Assistant(e) de direction

Petitessoeursdespauvres; Town of Belgium (WI); On-site; USD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Petitessoeursdespauvres à Town of Belgium recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la directrice et la présidente de l’ASBL. Le candidat idéal possède une bonne connaissance des outils informatiques et d’excellentes compétences en communication écrite.

Le rôle nécessite flexibilité, rigueur et capacité à collaborer avec diverses parties prenantes, incluant le personnel et les familles des résidents. Des connaissances en néerlandais sont un atout.

Qualifications

• Bonne connaissance des outils informatiques.
• Très bonne communication écrite avec orthographe irréprochable.
• Grande volonté d’apprendre et capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Aider à la gestion des tâches administratives de la maison.
• Coordonner les activités de l’ASBL avec la Présidente.
• Gérer le secrétariat, y compris la gestion d’agenda et l’organisation de réunions.

Skills

Connaissance des outils informatiques (Office 365)

Communication écrite

Flexibilité

Rigueur

Capacité à déterminer les priorités

Capacité à travailler en équipe

Job description

POSTES ACTUELLEMENT DISPONIBLES DANS Gestion et support

Assistant.e de direction

Description de l'offre

La fonction d’assistant(e) de direction se situe à deux niveaux :
a) IL/elle est le bras droit de la directrice et de la Mère supérieure de la maison de Bruxelles. Il/elle aide les Petites Sœurs dans les différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement de la maison.
b) Il/elle est amené(e) à travailler pour la Petite Sœur, Présidente de l’ASBL. En étroite collaboration avec cette dernière, il/elle l’aide dans les différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL.

• Assurances, comptabilité et finances (Suivi des contrats d’assurances, dossiers de demandes de soutiens financiers, suivi des legs, suivi des dossiers avec les différentes fondations)
• Secrétariat (gestion d’agenda, organisation et coordination de réunions, filtrage des appels téléphoniques)
• Gestion courante de la maison, agrément et législation (renouvellement et inspections d’agrément, coordination des obligations légales de l’ASBL, validation de factures, suivi et classement de contrats)
• Gestion de stocks et petites commandes diverses
• Qualité (tenue à jour et suivi des procédures, coordination des documents et informations pour l’accueil, programme et politique qualité, programme de formation, ??)
• Remplacement en cas d’absence de l’un ou l’autre membre du personnel administratif afin de pouvoir assurer le quotidien de la maison
• Gestion des formations de l’ensemble du personnel

Votre profil

• Bonne connaissance des outils informatiques (Office 365)
• Très bonne communication écrite (orthographe irréprochable)
• Grande volonté d’apprendre
• Flexibilité, disponibilité, empathie
• Bonne capacité à déterminer les priorités
• Grande discrétion et respect du secret professionnel
• Sens de l’autonomie allié à une bonne capacité à rendre compte et à communiquer sur ses actions.
• Rigueur, persévérance et loyauté
• Résistance au stress
• Capacité à travailler en équipe
• Bonne capacité d’adaptation aux différents publics (personnes âgées, familles des résidents, bénévoles…)
• La connaissance du néerlandais est un plus.