HR Operations Manager

Keolis Belgium; Town of Belgium (WI); On-site; USD 102,762 - 137,017; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen met laadkaart

Groepsverzekering en hospitalisatie

Onkostenvergoedingen

20+6 vakantiedagen bij 39-urenweek

Telewerk mogelijk tot twee dagen per周

Job summary

Keolis Belgium zoekt een ervaren HR Operations Manager die verantwoordelijk is voor payroll, HR-administratie en compliance op nationaal niveau. Je stuurt een team van payroll managers en HR officers aan en zet gestandaardiseerde, digitale HR-processen op across regio’s.

Je werkt aan GDPR‑conformiteit, datakwaliteit en optimalisatie van systemen zoals EasyPay, met regelmatige aanwezigheid op verschillende Keolis-locaties in België en een twéé dagen per week telewerk.

Qualifications

• 7–10 jaar ervaring in HR operations en payroll
• Kennis van sociale wetgeving en HR-processen
• Ervaring met procesoptimalisatie en digitalisering
• Sterke leiderskwaliteiten en coachende stijl
• Vlotte communicatie in Nederlands en Frans; Engels is een plus

Responsibilities

• Leiding geven aan het HR Operations-team en zorgen voor duidelijke taakverdeling
• Verantwoordelijk voor correcte en tijdige payroll en HR-administratie
• Ontwikkelen en implementeren van HR-processen en procedures across regio’s
• Zorgen voor GDPR-compliance en databeveiliging binnen HR-activiteiten
• Bevorderen van standaardisatie en continu verbeteren van processen
• Beheer van HR-systemen en datakwaliteit, met focus op EasyPay

Skills

Team leadership

Coaching

Process optimization

HR systems

GDPR knowledge

Data quality

Payroll

Payroll systems

Compliance

Project management

Education

Bachelor- of Masterdiploma in HR

Tools

EasyPay

HRIS

Job description

Bij Keolis, het grootste private mobiliteitsbedrijf van België, maak je elke dag het verschil. Voor onze passagiers, onze partners, onze mensen en onze planeet... Keolis verbindt!

Keolis, een belangrijke speler in mobiliteit op wereldschaal, beheert in België een vloot van meer dan 2.500 voertuigen en telt meer dan 3.000 medewerkers. Met een aanwezigheid via een veertigtal filialen verspreid over het hele Belgische grondgebied, draagt Keolis actief bij aan het vormgeven van de mobiliteit van morgen, in samenwerking met zijn partners. Als wereldspeler actief in 14 landen en op 4 continenten, biedt Keolis diverse mobiliteitsoplossingen: bussen, touringcars en taxi’s in België, maar ook autonome metro’s en trams, deelfietsen, treinen en andere innovatieve alternatieven in de rest van de wereld. Onze toewijding aan nieuwe vormen van mobiliteit weerspiegelt onze actieve bijdrage aan de bescherming van de planeet. Keolis Belgium zet zich volledig in voor deze visie door duurzame vervoersoplossingen te promoten voor een milieuvriendelijkere toekomst.

Word jij onze nieuwe HR Operations Manager bij Keolis Belgium?

Als HR Operations Manager neem je een centrale rol op binnen Keolis Belgium. Je bent verantwoordelijk voor de efficiënte, correcte en uniforme uitvoering van payroll en HR‑administratie op nationaal niveau. Je rapporteert rechtstreeks aan de HR Director en stuurt een team van payroll managers en HR officers aan. Met jouw focus op efficiëntie, structuur en gestroomlijnde processen zorg je ervoor dat onze HR‑ en payrollprocessen zowel wettelijk correct als praktisch werkbaar zijn. Je speelt daarbij een sleutelrol in de digitalisering, standaardisering en uniformisering van HR‑processen over alle regio’s heen.

Je uitvalsbasis is Diegem, met regelmatige aanwezigheid op andere Keolis‑locaties in België.

Wat ga je doen?

1. 1. Aansturen van het HR Operations team

   • Je geeft leiding aan payroll managers en HR officers en zorgt voor een duidelijke taakverdeling.

   • Je coacht en ontwikkelt je teamleden en volgt hun werking en resultaten op.

   • Je stimuleert structuur, samenwerking en kennisdeling binnen het team.

   • Je zorgt voor een efficiënte organisatie van het werk, met oog voor kwaliteit en haalbare deadlines.

2. 2. Payroll en HR‑administratie

   • Je bent eindverantwoordelijk voor een correcte en tijdige payroll voor alle medewerkers.

   • Je waakt over een accurate HR‑administratie en tijdige verwerking van personeelsgegevens.

   • Je fungeert als escalatiepunt voor complexe dossiers en zoekt mee naar pragmatische oplossingen.

3. 3. Processen, structuur en compliance

   • Je zet duidelijke HR‑processen en procedures op, documenteert ze en bewaakt de toepassing.

   • Je zorgt voor een consistente werkwijze over alle regio’s heen.

   • Je waakt over de naleving van sociale wetgeving en interne richtlijnen.

   • Je vertaalt wetgeving naar werkbare processen en concrete toepassing in de praktijk.

   • Je volgt interne controles op en versterkt de compliance binnen HR Operations.

4. 4. Standaardisatie en optimalisatie

   • Je harmoniseert payroll‑ en HR‑administratieprocessen over alle regio’s.

   • Je initieert en implementeert efficiëntieverbeteringen binnen HR Operations.

   • Je zet duidelijke structuren, KPI’s en opvolgingsmechanismen op.

   • Je werkt actief aan het continu verbeteren van kwaliteit en doorlooptijden.

5. 5. Tools en systemen

   • Je bent verantwoordelijk voor het optimaal gebruik van onze HR‑systemen, met een key focus op EasyPay (payroll).

   • Je waakt over datakwaliteit en correcte input in de systemen.

   • Je identificeert verbeteringen en zorgt voor de vertaalslag en implementatie in de verschillende systemen die gekoppeld zijn aan EasyPay.

6. 6. GDPR en databeheer

   • Je bewaakt de correcte verwerking en bescherming van personeelsgegevens.

   • Je zorgt dat GDPR‑richtlijnen geïntegreerd zijn in de HR‑processen.

   • Je verhoogt de awareness rond databeveiliging en correcte dataverwerking binnen het team.

   • Je werkt samen met relevante stakeholders rond datakwaliteit en beveiliging.

   • Je werkt actief aan het continu verbeteren van kwaliteit en doorlooptijden.

7. 7. Digitalisering en automatisering

   • Je initieert en ondersteunt digitaliserings‑ en automatiseringsinitiatieven binnen HR.

   • Je vereenvoudigt processen via technologie, met oog voor gebruiksgemak voor het team.

   • Je begeleidt implementaties en zorgt dat nieuwe tools en werkwijzen goed ingebed worden in de organisatie.

8. 8. Projectbijdrage

   • Je speelt een actieve rol in verbeteringsprojecten waarbij payroll‑ en workforce‑managementsystemen beter op elkaar worden afgestemd.

   • Je ondersteunt de implementatie op het terrein en volgt mee op dat nieuwe processen en systemen effectief gebruikt worden.

   • Je fungeert als brug tussen projectwerking en de dagelijkse operatie, zodat veranderingen duurzaam verankerd worden.

Wat bieden wij jou?

Bij Keolis Belgium krijg je een rol waarin je directe impact hebt op de manier waarop HR en payroll dagelijks functioneren. Je bouwt mee aan gestroomlijnde, uniforme en digitale HR‑processen in een internationale groep met een sterke lokale verankering.

We bieden jou onder meer:

• Een aantrekkelijk salarispakket in lijn met je ervaring en verantwoordelijkheid

• Een bedrijfswagen met laadkaart

• Onkostenvergoedingen

• Een groepsverzekering en hospitalisatieverzekering

• 20 + 6 vakantiedagen bij een 39‑urenweek

• De mogelijkhed tot telewerk, gemiddeld twee dagen per week

• Een professionele maar menselijke werkomgeving waar samenwerking en respect centraal staan

• Nauw samenwerken met het HR‑team en de operationele verantwoordelijken, dicht bij de realiteit op het terrein én bij het strategische HR‑beleid

Deze functie is uitsluitend bedoeld voor rechtstreekse aanwerving en staat niet open voor consultancy‑opdrachten of externe kantoren.

Deze functie past bij jou als je energie haalt uit structuur brengen in complexe HR‑omgevingen, graag teams ondersteunt en het boeiend vindt om operationele taken te combineren met verbeter‑ en digitaliseringsprojecten binnen een Belgische context.

• Je hebt een Bachelor‑ of Masterdiploma, of bent gelijkwaardig door ervaring.

• Je beschikt over 7 tot 10 jaar ervaring binnen HR operations, payroll of HR‑administratie.

• Je hebt sterke ervaring met procesoptimalisatie en operationele HR‑werking.

• Je hebt ervaring met het aansturen van teams en voelt je goed in een coachende, richtinggevende rol.

• Je bent vertrouwd met een multi‑site omgeving en een arbeiderspopulatie binnen meerdere paritaire comités.

• Je hebt een goede kennis van sociale wetgeving en weet hoe je die toepast in de praktijk.

• Je bent analytisch, nauwkeurig en kwaliteitsgericht, en sterk in het organiseren en structureren van werk.

• Je bent veranderingsgericht en hebt focus op implementatie: ideeën omzetten in werkbare processen.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans; Engels is een plus.

Recruiter: Sophie Stroobants