Back Office Coördinator Bouwprojecten & Planning

Uma; Belgique; On-site; USD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Uma zoekt een Back Office Coördinator om de centrale rol te vervullen tussen klant, sales, pre-sales, werfleiders en interne diensten. Je neemt verkochte dossiers in CRM over en bewaakt administratieve opvolging en planning.

Je werkt nauw samen met het pre-sales team, werfleiders en de COO, en zorgt voor tijdige opvolging, correcte facturatie-ondersteuning en nauwkeurige documentatie van premiedossiers en RSZ-aangiftes.

Responsibilities

• Je neemt elk verkocht dossier over zodra sales dit heeft ingegeven in het CRM-systeem en controleert of alle noodzakelijke informatie aanwezig is.
• De technische controles worden ingepland door het pre-sales team. Jij bewaakt de verdere opvolging en zorgt dat de resultaten correct en tijdig worden verwerkt.
• Samen met de werfleiders volg je op of hetgeen verkocht werd technisch correct en uitvoerbaar is en of eventuele aanpassingen correct worden verwerkt.
• Je bewaakt wijzigingen en uitbreidingen van dossiers en controleert dat hiervoor steeds de nodige goedkeuring van de klant aanwezig is.
• Je volgt de volledige werfplanning op en zorgt voor een correcte en actuele registratie in het CRM.
• Een belangrijk onderdeel van jouw functie is de coördinatie van combiwerven. Wanneer bij één klant verschillende werken worden uitgevoerd – bijvoorbeeld dakrenovatie, buitengevelisolatie en ramen & deuren – zorg jij ervoor dat de verschillende werfleiders hun planning en uitvoering optimaal op elkaar afstemmen.
• Je bewaakt hierbij de juiste volgorde van de werken, signaleert mogelijke conflicten in de planning en zorgt ervoor dat de verschillende afdelingen als één geheel samenwerken richting de klant.
• Daarnaast: sta je in voor de bestelling van materialen en volg je deze op tot de correcte en tijdige levering op de werf; bewaak je het stockbeheer en de correcte registratie van materialen; volg je de uitvoeringstermijnen van de werven op en rapporteer je afwijkingen proactief; beheer en verzamel je de nodige premiedocumenten voor klanten en zorg je ervoor dat deze dossiers administratief correct en volledig zijn; zorg je voor de noodzakelijke RSZ-aangiftes voor de werven en bewaak je dat deze tijdig en correct gebeuren; zorg je ervoor dat uitgevoerde werven administratief snel en correct kunnen worden afgesloten; volg je samen met de dienst facturatie op dat voorschotten, uitgevoerde werken, meerwerken en eindafrekeningen snel en correct worden gefactureerd; factureer je niet zelf, maar bewaak je actief de voortgang van de facturatie; volg je openstaande betalingen mee op en draag je bij aan een zo laag mogelijk debiteurenniveau; signal e er je knelpunten en vertragingen tijdig aan d

Job description

Uma zoekt een Back Office Coördinator om de centrale rol te vervullen tussen klant, sales, pre-sales, werfleiders en interne diensten. Je neemt verkochte dossiers in CRM over en bewaakt administratieve opvolging en planning.

Je werkt nauw samen met het pre-sales team, werfleiders en de COO, en zorgt voor tijdige opvolging, correcte facturatie-ondersteuning en nauwkeurige documentatie van premiedossiers en RSZ-aangiftes.