Assistant(e) planning H/F

SCIENCES PO; Paris (TX); On-site; USD 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

SCiences Po recrute un(e) chargé(e) du Planning au sein de la Direction de l'Immobilier pour assurer la réservation des espaces mutualisés du campus de Paris et le suivi des activités liées aux enseignements, examens et événements.

Vous serez amené(e) à coordonner les plannings, gérer les dossiers des surveillants et assurer une communication fluide avec les enseignants et services concernés. Bac+2 ou expérience universitaire souhaitée; anglais apprécié.

Qualifications

• Bac+2 apprécié et/ou expérience dans le secrétariat universitaire.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Organisation, rigueur et fiabilité en contexte académique.
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance du système Banner.
• La connaissance de l'anglais serait un plus.

Responsibilities

• Planification semestrielle des enseignements et grilles horaires.
• Gestion des annulations et reprogrammations de cours; suivi des absences.
• Réservations d'espaces pour les enseignements et événements.
• Pré-réservation et réservation définitive des examens et surveillants.
• Elaboration des plannings de surveillance et convocations.
• Vérification hebdomadaire des réservations et saisie des pointages.

Skills

Organisation

Rigueur

Sens du service

Esprit d'équipe

Réactivité

Education

Bac+2 ou expérience administrative universitaire

Tools

Word

Excel

Access

Banner

Intranet / Messageries

Job description

Sciences Po est une université de recherche internationale, parmi les plus renommées en sciences humaines.

Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1 100 salariés et 12 500 étudiants, dont la moitié d'étudiants internationaux, répartis sur 7 campus (Paris, Le Havre, Poitiers, Menton, Reims, Dijon, Nancy).

Au sein de la Direction de l'Immobilier, et sous la responsabilité de la responsable du service Asset et Space management, le pôle Planning est en charge de la réservation des espaces mutualisés du campus de Paris (environ une centaine), pour le compte de l'ensemble des utilisateurs (écoles, centres de recherche, directions administratives…)

Description de la mission

Sous la responsabilité de la responsable du pôle Planning, vous devrez, notamment, effectuer les tâches suivantes :

Pour les enseignements

• Planification semestrielle des enseignements (grilles horaires des enseignants)
• Traitement des demandes d’annulation de séances, et de rattrapages (reprogrammation) de cours
• Suivi des absences des enseignants, en collaboration avec les secteurs pédagogiques

Pour les événements

• Réservations d’espaces pour les réunions, événements estudiantins, événements de prestiges (venue de personnalités), colloque, séminaire, etc.
• Réservations d’espaces pour les événements récurrents: séminaires des centres de recherche, formations de l’EXED (formation continue), etc.
• Réservations spécifiques: fermetures, travaux, remise en place des espaces, etc.

Pour les examens et examens blancs (galops)

• Pré-réservation des espaces et réservation définitive après élaboration du calendrier
• Gestion et suivi des dossiers surveillants, saisie des éléments de paie
• Élaboration des plannings de surveillance et convocations

Connaissance de l’occupation des espaces

• Vérification hebdomadaire des réservations de la semaine suivante
• Saisie des pointages et des comptages réalisés par les équipes logistiques pour les salles de cours, les salles de séminaires, les salles projets, les salles ouvertes aux étudiants.

Formation et parcours :

Une formation niveau Bac+2 sera appréciée et/ou ainsi qu'une expérience dans le secrétariat, idéalement universitaire.

Savoir-être :

• Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles, et sens de la diplomatie (contacts quotidiens avec les enseignants et tous les services de Sciences Po)
• Sens développé du service
• Esprit d’équipe (horaires décalés en période d’examens ou en période d'accroissement d'activité)
• Organisation, rigueur, rationalité et fiabilité
• Réactivité et capacité à imaginer des solutions alternatives

Savoir-faire :

• Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Access et des techniques d’information (intranet/internet, messageries) - apprentissage obligatoire de l’outil de gestion de la scolarité (BANNER)
• Connaissance de l’anglais serait un plus

Entretiens prévus avec

• Le RRH de la direction de l'immobilier ;
• La responsable du pôle planning.

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).