläufe.

Du priorisierst eigenständig, triffst fundierte Entscheidungen im Tagesgeschäft und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Als zentrale Schnittstelle koordinierst du unterschiedliche Ansprechpartner und bringst Themen strukturiert zur Umsetzung.

Was uns wichtig ist

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Gastgebermentalität
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationsstärke und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sorgfalt und Auge fürs Detail
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
• Teamgeist und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Office- oder administrativen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office und Outlook
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Job Benefits

• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen, wachstumsorientierten Softwareunternehmen.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
• Ein positives Arbeitsumfeld, das Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiraum fördert.
• Ausgeprägter Teamgeist und ein sehr gutes Betriebsklima.
• Moderne Arbeitsplätze und neueste Technologien.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Weiterbildungsangebote.Firmenevents.
• Sportangebote und Förderung der Work-Life-Balance.
• Kostenlose Getränke, Obst und Snacks.
• Betriebseigene Kantine mit Koch.
• Gute Verkehrsanbindung.
• JobTicket / JobRad.