Office Manager (m/w/d)

Angelinipharma; Germany (OH); On-site; USD 49,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsmöglichkeiten

Sprachkurse

Job summary

Angelini Pharma sucht eine engagierte Assistenz im Büro eines globalen Gesundheitsunternehmens. Sie arbeiten im Empfang, Büromanagement, Administration und Eventorganisation und kooperieren eng mit Management sowie Fachabteilungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Korrespondenz, Budgetkoordination, Lieferantenkommunikation, IT- und Onboarding-Unterstützung sowie Compliance- und EHS-Anforderungen. Attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Weiterbildung werden geboten.

Qualifications

• Ausbildung oder Studium im kaufmännischen oder organisatorischen Bereich abgeschlossen.
• Langjährige Erfahrung im Büromanagement, Verwaltungsunterstützung oder Assistenz der Geschäftsführung.
• Mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse herausragend.
• Gute soziale Kompetenz, kundenorientierter Ansatz, Diplomatie und Diskretion.

Responsibilities

• Empfangs- und Besuchermanagement inkl. zentraler Kommunikation.
• Büromanagement: Post, Kurierdienste, Bürotätigkeiten, Budgetkoordination.
• Administrative Unterstützung für Management und Fachabteilungen (IT, Reisekosten, Statistiken).
• Eventmanagement: Organisation, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen.

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Proaktivität

Organisation

Diskretion

Kommunikation

Education

Ausbildung im kaufmännischen/organisatorischen Bereich

Tools

Word

PowerPoint

SharePoint

Excel

Job description

Werde Teil unseres Teams

Stell dir vor, du arbeitest in einem Team, das sich leidenschaftlich dafür einsetzt, das Leben von Menschen zu verbessern – und das als Teil eines globalen Unternehmens, das seit über 100 Jahren erfolgreich auf dem Markt ist. Angelini Pharma produziert und vertreibt einige der bekanntesten Marken im Gesundheitswesen, wie ThermaCare und BoxaGrippal. Stolz sind wir auch auf unser verschreibungspflichtiges Medikament, mit denen wir Menschen mit Epilepsie helfen können. Außerdem setzen wir uns entschlossen für soziale und gesellschaftliche Themen ein. Vielfalt und Gleichberechtigung liegen uns besonders am Herzen, daher sind wir überzeugte Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Weil wir bei Angelini Pharma eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre pflegen, in der wir uns auf Augenhöhe begegnen, nutzen wir im Arbeitsalltag sowie im Bewerbungsprozess das Du.

Wenn du einen Arbeitgeber suchst, bei dem du wirklich einen Unterschied machen kannst, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir suchen dich (m/w/d) ab sofort oder nach Vereinbarung als Unterstützung in unserem Team.

• Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet

Dein Profil

Ausbildung:

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium im kaufmännischen oder organisatorischen Bereich abgeschlossen

Erfahrungen:

• Langjährige Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltungsunterstützung oder als Assistenz der Geschäftsführung bringst du mit

Kommunikation:

• Deine mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind herausragend
• Du zeichnest dich durch hohe soziale Kompetenz, einen kundenorientierten Ansatz sowie diplomatisches Geschick und Diskretion aus, was dir professionelle Interaktionen mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden ermöglicht

Technische Kompetenz:

• Du beherrschst MS-Office-Produkte (Word, PowerPoint, SharePoint) sehr gut und kannst dich schnell in neue Softwarelösungen einarbeiten

Organisation:

• Eigenorganisation, Proaktivität und Zuverlässigkeit sind deine Stärken
• Auch bei hoher Arbeitsbelastung behältst du ein effizientes Zeit- und Selbstmanagement
• Dein unternehmerisches Denken, dein Teamgeist und deine Hands-on-Mentalität runden dein Profil ab

Lösungsorientierung:

• Du erkennst Probleme frühzeitig und gehst sie selbstständig und lösungsorientiert an

Kenntnisse im Bereich Gesundheit, Umwelt und Sicherheit:

• Erfahrung mit Anforderungen im Facility- und Umweltmanagement sowie in der Arbeitssicherheit und im Gesundheitsmanagement ist ein Plus.

Deine Aufgaben

Empfangs- und Besuchermanagement

• Du verwaltest den Empfangsbereich und sorgst dafür, dass sich alle willkommen fühlen
• Du begrüßt unsere Gäste und Besucher:innen freundlich und kümmerst dich um ihre Anliegen
• Du bearbeitest die zentrale Kommunikation per Telefon und E-Mail effizient und professionell

Büromanagement

• Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Post und koordinierst Kuriersendungen
• Du organisierst die technische Unterstützung und Wartung des Büros sowie der Büroeinrichtung. Dazu gehört die Kommunikation mit Lieferanten, Vertragsabwicklung, Servicebeauftragung und die Verwaltung des jährlichen Kostenbudgets
• Du verwaltest die allgemeinen Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie die Getränke- und Lebensmittelvorräte

Allgemeine administrative Unterstützung

• Du unterstützt das Management und die Fachabteilungen bei administrativen und prozessualen Themen wie IT, Flottenmanagement, Reisekosten, Statistiken und allgemeinen Anfragen
• Du hilfst bei der organisatorischen und technischen Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie beim Off‑Boarding
• Du unterstützt den Quality-Assurance- und Pharmakovigilanz-Manager bei der Überwachung und Weiterleitung relevanter Anfragen
• Du hilfst dem lokalen Compliance‑ und EHS‑Manager bei internen Audits und bei der Umsetzung von Gesundheits‑, Umwelt‑ und Sicherheitsanforderungen
• Du unterstützt die Geschäftsbereiche während Urlaubs‑ und Abwesenheitszeiten in spezifischen Verwaltungs‑ und Koordinationsfunktionen

Eventmanagement

• Du bist verantwortlich für die Organisation, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen im Büro
• Du unterstützt bei geschäftsbereichsspezifischen und firmenübergreifenden Veranstaltungen wie Firmentagungen, Kongressen, Seminaren und Schulungen, auch außerhalb des Büros
• Du bist der/die Hauptansprechpartner:in für allgemeine Anfragen des extern beauftragten Reisebüros sowie des konzerninternen Travel‑Managements

Unser Angebot

• Ein sehr attraktives Vergütungspaket, inklusive einer 100% arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub sowie freie Tage für besondere Anlässe des Lebens und zusätzliche Kompensationstage
• Ein Sport- & Health-Programm: Du wählst deine Aktivität aus diversen Sportarten aus und wir tragen die Kosten bis zu 500 Euro pro Jahr. Alternativ kannst du auch Nichtraucher‑ oder Ernährungsangebote wählen
• Spannende Weiterbildungsmöglichkeiten mit individuellem Budget in unserem Programm „Bleib neugierig“.Außerdem kannst du an Sprachkursen teilnehmen, sowohl live als auch digital.
• Interessante Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Ein dynamisches, aufgeschlossenes und motiviertes Team