Assistenz Vorstand / Executive Assistant (m/w/d)

OQEMA AG; Delaware; On-site; USD 63,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life Balance

Unbefristete Festanstellung

Casual Dresscode

Außergewöhnlicher Standort

Open-Door Mentalität

Team-Veranstaltungen

Systematisches Onboarding

Vielfältige Weiterbildungsmölichkeiten

Gesundheit

Sonderzahlungen

Dienstrad

Jobticket

Hire-a-Friend-Prämie

Obst & Getränke

Social- und Business-Media

Job summary

OQEMA AG sucht eine organisationsstarke, diskrete Assistenz des Vorstands für Korschenbroich. Sie unterstützen den CEO und Mehrheitsgesellschafter administrativ, übernehmen Korrespondenz, Postbearbeitung und Büroorganisation sowie Aufgaben in der Immobilienverwaltung.

Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Vorstand, Führungskräften und Aufsichtsrat, planen Reisen und Meetings national sowie international und arbeiten eng mit dem Management der OQEMA Group sowie externen Partnern zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Assistenzbereich
• Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion im internationalen Umfeld
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten, Professionalität und Souveränität im Umgang mit internationalen Zielgruppen
• Hohe soziale sowie interkulturelle Kompetenz und Konfliktfähigkeit
• Loyalität, absolute Diskretion sowie ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Sorgfalt
• Eigeninitiative und hohe Leistungsbereitschaft
• Versiert in der richtigen Prioritätensetzung bei hohem Arbeitsaufkommen
• Sehr schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit, Flexibilität & ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch, von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse im MS Office-Paket

Responsibilities

• Unterstützung des CEO und Mehrheitsgesellschafters der Familienholding bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Eigenverantwortliche Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, inklusive der Erstellung deutscher und englischer Korrespondenz (auch nach Diktat), Postbearbeitung sowie Büroorganisation
• Unterstützung im Bereich der Immobilienverwaltung
• Koordination und Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Vorstand, Führungskräften und Aufsichtsrat
• Organisation und Steuerung der Kommunikation mit dem nationalen und internationalen Management der OQEMA Group sowie externen Geschäftspartnern
• Planung, Organisation und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner sowie externer Meetings, Veranstaltungen und Managementtermine

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Vertraulichkeit

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Tools

MS Office-Paket

Job description

Die Gebrüder Overlack AG ist die Familienholding der OQEMA Group, einem der führenden Chemiedistributionsunternehmen Europas. Mit rund 1.600 Mitarbeitenden in 25 Ländern verbindet OQEMA chemische Industrie und Kunden durch ein starkes internationales Netzwerk, hohe Fachkompetenz und die Werte eines erfolgreichen Familienunternehmens. Am historischen Hauptsitz auf Schloss Liedberg treffen Tradition und moderne Arbeitsweise aufeinander. Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur schaffen Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung. Diese Position bietet die Möglichkeit, eng mit dem CEO der Familienholding und Mehrheitsgesellschafter zusammenzuarbeiten und wertvolle Einblicke in strategische sowie internationale Themen zu gewinnen. Gesucht wird eine organisationsstarke, diskrete und kommunikationssichere Persönlichkeit mit einer proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unser Unternehmen

Assistenz Vorstand / Executive Assistant (m/w/d)

Vollzeit (38,5 h) | unbefristete Festanstellung | Korschenbroich

Aufgaben:

• Unterstützung des CEO und Mehrheitsgesellschafters der Familienholding bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Eigenverantwortliche Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, einschließlich der Erstellung deutscher und englischer Korrespondenz (auch nach Diktat), Postbearbeitung sowie Büroorganisation
• Unterstützung im Bereich der Immobilienverwaltung
• Koordination und Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Vorstand, Führungskräften und Aufsichtsrat
• Organisation und Steuerung der Kommunikation mit dem nationalen und internationalen Management der OQEMA Group sowie externen Geschäftspartnern
• Planung, Organisation und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner sowie externer Meetings, Veranstaltungen und Managementtermine

Profil:

• Abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Assistenzbereich
• Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion im internationalen Umfeld
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten, Professionalität und Souveränität im Umgang mit internationalen Zielgruppen
• Hohe soziale sowie interkulturelle Kompetenz und Konfliktfähigkeit
• Loyalität, absolute Diskretion sowie ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Sorgfalt
• Eigeninitiative und hohe Leistungsbereitschaft
• Versiert in der richtigen Prioritätensetzung bei hohem Arbeitsaufkommen
• Sehr schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit, Flexibilität & ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch, von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse im MS Office-Paket

Benefits:

• Work-Life Balance
• Unbefristete Festanstellung
• Casual Dresscode
• Außergewöhnlicher Standort
• Open-Door Mentalität
• Team-Veranstaltungen
• Systematisches Onboarding
• Vielfältige Weiterbildungs-möglichkeiten
• Entwicklungsdialoge
• Gesundheit
• Sonderzahlungen
• Teilnahme an Sportevents
• Mitarbeiter-Rabatte
• Dienstrad
• Jobticket
• Hire-a-Friend-Prämie
• Obst & Getränke
• Social- und Business-Media

Wir als OQEMA differenzieren nicht aufgrund von Geschlecht, Alter, Religion, politischer Meinung, Weltanschauung, der Nationalität, sozialer oder ethnischer Abstammung, sexueller Orientierung, Familienstand, körperlicher oder geistiger Behinderung, körperlicher Gesundheitszustand oder anderen Merkmalen. Wir wünschen uns ein Umfeld voller Vielfalt, Diversität und Offenheit und bieten unseren Mitarbeitern, Mitarbeiterinnen, Bewerbern und Bewerberinnen einen Arbeitsplatz mit vollkommener Chancengleichheit. Für uns steht das WIR im Vordergrund.

Daher werden Diskriminierung, Rassismus, Belästigung und Mobbing bei uns nicht geduldet.