Assistant(e) administratif(tive) Bruxelles

MonASBL.be (operated by L'Agence pour le Non-Marchand); Town of Belgium (WI); Hybrid; USD 34,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Chèques-repas 8 €/jour presté

Congés supplémentaires entre Noël et 0

Remboursement des frais de déplacement

Horaires flottants

Job summary

Plateforme pour le Service Citoyen asbl - Bruxelles recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) pour assurer la mise en œuvre du partenariat avec nos partenaires socioprofessionnels et pour être le point de contact administratif des jeunes en Service Citoyen.

Vous assurez la complétude des dossiers, le traitement des défraiements et indemnités, et vous respectez les normes internes et les obligations liées à nos pouvoirs subsidiants.

Qualifications

• Diplôme bachelier reconnu en Belgique en gestion administrative.
• Connaissance parfaite du français.
• Bonne maitrise des outils informatiques usuels (suite Google Workspace, CRM…).

Responsibilities

• Gérer les dossiers administratifs des jeunes et les pièces justificatives.
• Assurer les défraiements et indemnités dans les délais.
• Coordonner avec les partenaires publics et le FOREM/Actiris/Bruxelles Formation.
• Maintenir à jour les documents et les procédures internes.

Skills

Français parfait

Gestion administrative

Communication avec jeunes

Autonomie

Education

Bachelier en gestion administrative

Tools

Google Workspace

CRM

Job description

Type de contrat
Temps plein - CDI - ACS

Employeur
Plateforme pour le Service Citoyen asbl - Bruxelles
rue du marteau, 21
1000 Bruxelles

Assistant(e) administratif(tive) Bruxelles

Plateforme pour le Service Citoyen asbl - Bruxelles

Plateforme pour le Service Citoyen asbl - Bruxelles

Description de l’ASBL, institution

A propos de la Plateforme pour le Service Citoyen
La Plateforme pour le Service Citoyen asbl / Platform voor de Samenlevingsdienst vzw (www.service-citoyen.be) existe depuis 2008 et emploie actuellement une quarantaine de travailleurs.
La Plateforme est une fédération d’organisations qui promeut la mise en œuvre d’un Service Citoyen pour les jeunes de 18 à 25 ans. À l’image des programmes nationaux existant dans de nombreux pays, il s’agit d’offrir la possibilité à des jeunes de tous horizons de s’engager pendant 6 mois au service de la collectivité (missions de biens communs dans les domaines de l’environnement, l’accès à l’éducation, l’aide aux personnes et la solidarité, l’action humanitaire...) tout en leur dispensant des formations contribuant à leur développement personnel.
Depuis 2011, la Plateforme met en œuvre des Services Citoyens opérationnels à Bruxelles et en Wallonie. Le Service Citoyen est organisé en « promotions » rassemblant une vingtaine de jeunes de tous horizons et encadrée par des responsables de promotion. Les jeunes s’engagent pour 6 mois dans un programme alternant temps de missions individuelles (4J/sem.) et temps de formations collectifs (1J/sem.).

Poste à pourvoir

Mission

Sous la responsabilité de la coordinatrice administrative et financière, l’assistant·e administratif·ve des jeunes en Service Citoyen a pour mission d’assurer la mise en œuvre du partenariat avec nos partenaires socioprofessionnels.

Il·elle est le point de contact pour toutes les questions administratives liées aux jeunes en Service Citoyen.

Il·elle assure que les dossiers administratifs soient complets et que les défraiements et indemnités soient effectuées dans les temps.

Il·elle a pour rôle de respecter les normes internes fixées et conformes avec les normes liées à nos pouvoirs subsidiants.

Vos missions principales

• Au sein d’une équipe polyvalente, participe à différents projets administratifs comme par exemples : mise en place du nouveau partenariat avec le FOREM, mise à jour du guide administratif, mise en place d’un nouveau CRM, mise à jour des outils… ;
• Echange d’informations avec les administrations publiques ;
• Gestion administrative des jeunes (mails, appui administratif, documents pour Actiris/Bruxelles Formation, FOREM, VDAB, CPAS,…)) ;
• Assurer la complétude des documents sur base de l’évolution des conventions.

Défraiements des jeunes

• Contrôle et validation des prestations et des déplacements des jeunes ;
• Paiements des indemnités et des frais de déplacement ;
• Animation des séances d’informations à destination des jeunes en Service Citoyen

Présentation des procédures administratives devant un groupe (20-30 jeunes de 18 à 25 ans)

• Répondre aux questions sur les situations particulières et/ou rechercher les informations auprès des administrations ou de la direction.
• Prise de contact régulière avec des jeunes

Organisation de l’AG

• En collaboration avec le reste de l’équipe, il·elle se charge de la communication vers les membres effectifs : ordre du jour, comptes annuels, rapports, …
• Assurer l’atteinte du quorum le jour de l’AG

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Nous sommes à la recherche d’un profil qui rassemble les compétences et expériences suivantes :

• Eligible pour un contrat ACS catégorie B avec Actiris. Vous devez vérifier avec votre conseiller Actiris si vous répondez aux conditions ACS ;
• Diplôme bachelier reconnu en Belgique en gestion administrative
• Connaissance parfaite du français ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques usuels (suite Google Workspace, CRM, ...)
• Expérience probante en administration est un plus;
• Expérience probante en gestion de projet est un atout ;

Qualités requises

• Contact facile et très bonne communication avec des groupes de jeunes ;
• Grande capacité à travailler et à collaborer en équipe, mais aussi de manière autonome ;
• Disponibilité face aux demandes des jeunes et des collègues ;
• Faire preuve d’efficience, de rigueur, d’ordre, de soin, de méthode et d’organisation ;
• Capacité à faire face aux imprévus et aux situations difficiles ;
• Adhésion aux valeurs de l'asbl et intérêt actif pour le projet de mise en œuvre d’un Service Citoyen généralisé en Belgique (www.service-citoyen.be).

Offre

• Intégration dans une équipe pluridisciplinaire dynamique en Wallonie et à Bruxelles ;
• Une opportunité de contribuer à un projet porteur de sens pour les jeunes et la société;
• Lieu de travail : Basé à Bruxelles avec déplacements occasionnels en Wallonie ;
• Un contrat CDI à temps plein ;
• Salaire selon le barème actuel de la CP 329.02 - années d’ancienneté pertinentes reprises;
• Chèques-repas de 8 €/jour presté ;
• Congés supplémentaires entre Noël et Nouvel An ;
• Horaire flottant ;
• Remboursement des frais de déplacement ;
• Entrée en fonction au 01/10/2026

Plus d'infos : https://service-citoyen.be/offres-demploi

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